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初めてのテレワークテストレポート〜社内編&その後編〜

文字通り、世界中で猛威をふるっている新型コロナウイルス感染症。海外は大変だなと、対岸の火事のような感じで、割と普段通りの生活を送っていた日本でしたが、ここ数日、首都圏を中心に一気に感染者が増え、他国のオーバーシュートに続くのではないかという不穏な空気が漂っています。
この記事を書いている本日は、東京都で初の外出自粛要請が出された週末が明けた、2020年3月30日(月)。なんだか、また平日の街から人が減ったような気がします。

4月1日(水)に非常事態宣言が出されるのではといった噂も囁かれているため、新型コロナウイルス感染症対策緊急会議と題して、テレワークにするかしないかという議論をしている企業もあるのでは?
ということで、今回も、これからテレワーク制度の導入を検討する、あるいは、導入はしたいけどまだ進められていないという企業の参考になればと、とある企業で、実際に新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークのテスト運用を行った際のレポートをお届けしていきます。
第3回目は、テレワークテスト実施中の社内編&その後編。記事の最後、Z社にまさかの展開が…!

テレワークテスト期間中のオフィス出勤者の感想

テレワーク実施編と同じように、まずは、テレワークテスト期間中にオフィスに出勤した人の、率直な感想をご紹介しましょう。今回、感想をもらったのは、制作チームの技術者のRさん。
前回感想をいただいた、WebマーケティングのコンサルタントをしているKさんと、普段から頻繁にやり取りをしています。

正直なところ、5日間という短い期間だったので、どうだったかと言われても…。
特に、困ったことはなかったですが、相談をしようとした時に、あ、今日テレワークでいないんだった…ってことが何度かありました。

基本的に直接顧客対応をすることがないので、普段、電話がかかってくることがほぼありません。そのため、Kさんからかかってきた電話を、イヤホンをしていて取り損ねたことが…。
電話みたいに手軽に使えるWeb会議システムで、画面共有などの機能が充実しているものがあれば、コミュニケーション周りの問題は解決するのかなと思いました。
テレワーク目的だけじゃなく、最近は、クライアントとのやりとりもWeb会議が増えてきたので、この機会に品質の高いWeb会議を導入してくれたらいいなと思っています。

とのこと。
やはり気になっているのは、コミュニケーションの部分。どれだけオフィスに出社している時と同じレベルのコミュニケーションが取れるかが、テレワーク制度導入成功の鍵かも…?

テレワークテストでオフィス出勤者が困ったこと

テレワークテストでオフィス出勤者が困ったこと

上のRさんの感想のように、今回のテレワークテストは合計5日間、1人の社員につき3日間という短い期間だったため、オフィス出勤者の中で特に大きなトラブルに直面した人はいなかったよう。しかし、実際にテレワーク制度を導入した場合に、今の仕組みのままだと業務に支障が出そうという意見も。ここからは、テレワーク実施編と同じように、専用のGoogleスプレッドシートに蓄積された、テレワークテストで見つかった課題についてご紹介していきましょう。

1.書類問題

テレワークをしている営業マンやWebマーケティングのコンサルタントの代わりに、契約書や資料の印刷は、オフィス出勤者が対応。場合によっては、発送まで行う必要があったので、若干の負担増に。
また、今回は、幸いなかったものの、書類に担当者印が必要な場合は、テレワーク期間が終わるまで書類の申請が進まないなんてことも。社内ワークフローはデジタル化されているので、その点は問題ありませんでした。

2.行動管理問題

今回のテスト利用において、休憩時間を除く業務時間中は、常に上長とGoogle Meetを接続しておくことというルールがありましたが、各メンバーのテレワーク初日はかろうじてチェックしていたものの、結局、ほとんどチェックしていなかったそう。
これが、もし、全社でのテレワークになった場合、一体誰が管理するのでしょうか…? そもそも管理する必要、ありますか?

