初めてのテレワークテストレポート〜テレワーク実施編〜

初めてのテレワークテストレポート〜テレワーク実施編〜

文字通り、世界中で猛威をふるっている新型コロナウイルス感染症。この記事を書いている間にも、日本の、いや、世界の状況は、刻々と変化しています。
本日2020年3月25日(水)は、東京都で新たに41人もの感染者が出て、小池百合子知事が記者会見を開き、週末の外出自粛要請を行いました。

ロックダウンの可能性濃厚? いい加減テレワークにしないとまずいかも…?
ということで、今回も、これからテレワーク制度の導入を検討する、あるいは、導入はしたいけどまだ進められていないという企業の参考になればと、とある企業で、実際に新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークのテスト運用を行った際のレポートをお届けしていきます。
第2回目は、テレワーク実践編。実際に、テレワーク勤務を行った社員たちは、どのような感想をもったのでしょうか…?

テレワーク実施者の感想

テレワーク実施者の感想

まずは、実際にテレワークを行なった人の、率直な感想をご紹介します。WebマーケティングのコンサルタントをしているKさん。一人暮らしの男性です。

結論から言うと、「オフィスで仕事したほうが良い」と感じました。

もちろん、テレワークのメリットがなかったわけではありません。

  • ・人の介入がないので作業に集中できる
  • ・自分に合わせて気温や湿度をコントロールできる
  • ・一人なのでリラックスできる
  • ・朝、少しだけゆっくりできる

といったメリットはありました。
しかしながら、自分にとってはデメリットの方が多く感じられました。

  • ・オフィスと同じパソコン環境ではない(モニターの数・ネット回線)
  • ・出勤者に連絡をする時に、内線ではなく外線を取り次いでもらうため、1アクション増える
  • ・連絡(相談)のできるタイミングか目視で判断できない
  • ・Google MeetでWeb会議を行うが、音声が安定しない
  • ・重要な案件については、電話・Web会議だけでは熱量が伝わらない
  • ・オフィスから家が近いため、通勤時間短縮のメリットがない

など、実際の仕事に対しては業務効率が下がるような内容が多かったと感じます。
常にフル稼働で作業が発生しているわけではないので、リフレッシュのために週1日くらいのテレワークはありかも。

成果物のみで判断できる業務であれば、テレワークは非常に向いていると思いますが、チームで行う仕事はおすすめできないかもです。
とのこと。
環境とコミュニケーションの面で、デメリットを多く感じたよう。ただ、これらは、ツールなどの導入で改善できる部分でもありますので、テレワークを本格導入する際に解決できれば、もっと生産性を上げられる可能性もあります。

テレワークテストでテレワーク実施者が困ったこと

結論から言うと、今回のZ社のテレワークテストでは、大きな問題は発生しませんでした。
とはいえ、Kさんの感想にもあったような小さな問題や、今後テレワーク制度を正式導入する場合には解決しなければならない課題がいくつか出てきましたので、ここからは専用のGoogleスプレッドシートに蓄積された、テレワークテストで見つかった課題についてご紹介していきましょう。

1.紙問題

実は、Z社は、社内のやり取りはほぼ全てデジタルなのですが、クライアントが絡むやり取りは、基本紙ベース。テレワークの場合、客先訪問の前に資料を印刷したり、書類に担当者の印を押してもらうことができないという課題が出てきました。
例えば、週に2,3日テレワークをするとかであれば、出社日に対応することができます。また、全国的に、仕事をしている場合ではないような状況であれば、そもそも印刷物を用意する必要がありません。
現在の新型コロナウイルス感染症のように、通常出社の会社とテレワークの会社があり、自社だけ長期間テレワークをするという場合にはなんとかしなければなりませんが、Z社の社風的にそれはなさそうな気も…。
ということで、課題としてはちょっと不便レベルに認定。社内のやり取りがデジタルなのであれば、環境のことを考えてペーパーレス化を進めるのもありかもしれません。

