Web会議の基礎知識

更新日:2020.11/19(木)

Web会議システムのベンダーはどうやってテレワーク導入を成功させたの? 『エイネット株式会社』西畑社長&小野さんにインタビュー!

Web会議システム『FreshVoice』を提供する『エイネット株式会社』は、緊急事態宣言よりも1ヵ月以上早い、2月26日(水)から原則テレワークに切り替え、8月以降も出勤率20%を継続しています。
Web会議システムのベンダーですし、こんなにも、テレワークのことを教えてもらうのに適した方々はいない…!
ということで、早速、『エイネット株式会社』の西畑社長と小野さんに、テレワーク開始時のことや、テレワークの導入で実際にやったこと、また、全面テレワークが成功した要因といった、テレワーク未実施企業が気になることについて聞いてみました!

—2月26日(水)から原則テレワークというのは、かなり早いタイミングでの切り替えだったと思います。当時のニュースを見返してみると、東京都で新型コロナウイルス感染者数1桁とか、「ダイヤモンド・プリンセス号」から下船した人で新たに陽性者が出たといった段階で、まだイベント関連のニュースも出ていた頃でした。
このタイミングでテレワークを決断した理由は何だったのでしょう?

西畑社長:簡単に言うと、社長がビビリだからですね。

一同:(笑)

西畑社長:感染すると厄介だなという恐怖心と、一番の理由は、風評被害です。
新型コロナウイルス感染症が大流行した時に、私たちが活躍しなきゃいけないというのは直感的にわかっていて、Web会議システムのベンダーがかかってしまったら元も子もないので、とにかく自己防衛しなきゃいけないと思いました。
私たちには、自己防衛する手段がもともとあるので、先陣切ってやっていこうと。通勤しなくていいから楽で良いというのは、後から思いました。

決断したきっかけは、よく覚えています。2月22日~24日の3連休に、私は仕事で海外にいたのですが、社員の子どもが通う学校の先生が新型コロナウイルスに感染したというニュースが出て。そろそろ、日本にも流行の波がくるのではないかという連絡がたくさんきていたので、出張先に役員が全員揃っていたこともあり、その場で全面テレワークにすることを決めました。
帰国後2月25日(火)に出社して、「明日からテレワークにします! 午後は解散!」と伝えて、そのままバタバタとテレワークが始まりました。
始めてみたら、小野さん含め周りがずっと全面テレワークでいいんじゃない? オフィスいらないんじゃない? なんて言い出したので、そうかそうかと悪ノリして(笑) そのまま現在に至ります。

—これは、ノリの良さもありますね、きっと。

西畑社長:ノリと決断の早さでしょうか。もともとそうやって会社の行事が決まってきたので。
なんというか、珍しく、即決して動かなければという気分にはなりました。こういう時は、トップが言わないと、周りがいろいろ議論しても決まらないことが多そうなので、さっさとやってしまおうって。
その後は、文字通り右往左往。テレワークの準備ができていない人は、パソコンを買わなきゃいけなかったり、インターネット回線の準備をしなきゃいけなかったり、本当にしっちゃかめっちゃかで大変でした。あとは、やはりワークフローの中に紙の文化が残っていたので、それを徹底的に電子印鑑にする対応をしたり。そのあたりの実際の対応は、私ではなく、社員の皆さんが必死になってやってくださって。1ヶ月くらいは混乱していましたけれども。やるぞと決めただけの話であって、後追いで皆さんがやってくれました。

結局、社内の半分くらいのパソコンは買い替えになり、社用携帯を持ってない人にはスマホを買いました。
最後に困ったのは電話でしたね。代表電話が鳴るので、せっかく出社してくれている人が、人数が少ない中で代表電話を取らなきゃいけなくて。
実は、設立以来電話機を替えていなかったので、22年ぶりに電話機を替えるという話がもともとあり、準備もできていて、あとは、稟議書を書くだけだったのですが、早く書いて!と言っているうちに新型コロナウイルスが流行してしまい…。結局その電話機は間に合わず。新しい電話になっていると、代表電話も自宅で取ることができたので、一時的にでも出社0にできたと思います。
あと困ったのは、年配の人がみんな出社したがること。出ないで出ないでと言ってもとにかく出てきてしまうので、そことの戦いでした。やっぱり古い文化の人は、いきなり明日からと言っても変えられないというのが、まさにそこで露呈しましたね。

—現在、お二方はどのくらいの割合で出社されているのですか?

