導入実績

全国に点在する支部や事務所を構える日本産業カウンセラー協会。本部と支部、支部と事務所で会議を開催するたびにかかる、出張旅費や宿泊費用を削減するため、2011年10月、FreshVoice ASPサービスの利用を開始。操作が簡単なことから導入拠点数が増え、現在、26の拠点でさまざまな会議に利用されている。

先行き不透明な日本経済、リストラ、グローバル化などにより、将来に不安を抱いている人も多い。1960年に創設された日本産業カウンセラー協会は50年超にわたり、働く人々を支援するカウンセラー「産業カウンセラー」の養成、およびその普及・啓蒙に努めてきた団体である。
同協会がWeb会議の導入を考えたきっかけは、今から2年前に遡る。「私たちの組織は本部のほか、日本全国に支部を13カ所、そしてその下部組織としての事務所を24カ所設けています。また事業の円滑な運営を図るため、数多くの委員会や部会も設置されている。何か会議をやろうという場合は、必ずどこかに集まらねばならず、そのたびに出張旅費など相当なコストが発生していました。それを削減したいと考え、Web会議システムの導入を検討したのです」（総務部・事務局次長　甲斐信一氏）
しかしハードウェアタイプの専用機を扱うメーカーに話を聞いたところ、導入費用は約4,000万円。「これでは経費削減になるどころか、経費増になる。そこで一度はあきらめました」と甲斐氏。とはいえ経費削減は至上命題。それをいかに解決するかと考えていたときに、「PCベースのWeb会議システムが十分、使えるようになった」という話を聞き、再び導入検討が始まった。「懸念点として、私たちの組織はパソコンに不慣れな年配者が多いことがありました。最初に検討した2社のシステムは、事前にメールで会議参加の招待状を送信する手続きが必要で、導入しても本当に使いこなせるか不安でした」

ASP型でも複数会議が同時開催可能なFreshVoiceを選択

そんなとき紹介されたのが、FreshVoice ASP である。FreshVoiceの特徴は、電話帳から一斉召集できる機能を搭載していること。メールで参加要請を送る必要はなく、いつでも会議をしたい相手を画面から選択するだけで、召集できる。

「電話帳で相手を呼び出せる機能があったことは、採用の大きな決め手となりましたね。画像の美しさ、音声のクリアさも先の2社と比べて遜色ありません。また、エイネットからの提案でWeb会議用のPCを専用に用意し、支部ではそのPCを立ち上げるだけで会議に参加できるように設定して納入してもらいました。そうした導入サポートもありがたかったですね」。2011年10月、FreshVoice ASPサービスの利用を開始。徐々に導入拠点を増やし、現在は支部、事務所を合わせ26拠点で利用されている。ASP型のメリットについて甲斐氏は次のように語る。
「ASPサービスなら、サーバ管理が不要で、利用コストも平準化できます。なおかつFreshVoiceはASP型であっても複数の会議が同時開催できる点が大きい。他のASP型のWeb会議では複数会議開催ができないものがほとんどでしたので、これは嬉しい機能でした」

導入当初の周囲の反応はさまざまだったと言う。
「当初は『本当に会議ができるのか』という声を挙げたところもありました。そこでまずは試してみてくださいと強制的に本部と支部間での会議をFreshVoiceで行ったんです。一度使ってみるとその使いやすさを実感し、率先して使うようになっていきました」。当初は本部対支部間との会議をFreshVoiceで開催することを目的に導入したが、その使いやすさと利便性が理解され、それぞれの支部がエリア会議（支部対事務所）にぜひ使いたいと、半年もしないうちにほとんどの拠点（事務所）で採用された。
日本産業カウンセラー協会では現在、4～5割の会議がFreshVoice ASPを使って行われている。その結果、これまで会議にかかっていた交通費や宿泊費が大幅に削減され、「年間1,000万円以上の経費削減効果が見込めます」と甲斐氏は満足げに語る。効果はそれだけではない。委員会や部会の開催は、平日に集まることが難しかったため、土日に開催されていた。しかし、Web会議であれば、平日の夜でも開催できる。「時間が有効活用できると委員にも好評です」と甲斐氏は言う。
新しいコミュニケーション手段として、確実に日本産業カウンセラー協会に根付いたFreshVoice。
「FreshVoiceを導入したことで、これまでになかった新しい会議も増えました。今はまだ会議だけの利用ですが、将来的には講義などにも活用できないかと考えています。普通の授業のように、教える一方だけではなく受講者が質問できたりするような双方向の講義をFreshVoiceで実現したいですね」