2.移動時間問題

これは、もしかしたら都市部だけの問題かもしれませんが、会社は主要駅にあるけれど、住んでいるのが郊外、あるいは、県外という場合、往訪にかかる時間が倍以上になることも。
さらに、Z社の場合、公式的にはカフェなどでのリモートワークがNGなので、1日に2件以上の外出予定がある場合、アポの時間によっては、一度自宅に帰宅しなければなりませんでした。
先ほどの紙問題と同じように、週に2,3日テレワークをするとかであれば、テレワークの日にアポを入れないだとか、全国的に、仕事をしている場合ではないような状況であれば、そもそも外出が発生しませんからそこまで大きな問題にはなりません。
ということで、こちらも、課題としてはちょっと不便レベルに認定。クライアントとの打ち合わせをWeb会議にする、あるいは、アポの合間にJR東日本が提供する『STATION WORK』などのコワーキングスペースを利用できるようにしたり、ポケットWi-Fiと覗き見防止フィルムを支給するなど、やろうと思えば解決策はいくらでもありそうです。

3.業務環境問題

やはり、長期間快適に自宅業務を行えるような環境が家に整っている人はあまりいないよう。特に、今回テスト対象となった、営業マンやWebマーケティングのコンサルタント、広告運用者などは、自宅で業務を行う想定があまりないようで、中には、インターネット回線を契約していない、パソコンを持っていないという人も。
そのため、まず環境面で、普段社内では、モニターを2~3枚使用しているという人が、自宅ではノートパソコンの画面しか使用できず、業務効率が落ちる、また、机と椅子がなくて体勢が辛いという声が多数。さらに、性能面で、普段社内で使用しているデスクトップPCと比較して、ノートパソコンの処理速度に不満、支給のスマホのテザリングでは、インターネットやVPNの接続が悪いという声も。
数日間なら我慢できるかもしれませんが、長期のテレワークとなるとなかなか厳しいかも…。ということで、こちらの課題は、テレワーク制度を整備するなら要解決レベルに認定。

とはいえこの問題、リクエストされた全ての物品を会社から支給できるわけではありませんし、かといって、仕事に使うものを個人で用意しろとも言えません。会社がどこまでテレワーク環境を提供するのかという部分は、しっかりと検討する必要がありそうです。
Z社の職種の割合は、営業・コンサル・ディレクター系が4、制作関連の技術系が4、バックオフィス系が2。このうち、制作関連の技術系職種のメンバーは、おそらく、今回のテスト参加メンバーとは真逆で、家にも会社と同程度の環境を整えている人が多いと思われます。
テレワーク環境の提供基準を決める際には、テスト実施メンバーだけでなく、全社員に、自宅の作業・インターネット環境のアンケートを取ってみた方が良いかもしれません。

4.コミュニケーション問題

テレワークで必ず話題にあがるのがコレ。今回のZ社のテレワークテストでは、他の社員との連携が必要な人が選抜メンバーの条件に入っているため、この点の問題が多く出ました。
業務遂行という部分から見て課題レベル低のものからご紹介すると、寂しい、また、予想以上にコミュニケーションが少なくて、会社から必要とされていないように感じたという人も。これが、技術系のメンバーだった場合は、集中できてよかったみたいな話になる場合もあるかも…?
レベル中のものでいうと、コミュニケーションコストが高くなったというもの。例えば、基本がテキストベースのコミュニケーションになるので、やり取りが手間、また、電話で連絡をすると、取り次いでもらうというステップが増える。あとは、クライアントと電話をしている時に、すぐに制作チームに確認できないというものも。
レベル高ものは、上手く話が噛み合わない場面があった、また、緊急度や熱量の高い案件の情報共有・依頼をする時に、その感覚が伝わらなかったというもの。このあたりは、成果に直結する部分なので、テレワーク制度を整備するなら、対面と同じレベルのコミュニケーションがとれる方法を検討する必要がありそうです。

