Web会議の基礎知識

更新日:2021.06/17(木)

Web会議のルールとは? 成果の出るWeb会議の進行ルール10選

Web会議にルールがあるということをご存知でしょうか。
対面での会議がWeb会議へと移行する中、上手く話が伝わらなかった気がする、会議の目的を達成できなかった、やっぱり実際に会って話した方が良いなど、Web会議の成果に疑問を感じることも多いのではないでしょうか。
それは、Web会議そのものが悪いのではなく、会議室で直接顔を突き合わせる会議と同じやり方でWeb会議のルールを無視して行なっているからという可能性が濃厚。
Web会議は、会議室という同じ空間を共有していないため、参加者が空気を読んで上手くやるということができません。そのため、Web会議で対面の会議と同じレベルの成果を出すには、Web会議の主催者がファシリテーター(司会者)となり、上手く場をコントロールしながら会議を進行させていく必要があります。
この記事では、Web会議でファシリテーター(司会者)となる方へ向けて、Web会議の進行やルールのコツを押さえておくべきポイントをご紹介していきます。

そもそもファシリテーターとは

簡単に言うと、会議の進行役のこと。会議中の進行はもちろん、事前準備もファシリテーターの仕事です。
会議を円滑に進行するため、ファシリテーターには中立的な立場であることが求められます。そのため主催者側の参加者でも、意見を言う立場や意思決定をする立場の人は、ファシリテーターにならないようにしましょう。

ファシリテーターには、時間内に会議の目的を達成するために、参加者全員を巻き込みながら円滑に議論を進行させることが求められます。
…と書くと、なんとなく高度なテクニックが必要な気がしますが、ファシリテーターがやるべきことの一つひとつはとても簡単。あとは、参加者一人ひとりに対してのちょっとした気配りができれば完璧です。
もちろん初めてファシリテーターをやって、いきなり完璧にこなすというのは難しいと思いますが、これからご紹介するコツやポイントをしっかり押さえて場数を踏んでいけば、あなたも参加者に一目置かれるファシリテーターになれるはずです。

Web会議のルールと進行のコツ〜事前準備編〜

1:会議の議題や目的を共有する

これはWeb会議に限らず、対面の会議であっても必ず行うべきこと。会議の議題や目的は必ず事前に共有し、参加者一人ひとりに自分の意見やアイディアを持った上で会議に参加してもらうようにしましょう。

この時おすすめなのが、参加者全員で共同編集ができるGoogleドキュメントなどを利用し、議事録形式で共有するという方法です。議題に対しての補足情報や関連して追加で話し合いたいことなどを会議前にあらかじめ参加者に書き込んでもらい、一読しておいてもらうことで、参加者全員がある程度議題に対しての理解を深めた状態から会議を始めることができます。

議題に対する基本的な説明をする時間の短縮につながるため、時間内により深い議論を行うことが可能になるほか、参加者全員が同じ議事録を確認するため、認識のズレが起きにくくなるというメリットもあります。

2:Web会議中のルールを決め、共有する

Web会議を円滑に進めるためのルールを決め、これも事前に共有しておきましょう。
基本的なルールとしては、発言しないときはマイクをミュートする、他の人の発言を途中で遮らないなどが挙げられます。
また、カメラのOFF/ONについて、質問をする際や意見を求める際のルールなども決めておくのがおすすめです。

議題や会議室のURLを共有する際に合わせて連絡をしても良いですし、先ほどお伝えした共同編集できる議事録を用意する場合は、その中に入れてしまっても良いと思います。

3:最適なWeb会議システムを選び、接続テストを行う

会社のルールで使用できるWeb会議システムが決まっているという場合は難しいですが、そうでなければ、参加するメンバーに合わせて最適なWeb会議システムを選択しましょう。
例えば、Web会議で初めて会う参加者がいる場合は、アカウント登録やアプリのインストールが不要のブラウザ型Web会議システムを利用するのが◎ また参加拠点数が多い場合や、遠隔操作、翻訳などの機能が必要な場合は、必ず、対応している製品を利用しましょう。

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これまで利用したことのないWeb会議システムを利用する場合は、必ず接続テストをして問題なくWeb会議が行えるかを確認し、また、各機能の使い方も一通りチェックし、操作方法がわからない参加者に対してすぐに使い方を説明できるようにしておきます。
接続テストをする際は、実際にWeb会議を行う環境で実施し、接続するカメラやマイク、スピーカーもテストを行うこと。使い慣れているWeb会議システムでも、接続環境が変わる場合は、接続テストをしておいた方がベターです。

さらに参加者にも、初めて利用するWeb会議システムの場合や利用環境が変わる場合は、事前に接続テストをしてもらうようお願いしましょう。

4:早めに入室して待機しておく

特にWeb会議参加者の中に社外の方や初めて会う方がいる場合、ファシリテーターは会議開始時刻5分前には会議室に入っておき、参加者を迎えるようにします。
Web会議システムによっては、参加者の入室時に主催者の承認が必要なものもありますので、そういった製品を利用する場合は、必ず早めに入室して待機しておくこと。

