導入実績

博覧会や展示会、スポーツイベントなどの企画コンサルティングから会場施設の設計施工、空間演出、来場者のおもてなしに至るまで、先進のイベントソリューションを提供するTSP太陽。同社では2013年よりFreshVoice ASPを導入。以来、年間300万円以上の出張コストの削減を実現している。

TSP太陽は、東日本大震災復興支援の施設である豊洲をはじめとした4カ所のPITシアターの建設を担当した。※写真は豊洲PIT

万博やサミット、国民体育大会からフードイベント、スポーツイベントに至るまで数々の博覧会や国際的なイベントを手掛けてきたTSP太陽。同社の最大の強みは、屋外の大型イベントの会場計画や施設計画などのプランニングからデザイン、展示装飾やファニチャーなどの制作、会場施設の設計施工にはじまり、来場者管理や安全管理などのイベント運営、さらには映像や音響、照明などの空間演出までをトータルソリューションとして提供できることにある。
近年では、期間限定建築物であるライブエンタテインメント専用シアターの建設が注目を集めている。「例えば観覧席が360度回転することで話題を呼んでいる、アジア初の没入型エンターテインメント施設『IHIステージアラウンド東京』、東日本大震災被災地への復興支援事業として期間限定施設として建設された『豊洲PIT』や『いわきPIT』、『仙台PIT』がその代表例です。いずれもこれまでの仮設で培ったノウハウと経験を生かした施設になります」（財務部　部長　金井久晃氏）

同社では全国で開催されるイベントを支援するため、国内要所に営業所を設けているが、中でも多くのスタッフが勤務しているのは本社（東京）と大阪支店である。「以前は、会議を開催するたびに出張になるため、時間とコストがかかっていました」と金井氏は語る。それと共に問題だったのが、会議の日程調整である。同社では毎月取締役会、経営会議、戦略会議が行われている。「全員の予定を合わせるのが難しく、その調整をするだけでその都度丸2日間はかかっていました」
そんな問題を解決するため、2011年、同社では手軽に始められる無料のWeb会議システムを導入した。だが、音声や映像が途中で途切れるなど品質に問題が多発。そこでより本格的に使えるテレビ会議システムの比較検討を行ったという。「いろいろ試してみたところ、もっともしっくりきたのがFreshVoice ASPでした」

2013年に導入されて以降、FreshVoice ASPは取締役会と経営会議、戦略会議のほか、毎月第1火曜日に開催される朝礼で活用。さらに1月4日の初出式、創立記念日など、イベントの中継などでも活用している。「そのほか、私が所属する財務部のほか、各部署の会議などでも必要に応じて活用しています」
FreshVoice ASP導入効果の第一は、出張コストを削減できたことだ。Web会議利用費の発生はあるが、「年間だと全社で300万円以上の削減を実現しています」と金井氏は満足する。
第二に会議日程の調整にかかる時間を大幅に削減できたこと。「Web会議システムであれば、東京か大阪のどちらかの拠点に集まれば良いので、スケジュール調整は圧倒的に楽になりました。これまでも大まかな年間スケジュールを立てていましたが、開催の前は必ず、一人ひとりにヒアリングして調整をしていたのです。今ではほぼ年間スケジュール通りの開催が可能になっています」と金井氏は言う。
また急にミーティングを開催したいというときにも、便利に使えると言う。「例えば急を要する案件で役員とコミュニケーションをとる必要が生じても、Web会議システムがあれば対応しやすいです」

現在、同社ではFreshVoice ASP Ver.7へとバージョンアップすることを検討している。Ver.7ではスマートフォンでもFreshVoice ASPの活用が可能になる。つまり外出先でもスマートフォンさえあれば、Web会議への参加が可能になるというわけだ。
「すべての現場を役員や社員が見に行けるわけではありません。FreshVoice ASPを使えば、私たちが設営した施設の出来映えや、イベント運営の様子を中継することもできる。また、もし仮に施工中やイベント会期中に事故やクレームがあった場合、その状況を映し出しながら、対策を講じることができます。意志決定も早くなり、よりタイムリーな対応が可能になる。そういう使い方も検討しています」
将来的にはグループ会社にも展開していきたいと考えているが、そのためにも「PCに全く不慣れな人でも簡単に操作できるよう、さらにFreshVoice ASPの利便性が高まるのを期待しています」
日本の様々なイベントの現場で、TSP太陽の活躍はこれからも続いていく。