Web会議の基礎知識
更新日:2022.09/15(木)
ワークショップとはなにかご存知でしょうか?
新型コロナウイルスの影響により、オンラインワークショップが普及しています。「ワークショップとはなに?」「メリットが知りたい」「開催方法がわからない」「成功させる方法がわからない」とお困りになっていると思います。
この記事ではオンラインワークショップの概要やメリットを紹介します。また、成功ポイントや開催方法も解説しているため、参考にしてください。
目次
ワークショップとは、与えられた課題解決に取り組む参加者の主体性を重視したイベントのことです。グループディスカッションや研修・ものづくりなどを行います。企業や自治体が会場をレンタルして開催することが多いです。
ワークショップに参加することで、コミュニケーション力や課題解決力を磨くことが可能です。しかし、新型コロナウイルスの影響により、会場に人を集めて開催することが難しくなっています。
オンラインワークショップは、PCやスマートフォンからインターネットを通してオンライン上でワークショップを受けることができます。
全国どこからでも参加できるため、多くのターゲットに向けて集客を行えます。収容人数の大きい会場のレンタルが必要なく、開催費用を最小限に抑えることが可能です。参加者は、ZoomやTeamsといったweb会議ツールを活用して参加します。
オンラインワークショップの実例を紹介します。
・オンライン研修
・オンラインものづくり体験
他にも、教育やダンスといったあらゆるオンラインワークショップが開催されています。
オンライン研修とは、参加者と講師が同じ場所に集まらずにリモートで開催する研修のことです。オンライン研修の方法は2つにわかれます。
録画型
録画された講義動画を視聴して受講するオンライン研修です。録画されているため、時間に関係なく何度でも視聴できます。
参加者はコミュニケーションが図れないため、講師に質問することができません。
リアルタイム型
リアルタイムで講義に参加して受講するオンライン研修です。参加者は講師に質問ができるだけでなく、他の参加者とグループワークを行えます。
アーカイブに残されない場合は、繰り返し講義を受講することができません。
オンラインでものづくり体験ができるワークショップです。子供向けで親子参加型のものが多いです。オンラインものづくり体験の事例は次の通りです。
・折り紙教室
・キーホルダー作成
・お菓子作り
・アクセサリー作り
あらかじめものづくりに必要な物を用意しておかないといけません。リアルタイムであれば、他の参加者とコミュニケーションを図りながら受けられます。
オンラインワークショップは、通常のワークショップにはないメリットがあります。
・コロナウイルス感染対策になる
・コストを抑えられる
・場所に縛られずに参加できる
・参加者のデータ解析ができる
それぞれのメリットを解説していきます。
ワークショップに限らず、人が集まるイベントは感染リスクを抑えるために、人数を制限したり温度計を用意したりしないといけません。オンラインワークショップはPCがあれば、どこからでも参加できるため、3密を回避して開催することができます。
新型コロナウイルスをきっかけに、オンラインワークショップは今後も普及していくと見込めます。
通常ワークショップを開催するときは、多額のコストが発生します。スタッフの人件費や会場のレンタル・設備を用意しないといけないからです。
オンラインワークショップは、参加者を収容できる会場のレンタルが必要ありません。会場設備やスタッフにかかる人件費を抑えられます。ただし、オンラインで参加者とつながるための配信機材やweb会議ツールを準備しないといけません。
通常のワークショップでは場所によって出張が必要となり、参加できないユーザーが一定数いました。
しかしオンラインワークショップは、PCがあればどこからでも参加することができます。場所に縛られないため、交通費や移動の手間がかかりません。ユーザーにとって参加しやすいといえるでしょう。また、全国のターゲットに向けて集客を行えます。オンデマンド配信を行えば、参加者は何度でも視聴できます。
オンラインワークショップを行うと、参加者のデータを集められます。年齢・住所・職業といった個人情報を入力して参加申し込みを行うからです。ワークショップ終了後にアンケートを実施すれば、ワークショップの調査を行えます。アンケート特典を与えて回答を促しましょう。
参加者データを解析して改善を図ることで、より満足度の高いワークショップを開催できるようになるでしょう。
オンラインワークショップを成功させるためのポイントは次の通りです。
・簡単に参加できるようにする
・ネットワーク環境の整備
・参加者とコミュニケーションを図る
