Web会議の基礎知識

更新日:2021.07/07(水)

iPadを用いたペーパーレス会議とは?メリットや導入する際のポイントを解説します!

資料共有などの機能を有したペーパーレス会議システムの活用は、昨今では一般的になっています。
中でも、iPadを利用したペーパーレス会議は、パソコンよりも、より場所を選ばずに会議に参加できるなど、導入する企業が増えてきているのです。

そこで今回は、ペーパーレス会議システムの機能や、iPadを用いたペーパーレス会議のメリットなどを紹介します。

iPadを活用したペーパーレス会議とは?

iPadを活用したペーパーレス会議とはその名の通り、iPadを用いて行う会議のことで、資料共有などをオンラインで完結させるものです。
紙資料を用いた会議をおこなう場合は、会議前に印刷・整理・製本・配布をしなければなりません。しかしiPad会議の場合には資料を専用サーバーに登録するだけなので、それらの手間を省くことができます。

iPadを用いたペーパーレス会議を行う際には、上でも少し触れたように、まず会議開始前までにプレゼンターが資料を専用のサーバーに登録しておく必要があります。会議の参加者はiPadアプリからそのサーバーにアクセスすることで、登録された資料を閲覧することが可能に。
もしくは、会議の場でドキュメントなどのURLを共有し、参加者全員で閲覧するという方法も一般的です。

こうした会議では、資料の権限設定によっては、iPadから資料に書き込みをすることも可能になります。

ペーパーレス会議システムの一般的な機能

ペーパーレス会議に用いる会議システムには、話し合いを加速させるさまざまな機能が搭載されています。

一般的なものを紹介すると、資料共有や画面共有の機能。
会議参加者に資料のファイルを簡単に共有できたり、プレゼンターのパソコン(もしくはiPad)の画面を参加者に共有したりすることができます。

また、タッチペンを使って資料に書き込みをできる機能が搭載されているものも。
こちらの機能はiPadを活用する際に活躍します。

ペーパーレスiPad会議のメリット

ペーパーレスiPad会議には、さまざまなメリットが存在します。
代表的なメリットは3つあるので、各々詳しく確認していきましょう。

時間の削減になる

ペーパーレスにすることで紙のコストを削減できるだけでなく、会議における無駄な時間も削減できます。
紙の資料の場合、会議の前に準備して配布するため、基本的には会議が始まって資料が配布されてからでないと、内容を見ることができません。しかし、クラウド上に用意した資料ならどうでしょうか?
会議に参加する社員だけがアクセスできるようにしておけば、資料データが完成した時点で参加者全員が閲覧することが可能になります。

すると事前に資料を読み込めるため、内容を十分に理解した状態で会議を始められるようになるのです。さらに、誰が何をやるのか、いつまでにどこまで進めるのかなどを資料に追記しながら会議を行えば、会議の後も資料を議事録として全員で共有できます。

情報漏洩のリスクが低減する

セキュリティ向上の意識が高まっている昨今でも、いまだに情報漏洩は数多く発生しており、中でも紙媒体による情報漏洩が多数を占めています。
その理由としては、紙媒体は情報共有のために同じものをいくつも用意しなければならず、情報の管理が個人に委ねられてしまうからです。

しかし、ペーパーレス会議ならクラウド上に存在するたった一つのデータを管理するだけで良いので、むやみやたらに印刷してばらまくよりもよっぽど管理しやすくなります。

「データも簡単にコピーできるのでは?」と思うかもしれませんが、データの方がセキュリティ対策が講じやすいので安心です。
IPアドレスによるアクセス制限機能や、通信を暗号化して行うなどさまざまな対策があります。

また、バックアップや管理も簡単で資料の紛失やファイリングミスなども防げるでしょう。情報漏洩対策をする上でも、ペーパーレス化によるメリットは大きいと言えます。

場所を問わずに会議に参加できる

iPadは非常に軽くコンパクトであるため、どこにでも持ち運びが可能です。
そのため場所の制限がなく、好きなところで会議に参加できます。

自宅や出張中のちょっとした合間でも問題ありません。また立ちっぱなしでパソコンを使うことができないような環境であっても、タブレットなら手に持って使うことができるため、工夫次第で会議に多様性が生まれます。

iPad会議を導入する際に気をつけたいポイント

iPad会議を導入している企業は増えてきていますが、まだまだパソコンでの会議のほうが一般的。
これからiPad会議を導入しようと検討している方は、以下のポイントに気をつけてください。

ベネフィットの社内共有をしておく

長年紙の資料で会議に出席してきた人にとって、紙がない会議は慣れないため、ストレスになるかもしれません。
そのような人がiPadを持って会議に出席しても、うまく資料を見られないなどして、議論から置いていかれてしまいます。

こうした事態を避けるために、社員全員に、ペーパーレスでの会議のベネフィットを周知しておく必要があります。
このポイントをしっかり押さえておかないと、コストが削減できたとしても社員に不満が残る結果になるのです。

導入する目的やメリットをはっきりさせる

ペーパーレスのiPad会議にするメリットとして大きいのが、用紙や印刷コストの削減でしょう。また、情報漏洩などのデメリットも回避できます。

メリットを洗い出し、何のためにiPad会議を導入するのかをはっきりさせると、タブレットを持て余すことなく、会議の場でしっかりと活用することができるのではないでしょうか。

セキュリティを確認しておく

ペーパーレスのiPad会議を導入するためには、セキュリティの問題は重要です。
サーバーとiPadが通信をして情報を共有するのですから、セキュリティは万全でなければなりません。

セキュリティを向上させるために、サーバー側でユーザーIDごとに閲覧制限をかけたり、外部転送・ダウンロードの禁止などの設定をしておくと良いでしょう。

また、一人ひとりの意識を向上させることも大事です。
会社のiPadでのみ接続を行い、IDとパスワードは定期的に変えるなどの措置をとることで、個人のセキュリティレベルを上げることができます。

iPad自体にロックをかけてくのも良いでしょう。
もしも盗難や紛失が起こった際、第三者の手に渡ってしまっても、パスワードが複雑でiPadを開くことができなくなるため、ぜひ行ってほしいセキュリティ対策のひとつです。

iPadを活用した会議でペーパーレス化を促進させよう

iPadを活用したペーパーレス会議には、多くのメリットが存在します。
しかし、それと同時に気をつけなければならない点があるのも事実。

社員一人ひとりにiPadで会議を行う意味を理解してもらいながら、セキュリティなどの意識も向上させていきましょう。

上手に導入すれば、議論が加速する魅力的なツールです。
社内環境を整え、iPadを用いたペーパーレス会議導入へ前進しましょう。

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