西畑社長:今も週一以下ですね。小野さんは、週一くらい?

小野さん:週一ですね。

—出社するしないというのは、やはり紙を使った業務の時ですか?

小野さん;そうです。あと今日は、ビルの入館証が更新されたので受け取りに出社しました。

—やはり、物理的な要因で出社しなければならない時だけオフィスでという感じなのですね。
半年経った8月以降も出社率20%でしたが、テレワークの導入に成功し、そのまま上手く継続できている一番の要因は何だと思いますか?

小野さん:私の所属するマーケティング部は、以前から基本的に全てクラウドに移行していたので、在宅でも仕事が完結する環境がもともと整っていました。また、環境が整っているのであれば、感染の可能性を下げられる在宅で働こうと、非常にスムーズに皆さんの合意が取れたというのも良かったと思います。
その点、管理部はやはり大変そうでした。どうしても、他社さんからの請求書が紙で送られてくるので、出社せざるを得ないのかなと。テレワークを導入するにあたり、やっぱり、部署によってそれぞれ課題がちがうというのは感じました。

西畑社長:全社的な話だと、テレワークパッケージの時もやっていた、社労士による規程の変更が完了していたというのも大きな成功要因だと思います。
従前の労務規定には、テレワークの規定が一切ないので、労務上の問題があります。
もともと、『2020東京オリンピック・パラリンピック』開催時はテレワークにしようとしていたので、テレワークパッケージで用意した労働局が問題ないとする(であろう)規定を踏まえて弁護士・社労士と話し合い、事前に労務規定集の変更を行っていました。新型コロナウイルス感染症の流行が始まった段階で、既に労務上の問題が解決していたというのは大きかったと思いますね。

—では、東京オリンピックが2020年7月に開催されていたら、そこもテレワークの予定だったのですね。

西畑社長:そうです。ただ、当社ですらなかなか火がつかなくて。準備しようね、一回予行演習しようねと進めていたのですが、防災訓練と同じで、みんなあまり真面目にやっておらず。それがとうとうドカンと大きな波がやってきて、1年以上前から準備をしていたいのに、その波がきてから半分以上準備をする羽目になり…。社長的には、だから言ったじゃないみたいな(笑) 私を含め、テレワークの予行演習をしようと言いながら出社していたのが、コロナ前の実情でしたね。

—まぁでも、そういうところがほとんどですよね、きっと。

西畑社長:やはり、現状が不便だから、みんなの協力で大きく変えないといけないのですが、普段忙しく働いている部署に、あれやってこれやってと言うのはなかなか難しくて。
先ほど言ったような、承認フローを紙から電子に全部変えたいとなったら、一度全て止めなければなりません。なので、新型コロナウイルス感染症の流行は、ある意味チャンスで、もういろいろなものが止まっていたから、あとは新しく動かすだけでした。
一度更地にしてから作る必要がやっぱりあったかなと思います。私たちでもそう思うので、一般的にはもっとそうなんじゃないかと。

—確かに…、そうですね。
全面テレワークを開始するにあたり、新しくテレワークルールのようなものは定めましたか?

小野さん:朝礼と終礼を必ずやることにしました。やはりテレワークには、コミュニケーションが希薄になるという課題があるので、朝礼・終礼で業務の報告が終わった後に、ちょっとした雑談をする時間を5分くらい設けています。話し終わった後に、良い雰囲気になるような話題を意識して選んでいますね。

—ポジティブな内容を共有するということでしょうか?

小野さん:そうですそうです。楽しいことがあったら、それを発表し合うみたいな。

—すごくいい取り組みですね!
ちなみに、社内では主にどのFreshVoice製品を使っているんですか?

小野さん;社内では、FreshVoiceを主に使っています。

西畑社長:朝礼・終礼は、2~30人になってしまうので。

小野さん;外部の方とWeb会議をするときは、主にLFVを使っています。

—先ほど、パソコンを買い換えたり、インターネット回線を準備したりという話がありましたが、他に会社から支給したものはありますか?

