地方にいる理事の会議参加率が上昇。意見交換も活発になり、会議の質が向上。

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導入実績
導入実績│一般社団法人様

地方理事の理事会参加率の向上を狙い「FreshVoice」を導入

PC操作を得意としない人にも使いやすい操作性と音声品質の高さが決め手

パソコンに不慣れな人でも簡単に会議に参加できる

どのような経緯でWeb会議を導入されましたか?

私たちの組織は東京の本部、北海道から九州まで8つの支部、および3つの委員会で構成されています。6つの事業(部会)を運営しているのですが、その活動内容を決めるのは40人から成る理事会です。理事会は3カ月に1回、本部で開催するのですが、理事の多くが大学の教授との兼任であり、地方在住が多く、出席率が悪いというのが悩みでした。
というのも当組織は学術団体であり、学会運営は、基本的にボランティアであることから、旅費などは特に出ません。特に北海道や九州、四国など遠方にいる理事にとって旅費は負担となっていました。
もちろん40人もの理事の予定を合わせるのが難しいという問題もあり、これらを解決する手段としてWeb会議の導入を検討しました。

FreshVoiceを選んだ決め手はなんでしょう?

第一にソフトの導入がしやすく、使いやすいことです。当組織の理事は年配の方も多く、パソコン操作が得意ではない方もいます。そういう人にとって、使いやすいものという視点で選びました。Web会議を使う人は各自のパソコンにFreshVoiceをインストールしておけば、招待すれば会議に入ることができます。パソコンに不慣れな人でも簡単に会議に参加できるところが最大の評価ポイントでしたね。
第二に会議の特質上私たちは映像よりも音声を重視していたので、音声の品質の良さも評価ポイントです。またコストの手頃さも魅力でした。さらに、問い合わせをしたときに、すぐにエイネットの営業が紹介にきてデモンストレ-ション等を通じて操作説明をしていただいた事が決め手に大きく影響しました。

WEB会議システムの使用目的を教えてください。

年4回本部で開催される理事会、および理事会と同時期に本部で開催される各部会で使用する目的で導入しました。理事の多くが大学の教授であることから、講義等で忙しく、特に地方在住の理事は会議への出席率が低いという状況でしたので、Web会議の導入でその出席率を上げることが目的でした。

地方の理事の理事会や各部会の出席率が上がり会議の質も向上

freshvoice導入後にどのような変化がありましたか?

地方の理事の理事会や各部会の出席率が上がりました。現在、これまで出席率が低かった九州支部四国支部等の遠方にいる理事の出席率は7割にも達しています。理事会は半数以上の理事が参加しないと成立できないと定められているので、事務局の方で毎回、「会議が成立しないのではないか」という心配をすることも減りました。
また出席率が上がったことで、会議の質も上がりました。意見交換なども積極的になり、会議の内容が充実してきたと思います。

freshvoiceの感想をお聞かせください。

地方の理事は旅費を負担することなく、会議に参加できるので評判も上々です。どこにいてもFreshVoiceで会議ができるので、地方の理事の方と部会等の会議情報を共有しやすくなりました。私たちのように地方にいる人たちと会議をしなければならない組織にとって、FreshVoiceのようなWeb会議システムは必要不可欠だと思います。
委員会業務の中に、ドキュメントの作成や編集などの作業があるので、FreshVoiceのドキュメント共有機能などを活用すると、より効率よい作業が可能になると思っています。みなさんがWeb会議に慣れてきたので、そういうFreshVoiceの機能も徐々に試していきたいと思います。
また、2018年1月にはFreshVoiceバージョン7に更新しました。画像がより綺麗になり、品質の高さに大変満足しています。
エイネットのバックアップ体制にも満足しています。電話ですぐ対応していただき、繋がらないなどの事象が起こった時には、すぐ問題解決に協力していただけます。

Fresh Voice ASPを活用して全国の支部とWeb会議を行っている。


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