Web会議の基礎知識

更新日:2021.10/13(水)

ユニファイドコミュニケーションとは!インスタント・メッセージングやユニファイド・メッセージングそれぞれを解説!

ユニファイド・コミュニケーションとは、ビジネスコミュニケーションツールを統合して一元管理をする技術のことです。DX化が叫ばれている現代において、欠かせない技術ですがその内容については詳しく知らない方も多いでしょう。そこで、本記事ではユニファイド・コミュニケーションの概要などを解説します。

ユニファイド・コミュニケーションとは


ユニファイド・コミュニケーション(Unified communications)とは、さまざまなビジネスコミュニケーションツールを統合し、一元管理ができる技術の総称です。ITの進歩によって現在、多くのITツールが誕生しています。

電話やメール、チャットツール、Web会議システムなど業務効率化を図るために、コミュニケーションツールを活用している企業も多いでしょう。企業によっては、それぞれの業務内容や取引先、顧客に応じてツールを使い分けているかもしれません。

ユニファイド・コミュニケーションを行えば、各ツールを1つの通信規格でつなげられるので、まとめて管理できるようになりコミュニケーションコストを下げられます。

次項からは「ユニファイド・コミュニケーションが必要な背景」「ユニファイド・コミュニケーションのメリット」「ユニファイド・コミュニケーションの事例」について見ていきましょう。

ユニファイド・コミュニケーションが必要な背景

ユニファイド・コミュニケーションが必要な背景には、さまざまなITツールの誕生があります。ビジネスコミュニケーションツールは電話やメール、チャットツールだけではありません。

Web会議システムもコミュニケーションシステムであり、相手の連絡先情報を活用するという点でいえば、CRMやSFA、MAなどのマーケティングツールなども該当します。しかし、各ツールの運営企業が異なると、ツール同士が連携できないケースが多いです。

ツールの連携ができなければ、別システムにデータが反映されないため、各ツールに手作業によるデータ入力が必要です。手作業でのデータ入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しかねません。

そこで必要なのが、ユニファイド・コミュニケーションによるコミュニケーションツールの統合です。ツールを1つにまとめることができれば、各ツールで入力した情報が連携され、全ツールに自動反映できます。

つまり、ユニファイド・コミュニケーションによってコミュニケーションツールを1つのデータベースとして機能させられるのです。デジタル技術を活用して組織変革と業績改善を目指すDXが叫ばれている現代において、システムを統合できるユニファイド・コミュニケーションは必須といえるでしょう。

ユニファイド・コミュニケーションのメリット


ユニファイド・コミュニケーションのメリットは「コスト削減」「働き方改革」「業務効率化」の3つです。

ユニファイド・コミュニケーションによってシステムを1つにまとめられれば、「コスト削減」が可能です。情報の管理が簡素化するだけでなく、入力ミスや連絡ミスなどのヒューマンエラーを減らせます。

また、場所と時間に制約されずいつでも情報の共有や閲覧が可能となり、リモートワークなど「働き方改革」も推進しやすいでしょう。情報やシステムの統合によって一括管理が可能となれば、システムごとの情報引き出しや入力、コミュニケーションツールの選択などの無駄を省けます。

無駄を省くことができれば業務の効率化が進み、本来取り組むべきに業務に集中できることから、生産性のアップも期待できるでしょう。

インスタント・メッセージング

「インスタントメッセージ」とは「IM」とも呼ばれるインターネットを利用したコミュニケーションツールです。短いメッセージを交互に行うのが特徴で、リアルタイムにやり取りができることから、電話とメールの中間的なツールともいわれています。

もともとは、友人や知人と気軽にチャットできるコミュニケーション手段としてIP電話とともに普及し、プライベートでの利用が一般的でした。しかし、Web会議やWebセミナー、リモートワークの普及にともなって、メールよりもリアルタイムなやり取りできることから、ビジネスでの利用も増えてきています。

代表的なサービスとしては、facebookの「Messenger」やInstagramの「ダイレクトメール」、「Slack(スラック)」などが挙げられます。

電子メールとの違い

インスタント・メッセージングと電子メールの違いは「リアルタイム性」「チャット機能の有無」「オンライン状況やメッセージ開封の確認」の3つです。
インスタント・メッセージングは、電子メールとは異なり「リアルタイム性」に長けています。電子メールの場合は、相手のアドレスを選択し、一般的なフォーマットに従って丁寧な文章を作成するケースが多いでしょう。

一方で、インスタント・メッセージングであれば、「大丈夫だった?」「あの案件どうなった?」などのような短いメッセージでやり取りをします。実際に話している感覚に近く、堅苦しさを感じさせないコミュニケーションが取れるでしょう。

また「チャット機能の有無」も大きな違いです。チャットとは、会議やディスカッションのように複数のメンバーとメッセージのやり取りが行える機能を指します。

部署メンバーやプロジェクトメンバーをチャットに加えておけば、全体に周知しなければならない情報を瞬時に共有可能です。もちろん、メンバーを選んで個別に送ることもできます。

さらに「オンライン状況やメッセージ開封の確認」ができるのもインスタント・メッセージングの強みです。電子メールの場合は、相手の状況が確認できないため、返信がなければ内容を確認したかどうかが分かりません。

インスタント・メッセージングであれば「相手がアクセスしているか」「メッセージの開封しているか」などをトーク欄で確認できます。チャットツールによっては、メッセージに直接スタンプできるリアクション機能もあり、コミュニケーションによるストレスを軽減できるでしょう。

ユニファイド・メッセージング

「ユニファイド・メッセージング」とは「UM」とも略される技術で、「統合メッセージング」とも呼ばれています。電話やボイスメール、電子メール、SMSなどあらゆるメッセージツールをパソコンで一括管理でき、スマホやタブレットなど複数のデバイスからアクセス可能です。

例えば、社外に出ているときはオフィスにかかってきた電話をスマホに転送したり、留守電話の通知をパソコンに表示させたりできます。さらには、電子メールをFAXで出力することも可能です。

ユニファイド・メッセージングを活用すれば、連絡方法の制約がなくなり、電子メールをユーザーの希望に合わせた方法でやり取りができ、場所の制約から解放されます。Cisco Systemsの「Cisco Unity Unified Messaging」などは、ユニファイド・メッセージングの代表的なサービスの1つです。

まとめ

ITツールが乱立し、多くのコミュニケーション手段が誕生した現代では、ユニファイド・コミュニケーションやユニファイド・メッセージングによるツール間の統合が欠かせません。統合による一元管理ができれば、返信忘れや入力ミスによるヒューマンエラーやツール切り替えの手間を減らし、業務の効率化を目指せます。

アクセス方法もユーザーの希望にあったものに変換できるため、ツール導入によるコストも削減できるでしょう。リモートワークを推進している場合は並行してインスタント・メッセージングも活用し、コミュニケーションの質を高めていきましょう。

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