3.コミュニケーション問題

今回のテレワークテストでは、テレワーク実施者とオフィス出勤者のコミュニケーションは、基本的にChatWorkか電話でした。そのため、先ほどのRさんの感想にあったように、普段は直接クライアントとのやりとりがなく、自席の電話が鳴らないため、イヤホンをしていて出られなかったという人も。電話を使うよりは、全員が同じWeb会議システムに接続するようにして、パソコンに着信する方が、反応はしやすいかもしれません。
また、逆に、オフィス出勤者からテレワーク実施者へChatWorkで連絡をした時に、反応がないと、気づいていないのか、気づいていてスルーしているのかわからないという意見も。LINEのように「既読」などが表示されないので、読んだら何らかのリアクションをするといった配慮が双方に必要そうです。
これは、Web会議を行う時も同じで、テレワーク実施者からなにも反応がないと、話を聞いているのか、会議に参加しているのかがわからないという意見がありました。複数拠点同時発言ができる製品でなければ、発言の被りなども気になってなかなか発言しにくいと思うので、やはり、少しでも高品質なWeb会議システムを導入するのが良さそうです。

Z社がテレワーク制度の整備と合わせて解決すべき課題

前回のテレワークテスト実施者の意見と、今回のオフィス出勤者の意見を総合すると、Z社が今後テレワーク制度を整える上で、解決すべき課題がいくつか見えてきました。

1.ペーパーレス化

クリティカルな問題ではないですが、長期間のテレワークを想定した場合に、やはり問題になるのが書類関連のやり取り。
現在は、クライアントへ提出する資料や契約書、給与明細などが紙なので、資料は往訪(Web会議)前にメールで送っておく、契約書の電子化や電子印、Web給与明細の導入など、ペーパーレス化を検討するのが良さそう。
Z社は、ワークフローや採用システムなど、社内業務の部分はすでに電子化が進んでいるので、ペーパーレスへのハードル自体はそこまで高くない印象ですし、環境問題やコスト削減、業務効率化への貢献も見込めます。

2.モバイル端末普及率の増加

テレワークを行うなら、モバイル端末の普及率を上げる必要があります。モバイル端末が全員に支給されていれば、「はい、明日から全員テレワーク!」でも全く問題なし。
現在は、カフェなどでの業務が禁止されていますが、しっかりとルールや環境を整えれば、それも問題無くなるでしょう。まずは、仕事で外出する機会がある人からなど、全員一気にではなくても良いので、モバイル端末へ移行していく、あるいは、現在使用しているデスクトップパソコンにプラスしてモバイル端末を支給するのが良いのではないでしょうか。

3.必要なソフトウェアの導入

ペーパーレス化にも関連しますが、Web会議システムだけでなく、スムーズなテレワークを行うために必要なソフトウェアやクラウドサービスなどをもっと積極的に導入する必要がありそうです。例えば、SFAやMA、あとは、勤怠や交通費の管理のシステムなどなど。これらのツールを導入することで、オフィス出社時の業務も効率化されることでしょう。
そして、特に、Web会議システムは、なるべく高品質なものを導入していただきたい…!
無料のWeb会議システムの場合、テレワークを行う企業が増えてくると、アクセスが集中して繋がりにくくなる可能性大。また、スムーズなWeb会議を行うには、複数拠点同時発言ができるかがとても重要です。
テレワークになった時に上手くコミュニケーションが取れないと、ストレス増、成果減にも繋がりかねませんので、今後、テレワーク制度の導入はもちろん、Web会議を活用していこうと考えているのであれば、やはり、オンプレミス型のWeb会議システムがおすすめ。
新型コロナウイルス感染症が収束したら、Z社に『FreshVoice』の営業にいこうと思います(笑)

まさかの急展開…! Z社もついに原則テレワークに!

まさかの急展開…! Z社もついに原則テレワークに!

ちょうどこの記事を書いている時、まさかの、Z社が4月1日(水)から4月10日(金)までの期間、全社員原則テレワークになるとの情報が飛び込んできました。
普段デスクトップパソコンを使用している社員のテレワーク環境をどう用意するのか確認したところ、スペック的にノートパソコンでも問題ない職種のメンバーには、新たにノートパソコンを配布。そして、制作関連の技術系職種のメンバーに関しては、普段職場で利用しているパソコンを、そのまま自宅に郵送して対応するそう…。かなり思い切った大胆な手段ですが、新型コロナウイルス感染症が長期化する可能性も考えると、たしかに最善の方法かもしれません…!
また、今回のテレワーク限定で、直接的な業務に関わる作業以外、例えば、ChatWorkの利用や、Web会議などに関しては、プライベートのパソコンやタブレットの使用許可も出たそう。
上層部がなかなか首を縦に振らないため、これまでテレワークを導入してこなかったとのことだったので、全社員原則テレワークという決断にも驚きましたが、今の環境下での最善を状態を作るために、かなり柔軟な対応をされたことにも、失礼ながらちょっとびっくりしてしまいました。
こういった緊急事態の時こそ、リーダーの資質が問われるのかもしれませんね。
また機会があれば、Z社が全社員原則テレワークに切り替えてどうなったのか、そのレポートもお伝えできればと思います。