Web会議の基礎知識

更新日:2021.05/17(月)

テレワーク時に気をつけたいコミュニケーションのNGポイント6つ

テレワーク時のコミュニケーションでの作法に悩んでいる方は意外と多いよう。
オンラインのコミュニケーションでは、ちょっと配慮が欠けただけでメッセージが意図した通りに伝わらず、相手を不快にさせてしまうことも。
テレワークではその事実に気付くのが難しいため、後から気付いた時には埋められない溝ができていたなんてことにもなりかねません。

この記事では、テレワーク時に気をつけたいコミュニケーションのNGポイントについてご紹介していきます。
テレワーク時のコミュニケーションで相手に不快な思いをさせていないか気になっている方は、これまでの行動とご紹介するNGポイントを照らし合わせてみましょう。

またホワイトペーパー「Web会議やチャットでのコミュニケーションのポイント12選」では、相手に言葉の意図を正しく伝えるためのコミュニケーションのポイント12個をご紹介しています。
オンラインでのコミュニケーションで、相手に不快な思いをさせないために具体的にどうすればいいのかを知りたい方は、こちらもダウンロードしてみてください。

Web会議でのコミュニケーションのNGポイント

まずは、Web会議でのコミュニケーションで注意すべきNGポイントをご紹介していきます。

NGポイント①無表情でリアクションをしない

Web会議で、いわゆるお地蔵さんになってはいけません。発言している人が、話を聞いてもらえていないのではないかと不安になってしまいます。
また議事録を取っているのか、会議に関係のない作業をしているのかは、視線の動きなどで意外と分かってしまうもの。聞いているだけで良い会議などで内職をする場合は、真剣に議事録を取っているフリをするよりも、いっそのことカメラオフの方がマシです。

NGポイント②声に抑揚がない

抑揚のない声で淡々と喋ると、怒っているのではないか、機嫌が悪いのではないかと、聞いている人がハラハラしてしまいます。特に低い声や早口は、Web会議では聞き取りにくく、余計に悪い印象を与えてしまうことも。
Web会議では思いっきり声を張る必要はありません。ボソボソと喋りがちな方は、USBマイクを用意すればOK。マイクの近くであれば、ボソボソ喋ったとしても相手にはっきりと聞こえます。

NGポイント③下からのカメラや逆光

下からあおった映像は、ノートパソコンの方がやってしまいがちですが、はっきり言ってどちらかというとブサイクに映り、少なくとも良い印象は与えないのでやめましょう。
また逆光は、表情が暗く見えたり、場合によっては表情が全く判別できないなんてことになるので、窓やライトとの位置関係はしっかり確認すること。
もちろん、暗い部屋の中で、パソコン画面の光で顔だけを浮かび上がらせるなんてことも、ただのホラーなので絶対にやめましょう。

チャットでのコミュニケーションのNGポイント

次に、ビジネスチャットでのコミュニケーションで注意すべきNGポイントをご紹介していきます。

NGポイント④感情のこもっていない「〜です。」「〜ます。」のみのテキスト

一見すると丁寧なようにも感じますが、比較的なフランクなコミュニケーションを行えるビジネスチャットというツールにはマッチしません。
事務的で、受け取った人が書き手の感情を捉えることができず、内容によっては、より深刻に、より悪い方に受け取られてしまいます。
逆にかしこまった場面や、真剣にメッセージを伝える場合は、〜です。〜ます。というテキストにした方がベター。要は、シーンによって使い分けが必要ということです。

NGポイント⑤長文で自分の主張だけを書き連ねる

そもそも、チャットで長文を送るのがナンセンス。文章が長くなりそう、やりとりが長くなりそうと思ったら、Web会議に切り替えるのがテレワーク時のマナーだと考えます。
また自分の主張だけを書き連ねた強いメッセージは、怒っている、ケンカを売っているなど、まるで書き手が攻撃をしてきているように受け取られます。立場によっては、パワハラと言われる可能性も。

NGポイント⑥要件のみを伝える

オフィスで毎日顔を合わせている状況なら、要件のみで十分ですが、顔を合わせる機会が減るテレワークでは、要件のみのメッセージは、相手に素っ気ない印象を与えてしまいます。
急ぎや重要な要件の場合でも、短くて良いので相手を思いやる一言をプラスすること。

NGポイントに共通するのは"独りよがり"

NGポイントに共通するのは、独りよがりな考えで行動していることです。
コミュニケーションは、相手がいて初めて成り立つもの。そのため、まずはパソコンの先に相手がいるということを意識するのが重要です。
あとは、相手に対してちょっと配慮をするだけで、自然とこれらのNG行動をしなくなっていくでしょう。

ホワイトペーパー「Web会議やチャットでのコミュニケーションのポイント12選」では、オンラインでも相手に言葉の意図を正しく伝えるためのコミュニケーションのポイント12個をご紹介しています。
相手を不快にさせないために、テレワーク時のコミュニケーションの作法を知りたいという方は、ぜひこちらもダウンロードしてみてください。

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