5.Web会議システム問題

最もお伝えしたかったのが、この問題。準備編を読んでいただいた方は、なんとなく察しておられるかもしれませんが…。
Z社は、今回のテレワークテストで、Google Meetを利用していました。主な利用用途としては、テレワーク実施者の行動監視と、出社メンバーとのコミュニケーションです。
まず、テレワーク実施者と上長は、常にGoogle Meetで映像を共有していなければならないため、パソコンに負荷がかかり、他のソフトウェアの挙動が遅くなったそう。そもそも監視をする必要があるのか、仮に、社員全員がテレワークになった場合、部下全員の管理をできるのかといった点も踏まえて、検討の余地あり。
また、テレワーク実施者と出勤者との会議や、クライアントとのWeb会議にはGoogle Meetだけでなく、無料のWeb会議システムを使っていたそうなのですが、社内の会議室とテレワーク実施者それぞれ、あるいは、社内の会議室とクライアントの会議室とテレワーク実施者といったように、必然的に3拠点以上を接続することになるため、会議のクオリティが著しく下がってしまったそう。映像のみWeb会議システム、音声はLINEでなんてこともあったとか。
それこそ、仮に、全員がテレワークになった場合、もっと多くの拠点をつなげなければなりませんし、また、全国的にテレワークを実施なんて場合には、クラウド型の無料Web会議システムにアクセスが集中し、品質が下がったり、利用できなくなったりすることも考えられます。
先ほどのコミュニケーション問題の解決にも繋がりますので、もっと高性能な有料の、できればオンプレミス型Web会議システムの導入を検討されることをおすすめします。ぜひ、Z社にも、『Fresh Voice』を導入してほしいものです。

合計5日間のテストを終えて。正直なところ…、テレワークできそう?

正直なところ…テレワークできそう?

さて、ここまで紹介してきた問題点なども踏まえた上で、結局、テレワークでも問題なく仕事はできそうなのか、今回のテレワークテストに参加したメンバーの職種ごとに、その回答をご紹介していきましょう。

営業マン

新規営業の架電は、オフィスでも自宅でもあまり変わらないので問題ありません。ただし、家族と同居している人、特に、小さな子供がいる場合は、声を拾ってしまうことがあるので、業務環境は考えた方が良さそう。
また、スマホだと、Bluetoothのアクセサリが使えるので、手を塞がずに電話ができ、もっと業務の効率化ができる可能性も。
今のテレワーク環境だと、制作関連のメンバーへの相談がすぐにできないので、今後テレワークを実施するのであれば、ちょっとした質問やWeb会議がもっと簡単にできるような環境があった方が良い。

Webマーケティングのコンサルタント

今のテレワーク環境だと、コミュニケーション面でのストレスが多い。研究系の業務の日など、往訪やチームでの作業が発生しない日は、リモートの方が捗るが、通常の業務はあまりリモートには向かないかも。
リモートと出社を選べる状況であれば、出社したいです。

Webデザイナー

制作作業は、テレワークでも問題ありません。ディレクターとの密な打ち合わせが必要なため、そこに対応できるようなWeb会議システムなどの環境と、作業用に追加のディスプレイが欲しい…。

広告運用者

もともとほとんど一人で完結する業務なので、テレワークにすることで作業効率が格段に上がりました。教育期間中のメンバーなどとのコミュニケーションや、テレワーク実施者への質問などが簡単に行える環境が必要そう。

情報システム担当者

業務自体は、テレワークでも全く問題ないです。リスクを考えると、テレワークと出社を選べる状況であれば、本番リリースなどの対応をするときは出社した方が良さそう。

ということで、テレワークで業務を行うこと自体は、どの職種でも大方問題無いよう。準備編でもお伝えしたように、どう考えてもテレワークできる職種は今回のテストから除外されているので、このテストで問題がないのであれば、全社的に大きな問題がないということで良いのではないでしょうか?
ただし、コミュニケーション問題だけは、なんとしてもテレワーク制度導入時点で解決しておきたいところ。テスト段階であまり上手くいかないと感じているのであれば、実際に全社員がテレワークになった時、もっと上手くいかなくなる可能性も。
Z社の場合、既にChatWorkを日常的に利用しているので、どちらかというと、ここでの課題はリアルタイムコミュニケーションの部分。となると、やはり、どのWeb会議システムを導入するかが重要になるのではないでしょうか。
Web会議の品質やBCP対策としての有用性を考えると、やはりおすすめは、オンプレミス型のWeb会議システムです。『FreshVoice』は、オンプレミス型を提供している数少ないWeb会議システムの一つ。オンプレミス型の導入を検討されている方は、ぜひ、お気軽にご相談ください。