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Web会議のメリット、デメリットをしっかり抑えよう

4つのメリット

Web会議には数多くメリットがありますが、せっかく導入したのにWeb会議システムを活かしきれないなんてことが出てくる可能性があります。 今回はそのようなことのないように、Web会議システムのメリットとデメリットについて説明していきたいと思います。

メリット1:会ったことのない人でも対面したかのように話せる

Web会議のメリットは非常に多くありますが、まず、遠くの人と、たとえその人といちども会ったことがなくとも、まるで会ったことがあるかのように空気を感じながら話ができるということが挙げられます。 実際に会うのとWeb会議越しに会うのとでは違う人もいるでしょう。なぜなら、直接対面するのはあまりに情報量が多すぎるのです。よって、Web会議を経由したほうが話しやすいという人も、今の時代には多くいるのです。 そして、もう直接会う必要はない時代が来ているのかもしれません。

メリット2:リモートで信頼関係が結べる

これはメリット1とも重なりますが、リモートであっても信頼関係を結ぶということはできるのです。仕事をしている者同士、暗黙の了解等がありますから、遠隔コニュニケーションを通じて「あ、この人は信頼できるな」と感じるタイミングがいつか来るはずです。その感覚は非常に正しいものです。 よって、ぜひその感覚を忘れないようにしていただきたいものです。インターネット全盛、リモートワーク全盛時代の、信頼とは何かについて深く考えるきっかけになるものWeb会議のいいところです。

メリット3:コストカットができる

Web会議のメリットは従業員側だけでなく、それを導入する上層部にとっても利益をもたらしてくれます。たとえば交通費。いままでは飛行機と新幹線に乗って何万もかけて会議にでかけていましたが、もうそんなことはありません。 そして同時に、それらの時間もカットすることができるのです。

さらに一歩進んで、アメリカではオフィスの賃料もカットしてしまっています。たびたびの不景気が世界を襲いましたから、経営効率化は誰にとっても喫緊の課題だったのです。 会議にまつわる交通費、人件費、コピー代等の文具費、地代家賃・・・さまざまな勘定をカットすることができるのです。

メリット4:スピーディである

そしてWeb会議では、スピーディに意思決定が行われます。 従来の組織のように、役職が上の人から順に並んで座り、下座の若手は発言すらできずひたすらだまって議事録を書いている・・・というようなタテ型組織とはおさらばし、誰もが1票の権利を持っているヨコ型のフラットな組織に移り変わることができるのです。


2つのデメリット

デメリット1:インターネット環境

最近のWeb会議システムは、パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンからでも参加できます。 ですが、タブレットやスマートフォンなどで外出先から参加する場合は少し注意が必要です。 たとえば、Wi-fiなどが飛んでいない場合は、テザリングでつなぐことになり、速度制限や容量制限がかかる可能性があり、接続が不安定になれば遅延が発生して接続が途切れ途切れになってしまうと円滑な会議進行は不可能になります。

デメリット2:雰囲気

参加者が集まって行う今までの会議とは異なり、Web会議への参加者がいる場所は様々です。 「場所を選ばずにどこからでも参加ができる」、「移動がなくなり時間が短縮される」、「発言がしやすい」などはWeb会議のメリットになります。 しかし、会議室に集まり顔を突き合わせて話さないために、どうしても雰囲気が読み取りづらいというデメリット確かにあります。


有料版について

有料版のデメリット

有料のWeb会議を導入すると多くの場合、初期費用、月々の使用料金、周辺機器購入代金などが発生してきます。 初期費用と月々の使用料金だけを考えるのであれば無料のWeb会議に目が向いてしまいがちです。


有料のメリット

ですが、有料版では「サポート体制が整っている」、「資料共有」、「セキュリティ」など円滑な会議進行を行う為の機能があり無料にはない機能が多くあります。


まとめ

メリットがあれば必ずデメリットは存在します。 そんなデメリットを上回るだけのメリットがあればどうでしょうか? たとえば、初期費用がかかるとしても交通費の削減、消耗品費の削減、長時間会議の大幅短縮など、これだけでもWeb会議を導入するだけのメリットが大いにあると思います。 Web会議システムの導入前に知識としてメリット、デメリットを把握した上で上手にWeb会議を活用してください。

web会議メリットデメリット

クラウド型のインターネット会議システムを導入すると得られるメリットとは

業務の効率が向上する

クラウド型のインターネット会議システムを導入すると、日々の仕事の効率を向上させることができます。人が1つの会議室に集まって会議を行う場合、当然ながら会議室の予約であったりスケジュールの調整が必要となります。しかし、インターネット会議システム等を利用すると、会議室の予約は勿論不要となり、会議への参加も自席で行うことができるため、予定の調整も簡単になるのです。