西畑社長:順番でいくと、まず、ノートパソコンがない人は購入。今、個人のパソコンを使っている人はいないはずです。最初は少し出てしまったのですが、それを全て会社支給に替えました。IT企業に勤めているので、インターネット回線は、事務の人たち以外は全員自宅に整っていて、一部、モバイルルーターを支給したのみです。あとは、受電する人に、スマホを支給。
それで全部かなと思っていたら、テレビで、新型コロナウイルスが流行したから、ボーナスを支給しますっていう社長のことが取り上げられていて。次の日の朝、光熱費を支払いますって言いましたね(笑) 全員に月1万円ずつ、6ヶ月前倒しで6万円支給しました。

あとは、朝礼で「今、コレを切望しています」というテーマのスピーチ大会を行って、話が面白くて、FreshVoiceのいいねの投票で半数を超えたら、10万円以下のものなら買ってあげましょうというキャンペーンをやりました。
これは、皆さん頑張ってるから、買ってあげようと思って。これが結構面白くて、出てきたのは、腰が痛いから椅子が欲しいとか、自分の部屋にクーラーがないからクーラーが欲しいとか。
それから、一番面白かったのは、猫。家にいると癒しが必要だから、猫飼いたいですって。

小野さん:あと、洗濯機ですね。

西畑社長:あ、ドラム。電子ドラムも買ってましたね。結果、スピーチ大会で勝った10名くらいに、それぞれ欲しいものを買いました。

—オフィスに電子ドラムが置いてあったの見ました(笑)

西畑社長:リモートセッションするって言ってましたが、未だに聴いてない(笑) いい会社でしょ。

—かなり手厚いです。他社インタビューで、タクシー代全額支給と、机と椅子のセット支給は聞いたんですが、一番手厚い。

西畑社長:当社、猫支給。

–猫は、今実際に飼ってるんですか?

西畑社長:飼いました。朝礼でこの子ですって発表してねって言って、みんなで、わぁかわいいって。

—めちゃめちゃいい会社じゃないですか。

西畑社長:いい人アピール(笑)

—この記事がでたら、応募増えるんじゃないですか?

西畑社長:まだきたことないね、小野さん。そう言われて、いい人アピールずっとしてるけど。

小野さん:(笑)

西畑社長:あと、電車通勤禁止にしたので、どうしても会社に出なきゃいけない人は車で。自家用車がある人はそれ、ない人はタクシー。あと、水戸のあたりから通っている社員がいるので、平日のホテル代も支給しました。土日は家に帰りなよって言って。そんな感じで、交通費や宿泊代は、割と潤沢に出しました。そんなに社員数が多くないので。

—今は、何名いらっしゃるんですか?

西畑社長:全部で31名なのですが、そのうち外部に出てる人たちが、10名くらい。なので普段は20対10みたいな関係なのですが、たまたま、このコロナでその10人もほぼほぼテレワークになったので、朝礼とかは一緒にしました。
今までだったら四半期に一度飲み会をやろうみたいな交流しかなかったのが、毎朝毎朝、顔を突き合わせることになって。なかなか、共通の話題って見つけ辛いんですよね。やっぱり、中の社員に対して、外部に出ている人たちが遠巻きに見る癖があるので、この機会に一緒くたに楽しめればいいなと考えました。内部外部関係なく、いろんなことをやってみたかったっていうのもあり。

—今回のテレワークが社内の交流のきっかけになったんですね。

西畑社長:基本的には、みんなテレワークをしたいから、困っていても言わないですね。

ただ、先ほどもちらっと言いましたが、唯一、出社をすると頑なに譲らないのが、年配の方。
一度テレワークを試してみなよと無理やりさせたんですが、その日にちょうど部下の作業でミスが起こって。隣にいて見張らなきゃいけないんだそうです。
小野さんだったら、リモートデスクトップとか、LFVで画面共有とか、いろいろ工夫をしてテレワークを貫くと思うんですが、その方は、逆に出てくるのを貫いていて、未だにお隣の人と仲良く肩を並べて今日も仕事をしているっていう状態ですね。

それから、もう一人、派遣の年配の方。もともと週3だったのが、テレワークを開始してから、だいたい月末月初に出社するようになりました。理由を聞いたら、書類のファイリングや請求書の処理のために出社していると言うので、特に請求書はオンラインでもできるんじゃないの?と言ったのですが、今でも出社してます。