Web会議のルールと進行のコツ〜Web会議中編〜

5:参加者の所属や名前、立場を明らかにする

Web会議開始時刻になったら、簡単な自己紹介からスタートしましょう。所属や名前のほか、どのような立場でWeb会議に参加しているのかを明確にするのがポイント。
Web会議で発言するというハードルを下げるためにも、ファシリテーターがまとめて紹介するのではなく、順に指名して、参加者それぞれに自己紹介をしてもらうのがおすすめです。
もちろん、よく顔を合わせるメンバーでのWeb会議の場合は、スキップしてしまって問題ありません。

6:アイスブレイクをする

本題に入る前に、雰囲気作りのためのもう1ステップ。アイスブレイクをしましょう。
参加者全員が発言できるように、誰もが話せるネタ、且つ、ポジティブで和やかな雰囲気になるようなネタをファシリテーターから振ります。
長くなりすぎないよう、自己紹介と合わせて3~5分くらいにまとめるのがベターです。

7:改めて会議の議題や目的を明確にする

事前に共有済みだとは思いますが、議論に入る前に再度会議の議題や目的、ゴールを明らかにし、改めて、どこに向かって議論をしていくのかという参加者全員の目的意識を統一します。
また、合わせてWeb会議のルールも再共有しておきましょう。

8:さまざまなツールを上手に活用する

Web会議を円滑に進めるには、ツールの活用が不可欠です。
例えば、ほとんど全てのWeb会議システムに付いている、画面共有・資料共有機能。事前に資料を共有していたとしても、画面で資料を見せながら説明することで、参加者の理解度が上がります。

また、便利なのに意外と使っていない人が多そうなのが、チャット機能です。
特に参加人数の多いWeb会議の場合、発言に対して都度質問をしていては、なかなか話が先に進みません。なので代わりに、質問などがある場合はチャットに投稿してもらうようにし、ファシリテーターは常にチャットをチェックして定期的に取りまとめ、質問で出た内容についての確認タイムを挟みながら議論を進めていきます。こうすることで、質問によって議論を中断させずに済むのです。

イメージを具体化したり、たくさんアイディアを出してもらって絞り込むといった場合には、ホワイトボードツールやGoogleドキュメントなどを活用するのが◎ 参加者それぞれに自由に書き込んでもらいながら進めると、それぞれの意見がよりわかりやすくなり、比較的スムーズに話がまとまるはずです。

シーンに応じた適切なツールを積極的に活用していきましょう。

9:議論が中断しないようフォローする

日本で主に利用されているWeb会議システムは、複数拠点同時発言できない製品の方が多いです。複数拠点同時発言ができない製品を利用してWeb会議を行った場合、参加者の拠点の雑音や相槌の声をマイクが拾うと、発言を遮ってしまう可能性が。
そのため基本的には、発言者以外はマイクをミュートするというルールにしておき、もしもできていない人がいたら、ファシリテーターがミュートするようにしましょう。

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また「どう思いますか?」など、発言者が参加者全員に問いかけた際に、誰も発言しないということがないよう、少し間があいたらすかさず誰かを指名する、さらに、発言内容がずれていたり、話が脱線したりした場合に、軌道修正をするのもファシリテーターの仕事です。

参加者たちの議論が中断しないよう、必要に応じて適宜フォローを入れていきましょう。

10:時間内に議論をゴールへと導く

ファシリテーターはタイムキーパーの役割も担っています。
しっかりと議論を交わすべき議題と、さらっと確認して意思決定できる議題を見極め、時間配分にメリハリをつけて進行しましょう。議事録を事前共有する場合は、参加者全員に時間を意識してもらうために、それぞれの議題にかける予定時間を明記しておくのがおすすめです。
あらかじめ設定した時間内に会議の目的を達成できるよう、先ほどご紹介したフォローを入れながら、しっかりと議論をコントロールしていきましょう。
会議が終わった時に、全ての議題に対しての意思決定がされていて、且つ、いつまでに誰が何をするのかという次のアクションが明確になっていれば、参加者全員が有意義なWeb会議だったと感じるはずです。

Web会議の成果はファシリテーターの腕次第! 場数を踏んで一目置かれるファシリテーターを目指しましょう!

ここまで、Web会議の進行のコツや押さえておくべきポイントをご紹介してきましたが、そんなに難しいものはなかったですよね? ちょっとやるべきことが多いと感じた方もいらっしゃるかもしれませんが、場数を踏めば、いちいち頭で考えなくても、自然と流れでできるようになるはずです。

実は、Web会議は、ファシリテーターの練習に最適。
例えば、先輩や上司に業務と並行して耳だけWeb会議に参加してもらい、アドバイスをもらうこともできますし、録音録画機能を使ってWeb会議を映像データとして保存し、後から見返して反省をしたり、自分が気づいていない癖などを把握することもできます。

社内会議などを中心に練習を重ね、参加者たちから一目置かれるファシリテーターを目指しましょう。
Web会議でしっかりと成果を出せるようになったら、会議室での対面の会議や、大人数の会議でも完璧にファシリテーターの役目をこなせるはずです。

Web会議の進行のコツや押さえておくべきポイントについて、さらに詳しく解説したホワイトペーパーもご用意しておりますので、こちらもぜひご活用ください!

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