経費削減につながる

インターネット会議システムを活用して会議を行うようになると、大きなメリットとして経費削減につながります。会議参加者が1つの場所に集まって会議を行う場合、当然ながら移動時間が発生します。この移動時間は同じ建物にいる方ならそれ程重視するレベルではありませんが、別の建物であったり他の支店や支社から出張してきて頂くような場合においては旅費や宿泊費がかかってしまうのです。 勿論、内容的に非常に重要な会議であったり、フェイストゥーフェイスで会話する必要がある会議もあります。しかし、毎月多数のメンバーで実施する情報共有会や、ちょっとした確認を行うための打ち合わせ等については、クラウド型のインターネット会議で実施することである程度の経費削減効果を出すことができるのです。

会議メンバーと共有するための資料の準備が容易になる

一般的に会議を実施する場合、会議のメンバーと議案を共有するための資料の準備を行いますが、インターネット会議を実施するとこの資料の準備を容易にすることができます。具体的には、今までは会議で報告したり情報共有するための資料は紙で印刷し、会議の場で配るケースが多くありました。しかし、インターネット会議システムを活用して会議を実施する場合、そのような資料を画面に映しながら会議を行うことができるのです。 従来の会議の方法では必要な資料を準備し忘れたことで慌てて取りに行ったり、会議が始まる前に急いで資料を印刷した経験がある人は少なくないでしょう。しかし、インターネット会議システムを導入すれば会議で必要な資料は会議をしながらパソコン操作で参加者全員に表示させるため、資料の事前印刷が不要になることはもとより、ペーパーレスの推進にもつながるのです。

会議の内容が建設的かつ有意義となる

会議参加者が1つの会議室に集い会議を行う従来の方法の場合、事前にセッティングされている会議というイメージが強く、形式的な場になりやすい傾向があります。というのは、どうしても参加者がずらっと並んで座っていると周囲の反応や雰囲気を気にしてしまい、思っていることを発言しにくいと感じる方も少なくないのです。これに比べ、インターネット会議システム等を使って実施される会議は会議の開催もとても柔軟です。例えば、今から15分後に20分程会議できるか、と関係者に確認し、OKであればすぐに実施するというようなフットワークの軽い業務遂行が可能となるのです。そして、そのような柔軟さで開催された会議は参加者も重く感じず、何より自席で会議に参加しているため普段思っていることを発言しやすいのです。

まとめ

クラウド型のインターネット会議システムを導入すると、業務効率、経費削減、会議の有効性向上等、様々なメリットを発揮することができます。ただ、このようなシステムを導入すると会議の内容はイントラネットや環境によってはインターネット上を通信するため、セキュリティだけはしっかり対応する必要があります。しかし、その対策さえ整えば、仕事の仕方を良い方向へと進めるとても有効な対策となるのです。

クラウドのメリット

Web会議のクラウド型、そのメリットは?

クラウドの時代です。 10年ほど前に登場したクラウドは、私たちの生活を大きく変えました。 クラウドストレージ、クラウド会計サービス、そしてクラウドメール。 非常に便利なクラウド型システムですが、Web会議もクラウドでできるのです。

クラウドが変える世界

クラウドの特徴は何といっても自前でサーバーを持つ必要がないということです。 データセンターに構築されたサーバーのなかにある仮想空間に、インターネットを経由してアクセスします。 これは、社会の通信回線のインフラが整いつつあることから発達したテクノロジーだといえるでしょう。 そして、特徴としてデータの容量で課金されるというものがあります。 アクセスごとのデータ容量を使いますので、ファイルサーバーにしてもメールサーバーにしても、クラウドは使った分だけ支払うという従量課金制であることがメインです。 これによって、初期費用がほとんどかからないというメリットがあります。

ランニングコストだけで済むので、まだまだ企業規模の小さな中小企業やベンチャー企業などで積極的にクラウドが導入されています。 これまで既存のサーバーを設置して、管理者がつき、情報システム部が運用していたものが、クラウドによってメンテナンスが不要になるのです。サーバー側、つまりクラウド側でメンテナンスを行ってくれますので、人件費の大幅な削除につながるのです。

費用がかかることも

クラウド型のメリットとして、まず初期費用がかからないことが挙げられます。 しかし実際にシステムを使って気に入り、長期に渡って使うとなると、トータルで見たコストは、非クラウド型のほうが安かった、という事態も発生しかねません。 クラウド型はメリットばかりではなく、デメリットもあることを覚えておいてください。 その点、コンピュータにインストールするタイプのオンプレミス型なら、固定費ですみます。


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