あとは、経理の給与の支払いの担当の方。その方は、オンライン振り込みをする端末が会社にあるから、出社しないとできないと言い張っていたのですが、1,2ヶ月したら結局家からできるようになって。最初は、怖い怖いと言ってたんですが、今は無事、家からノートパソコンで振り込みができています。

全員60オーバーで、そこに一定の偏りがあるので、これはもうその法則だと思っています。

あとは、印刷物。現在、管理に紐付いている人たちは、必要書類を自宅のプリンターで印刷し、インク代だけを請求してきているという状態なのですが、これはちょっとかわいそうだなと。やはり、一部紙が残ってしまって…。テレワークで上手く回してくれているのですが、なんとかしたいなと思っています。

—お話を聞いていると、さほど大きな問題はなさそうですね。
最初の方で、オフィスいらないんじゃない?という話が出ていましたが、オフィス不要論、お二人はどう思いますか?

小野さん:すぐに無くすとかではなくて、段階的に、様子を見ながらだと思っています。不動産は、やはり2年単位くらいのスパンで見直していけばいいのではないでしょうか。すぐ3ヶ月後とか、半年後とかに変えるものではないかなと思っています。

西畑社長:1つは、オフィスを広くするっていう方向もまだあると思っていて。一人当たりの面積を増やせるんじゃないかと。
結論、この冬までにはフリーアドレスにして、現在のオフィスを改装するのですが、これを機にやっぱり移転しようかという相談もしていて。小野さんを中心に狭くする案や、私は逆に、郊外含めてちょっと安いところで広くする案。
結局、何故オフィスが必要かというと、研修や教育の問題がどうしても残っていて。今回も急激に人を増やしたいのですが、やはり研修で困る。リモートでできるとはいえ、何だか効率が悪いし、入る側も、社員の誰一人にも直接合わず入社するというのは変な感じで。やはりそういう場所が必要なので、無しというわけにはいかないんだろうなと思っています。ことあるごとに集まったりできる場所も必要ですし。あとは、考え方が古いのかもしれないですが、どこに会社があるというのもいろいろな面でまだあると思うので。無くしはしないし、広げるもないから、今はレイアウトを変えて、同じサイズで機能を変えることにしました。一旦これで我慢して、次の期を見計らって、人が倍になれば当然移らなきゃいけないということになるのではないかなと、今のところは思っています。

—話は変わりますが、最近のお問い合わせってどんなものが多いんですか?

小野さん:Web会議システムの裾野が広がっているので、全くWeb会議システムのことがわからない人たちと、情シス経由でのお問い合わせで、既にいろいろ知識を持っている人たちとで大きく分かれています。わからない人が8割で、知識をもっている人が2割位です。

—現時点で知識が全く無い方たちは、そもそもテレワークに消極的な方なのかなと思うのですが、そういう人たちに対して、とりあえずこれをやってみてというのはありますか?

小野さん:LFVを試してみてほしいですね。
Web会議システムに関して、まだまだこれからの需要もかなりあるのではというのを雰囲気的に感じています。ちょうど先週末あたりにいろいろ調べていたのですが、日本には、10人未満を除く事業所が1,500,000事業所位あって、そのうちテレワークが始まっているのが割と少なく300,000事業所位。なので、残りの1,200,000事業所は、大企業も中小企業もまだこれからという検討段階で、スタートしてないそうです。なので、声が上がってない、まだまだこれからテレワークや在宅勤務に移行するという企業は、潜在的には非常に数が多いと思っています。残りの1,200,000事業所は、おそらくすごくゆっくり、様子を窺いながら移行していくと思うので、割と長いスパンでリードが取れていくのかなという気がしています。

—テレワークを導入している企業って、そんなに少ないんですね。

小野さん:制度としてまだあまり定着していないですね。テレワークが始まっている300,000事業所の中にも、緊急事態宣言下で仕方なくテレワークを導入して、制度としては定着せずに出社に戻ってしまっている企業も数多くあるはずです。これからは、そのあたりをどうやって口説いていくかということになるかと思います。
また、残りの1,200,000事業所の社長さんは、おそらく年配の方なのではないかなという予測をしています。Web会議システムなんてよくわからないから使わない、よくわからないけどセキュリティ問題があると聞いたなどの理由で導入しない人たちなのではないかなと思っていて。
この期に及んで、まだ、在宅勤務はダメと言っているのは、やはり古い考え方だと思います。そういう日本の雰囲気も感じますが。
だから、成果主義に移行するという、上司の決断がやっぱり肝でしょうね。月間で5件注文を取ってと言われて、5件取れてたら、別に出社する必要ないじゃないですか。成果で判断するか、コミュニケーションで判断するか。やはりその会社、ひいては社長さんの考え方次第なのではないかと思います。

—では、テレワークが現時点で上手くいっていない企業に対して、何かアドバイスはありますか?