1点ずつ解説していきます。
新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、オンラインワークショップに参加するユーザーが増えました。次の施策を実施しておけば、ユーザーは参加しやすくなります。
・web会議ツールは無料で使えるZoomを活用
・操作手順の資料展開
・申し込みのフォームの記載欄を少なくする
・問い合わせ窓口を用意
一度参加できれば、流れをつかめるため次回からスムーズに参加してもらえるでしょう。手間をとらせないために参加しやすい環境を整えておくべきです。
オンラインワークショップは、web会議ツールや配信設備を活用して開催します。オンライン上で行うため、参加人数に上限がありません。
しかし、ネットワーク環境や回線を整えておかないと映像が乱れたり配信が切れたりする可能性があります。参加人数が多くなるほど、ネットワークが圧迫されてしまいます。参加者には回線が安定した場所で参加するように促しましょう。
オンラインワークショップは参加者の主体性を重要視しています。参加者に与えた課題を解決してもらえるよう参加者同士でコニュニケーションをとれる企画を作っておきましょう。
オンライン上だと対面よりもコミュニケーションが取りづらくなってしまい、参加者が講義を受けるだけでは、セミナーや講習会と変わりません。
チャット欄を解放したり、質疑応答やディスカッションをする時間を設けたりすることでオンライン上でもコミュニケーションが図りやすくなります。
オンラインワークショップを開催する手順は、以下となります。
・オンラインワークショップの企画を行う
・集客方法
・役割分担
・リハーサルを実施
手順に沿って紹介していきます。
最初にオンラインワークショップの企画を決めましょう。企画段階で目的や構成を練り込んでおくと、効率よくワークショップを進められます。企画を疎かにしてしまうと進めていく中で、抜けや漏れが発生してしまいます。企画通りにワークショップが進むわけではないため、あらゆる事態にそなえておくべきです。
企画ができたら、開催前に参加者へタイムスケジュールを共有しておきましょう。
次は参加者の集客方法を決めます。ターゲットに合わせた集客を行いましょう。集客方法は以下の方法があります。
メール配信
メール配信してオンラインワークショップの開催を告知する方法です。自社の保有しているハウスリストにメール配信を行うため、新規顧客の獲得には見込めません。
ホームページ掲載
開催する企業のホームページに掲載する方法です。ホームページにアクセスしたユーザーにしか情報が届きませんが、ワークショップの内容をより詳しく・分かりやすく伝えることができます。
チラシ配布
オンラインワークショップの内容を記載したチラシを作成して、ターゲットに配布する方法です。チラシを配布する手間と紙を印刷する費用がかかります。
広告
SNSやwebサイト・デジタルサイネージや掲示板に広告を掲載する方法です。別途広告にかかる費用が発生しますが、新規の顧客獲得が見込めます。
オンラインワークショップの集客方法が確定したら、スタッフの役割分担を行います。役割分担の種類を下記にて解説します。
ファシリテーター
役割分担の中で一番重要な業務です。オンラインワークショップの司会進行を行い、参加者と密接にコミュニケーションを図ります。
タイムキーパー
企画で定めたタイムスケジュール通りに進んでいるのかを把握する役割です。ずれが生じた際にファシリテーターに共有する必要があります。
メンター
オンライン配信の知見が深いメンターを用意しておきましょう。配信にトラブルが発生したときに対応してもらえます。
オンラインワークショップを開催する前に、リハーサルしておきましょう。リハーサルなしで本番を迎えてしまうと、トラブルが発生したりタイムスケジュール通りに進行しなかったりするかもしれません。下記ポイントを確認しておくべきです。
・ネットワーク回線が安定しているのか
・映像と音質状況
・タイムスケジュール通りに進むのか
・web会議ツールの操作方法
・画面共有の方法
参加者に満足してもらうためにもリハーサルは入念に行うべきです。
ここまでオンラインワークショップについて紹介しました。オンラインワークショップは参加者の主体性を重要視しています。参加者同士で与えられた課題を解決するコミュニケーションを図れる環境作りをしておきましょう。セミナーや講習会といった聞くだけのイベントにならないようにすべきです。
最初のオンラインワークショップに成功すれば、次回から参加してもらいやすくなります。トラブルなどが発生しないよう開催準備を入念にする必要があります。
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