ハイブリッド会議はWeb会議とどう違う？おすすめツールも紹介！

ほんの数年前までは、会議といえば参加者全員が会議室に集まる形式が一般的でしたが、インターネット環境が整備され、Web会議が広く普及しました。
とはいえ、オフィスの会議室で行われる会議も、まだたくさんあります。

このような状況の中で注目されているのが、「ハイブリッド会議」という方式です。

ハイブリッド会議とは、簡単に言うと、

・会議室などでの対面の会議
・PCなどを使ったWeb会議

この2つを組み合わせた会議です。

今回の記事では主にハイブリッド会議とWeb会議の違いや、ハイブリッド会議を行う上で必要なものについて解説します。

オンラインとオフラインを組み合わせた会議に興味がある方や、職場の会議を今よりもスムーズに行いたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

　ハイブリッド会議とは？

冒頭で簡単にお伝えしたとおり、ハイブリッド会議とは、オフラインの対面による会議と、オンラインのWeb会議を融合させたものです。

Web会議はすでに実施しているケースもあると思いますので、今回はハイブリッド会議とWeb会議の違いをお伝えします。

　Web会議との違い

ハイブリッド会議がWeb会議と違う点として、下記の3つがあります。

・会議室が必要
・人数調整が必要
・オンライン参加者への配慮

順番に説明します。

　会議室が必要

ハイブリッド会議を実施するには、会議室などの場所が必要です。

Web会議を単体で実施する場合は、各自PCなどの端末があれば、場所の確保は必要ありません。

しかし、ハイブリッド会議においては、オフラインの参加者が集まる場所を用意しなければなりません。

参加人数が多く、自社の会議室では全員が収まらない場合は、事前に貸し会議室などの予約が必要です。

　人数調整が必要

ハイブリッド会議で使用する会議室などの場所は、その大きさによって入れる人数が限られます。

特に昨今のコロナ禍により、大人数が密集しない会議が望ましいとされていますので、会議室の利用定員を以前より少なく設定しているケースもあるでしょう。

オフラインの参加者が多くなりすぎるようなら、会議室などの収容人数を考慮して、オンラインでの参加を呼びかける必要があります。

オンライン・オフラインそれぞれの人数を事前に把握し、スムーズな会議運営ができるよう心がけましょう。

　オンライン参加者への配慮

オンライン参加者への配慮が必要な点も、ハイブリッド会議の大きな特徴です。

参加者すべてがオンラインのWeb会議では、全員が同じ環境下なので生じない問題ですが、ハイブリッド会議は、会議室のオフライン参加者の発言力が強くなる傾向があります。

会議室での議論が活発になると、オンラインの参加者は、議論に入るタイミングが難しく、質問したくてもできない、というケースが発生します。

会議の進行役などが、適宜オンライン参加者に話題を振ったり、意見を求めたりすることで、全体として意義のある会議になるでしょう。

またWeb会議では、誰が発言しているか分かるように、参加者は発言の前に名前を名乗るのが一般的です。

ハイブリッド会議においても、オンライン参加者の立場では、オフライン参加者が名前を名乗らず発言してしまうと、誰が発言しているのか分からないこともあるでしょう。

オンライン・オフライン問わず、「参加者全員が発言前に名前を名乗る」「話しかける際は相手の名前を呼ぶ」などのルールを設けると、会議がスムーズに進行します。

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　ハイブリッド会議に必要なものは？

ハイブリッド会議の概要はご理解いただけたと思います。

次は実際にハイブリッド会議を行う上で、必要なものを紹介します。

会議の円滑な運営に必ず必要なものばかりですので、ぜひ参考にしてください。

ハイブリッド会議で必要なものは下記の5点です。

・安定したネットワーク回線
・マイク
・スピーカー
・カメラ
・大型モニター（プロジェクター）

それでは順番に解説します。

　安定したネットワーク回線

ハイブリッド会議において一番重要なものは、安定したネットワーク回線です。

不安定なネットワークの中でハイブリッド会議を行うと、途中で音声が途絶えたり、映像が固まったりと、オンライン参加者に非常にストレスがかかり、内容も理解できないでしょう。

オンライン会議を行うための、貸し会議室では、高速なインターネット環境が整備されています。

自社の会議室などでハイブリッド会議を行う際は、安定したネットワーク回線が必須ですので、普段からネットワーク環境を良好にしておきましょう。

　マイク

マイクもハイブリッド会議をスムーズに進行するために重要なアイテムです。

ハイブリッド会議においては、オンライン参加者が、オフライン参加者と同等の立ち位置で会議に参加できる環境を作ることが大切です。

会議室での発言がオンライン参加者に聞こえにくければ、全員が会議にきちんと参加できているとは言えません。

会議室にマイクを設置すると、双方向のコミュニケーションを円滑に行うことができます。

　スピーカー

スピーカーもマイク同様、オンラインとオフラインを繋ぐツールとして重要です。

スピーカーを会議室に設置すると、オンライン参加者からの発言をしっかり拾えます。

マイクとスピーカーが一体となった商品も数多く発売されていますので、導入することをおすすめします。

　カメラ

カメラは、会議室の様子をオンライン参加者のPCなどに映す目的で導入します。

PC内蔵カメラで会議室の様子を映そうとしても、全体が映らない場合があります。

広角のカメラなど、参加者全員が映るものを選び、オンライン参加者に会議室の様子を伝えるようにしましょう。

　大型モニター（プロジェクター）

大型モニター（プロジェクター）は、会議室側に設置し、オンライン参加者を映す目的で導入します。

小さいモニターだと発言者の表情がはっきりと映らないうえに、誰が発言しているかも分かりにくいため、まとまりがない会議になりかねません。

前述のカメラと同様に、オンラインとオフラインの参加者の温度感を合わせるためのツールとして重要です。

今回紹介した5つのものは、ハイブリッド会議を円滑に行うには必要なものばかりです。

一度導入（購入）すると長く使えるものなので、ハイブリッド会議をする予定がある方は検討してみてください。

　まとめ

今回は、ハイブリッド会議とWeb会議の違いについて解説しつつ、ハイブリッド会議を実施する上で必要なものも紹介しました。

リモートワークなどの多様な働き方が進み、コロナ禍にも対応しないといけない現代においては、どこにいても参加できるWeb会議が、仕事の中で重要な役割を果たしています。

そして、Web会議とリアルな会議を混ぜ合わせたハイブリッド会議という新しい形態も注目されています。

ハイブリッド会議においては、オフライン参加者が実際に集まるための会議室などの準備も必要です。

また、会議を開催する場合は、オフライン参加者側から、議論に入りづらいオンライン参加者に気を配り、会議を進行することが重要です。

今回おすすめしたスピーカーやマイクなどのツールを有効活用し、会議参加者全員が同じ方向を向いて有益な議論ができる環境を作りましょう。