西畑社長:アドバイスなんてそんな偉そうなものじゃないですが、上手くいくいかないの話でさっきも言いたかったのが、売り上げが落ちてもいいやくらい経営者が割り切ればやれると思います。働き方が変わった時、長い目で見た場合の企業力がどうなるかということを一度考えてみていただきたいです。
昔、魚屋さんの商売人に、売り上げが上がらない時にジタバタしてもしょうがないということを教えてもらいました。それで死んでしまってはまずいのですが、とりあえず、昼からお酒を飲んで寝ていろみたいなことを言われて。私は、これを商売の真髄にしています。
たまたま当社は売り上げが伸びましたが、伸びていなくても、同じことをやっていたと思います。腹を括らなきゃいけないぐらいダメな時に、一生懸命効率を上げろと言っても、上がるわけがない。時期が来た時に効率を上げるための準備と思って、新しい働き方にチャレンジするのがいいんじゃないかと思います。思いっきりできますし、思いっきりやってみないと意味がないです。偉そうに言いましたが、実際、最終的に楽でいいなと単純にそこにいきついているので、それに気づいていただければと。
物理的にできない業種・職種もあると思いますが、でも、できる部署からであったり、できない部署の中でも、仕事をまとめて1日だけテレワークにしたり。そういうところから、再チャレンジしていただけるといいかなと思います。

—でも、なかなか珍しい会社だと思います。柔軟性があるというか、さっきの決断が早いもそうですけど。

西畑社長:神の声がしたんです。あのラオスのホテルで。身近にコロナウイルス感染者が出た、そろそろ日本も…みたいな。帰ったらやろうと決めただけです。

—お告げがあったんですね。

西畑社長:お告げ。本当にそれ。

—それでは最後に、Web会議システム選びに迷っている方や、テレワーク導入に迷っている方へ、一言ずつメッセージをお願いします。

小野さん:そうですね、一番は、やってみてということですかね。製品比較をする上で、使ってみないとわからないので、いろいろな製品のトライアルをしてみてから決めるのが1番確実だと思っています。FreshVoiceもLFVもデモ対応していますので、気軽にデモを依頼してくださいね。

西畑社長:まぁまずは、悩んでる暇があったら、1日も早くやってみてください。これは、もう以前から言っていたのですが、定例化です。まず、導入してどう使うかという覚悟みたいなものが、すごく大事だと思います。

それから、これも昔から言っていたのですが、イヤホンで音を聞いたら、声が耳から1センチの距離で聞こえるので、大きい声を出さなくて良くなります。学校の教室は30人と言いますが、あれは、30人を超えると声が聞こえなくなってしまうからです。以前、1フロアで朝礼をやっていた時は、声を張り上げるのが大変でした。私は、もともとボソボソ喋るタイプなので。
テレワークになってから、マイクが大事だと思ってマイクを買い、35,000円のカメラも買い、ホワイトボードや三脚、ディスプレイも2枚あります。私は、自分でやったらハマるし、お金を投資したらやらなきゃと思うタイプなので、そうやってこだわりの自分のブースを作ってしまいました。そうしたら会社に行って、会議室で声を張り上げるよりも、このブースの方がよっぽど楽になって。なんだか指令室みたいな感じです。
要は何が言いたいかというと、ちょっと自分の好きなものを選んで買ってきたら、相手の耳元1センチで喋れて効率は上がるし、普段喋らないような人にも声をかけられるしと良いことがいっぱいあるので、本当に1回やってみて欲しいです。1日も早く1回やってみる、やったからには覚悟を決める。私からのメッセージはそんなところですかね。

—-とても参考になりました! インタビューは以上になります。ありがとうございました!

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