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Web会議のメリット、デメリットをしっかり抑えよう

4つのメリット

Web会議には数多くメリットがありますが、せっかく導入したのにWeb会議システムを活かしきれないなんてことが出てくる可能性があります。 今回はそのようなことのないように、Web会議システムのメリットとデメリットについて説明していきたいと思います。

メリット1:会ったことのない人でも対面したかのように話せる

Web会議のメリットは非常に多くありますが、まず、遠くの人と、たとえその人といちども会ったことがなくとも、まるで会ったことがあるかのように空気を感じながら話ができるということが挙げられます。 実際に会うのとWeb会議越しに会うのとでは違う人もいるでしょう。なぜなら、直接対面するのはあまりに情報量が多すぎるのです。よって、Web会議を経由したほうが話しやすいという人も、今の時代には多くいるのです。 そして、もう直接会う必要はない時代が来ているのかもしれません。

メリット2:リモートで信頼関係が結べる

これはメリット1とも重なりますが、リモートであっても信頼関係を結ぶということはできるのです。仕事をしている者同士、暗黙の了解等がありますから、遠隔コニュニケーションを通じて「あ、この人は信頼できるな」と感じるタイミングがいつか来るはずです。その感覚は非常に正しいものです。 よって、ぜひその感覚を忘れないようにしていただきたいものです。インターネット全盛、リモートワーク全盛時代の、信頼とは何かについて深く考えるきっかけになるものWeb会議のいいところです。

メリット3:コストカットができる

Web会議のメリットは従業員側だけでなく、それを導入する上層部にとっても利益をもたらしてくれます。たとえば交通費。いままでは飛行機と新幹線に乗って何万もかけて会議にでかけていましたが、もうそんなことはありません。 そして同時に、それらの時間もカットすることができるのです。

さらに一歩進んで、アメリカではオフィスの賃料もカットしてしまっています。たびたびの不景気が世界を襲いましたから、経営効率化は誰にとっても喫緊の課題だったのです。 会議にまつわる交通費、人件費、コピー代等の文具費、地代家賃・・・さまざまな勘定をカットすることができるのです。

メリット4:スピーディである

そしてWeb会議では、スピーディに意思決定が行われます。 従来の組織のように、役職が上の人から順に並んで座り、下座の若手は発言すらできずひたすらだまって議事録を書いている・・・というようなタテ型組織とはおさらばし、誰もが1票の権利を持っているヨコ型のフラットな組織に移り変わることができるのです。


2つのデメリット

デメリット1:インターネット環境

最近のWeb会議システムは、パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンからでも参加できます。 ですが、タブレットやスマートフォンなどで外出先から参加する場合は少し注意が必要です。 たとえば、Wi-fiなどが飛んでいない場合は、テザリングでつなぐことになり、速度制限や容量制限がかかる可能性があり、接続が不安定になれば遅延が発生して接続が途切れ途切れになってしまうと円滑な会議進行は不可能になります。

デメリット2:雰囲気

参加者が集まって行う今までの会議とは異なり、Web会議への参加者がいる場所は様々です。 「場所を選ばずにどこからでも参加ができる」、「移動がなくなり時間が短縮される」、「発言がしやすい」などはWeb会議のメリットになります。 しかし、会議室に集まり顔を突き合わせて話さないために、どうしても雰囲気が読み取りづらいというデメリット確かにあります。


有料版について

有料版のデメリット

有料のWeb会議を導入すると多くの場合、初期費用、月々の使用料金、周辺機器購入代金などが発生してきます。 初期費用と月々の使用料金だけを考えるのであれば無料のWeb会議に目が向いてしまいがちです。


有料のメリット

ですが、有料版では「サポート体制が整っている」、「資料共有」、「セキュリティ」など円滑な会議進行を行う為の機能があり無料にはない機能が多くあります。


まとめ

メリットがあれば必ずデメリットは存在します。 そんなデメリットを上回るだけのメリットがあればどうでしょうか? たとえば、初期費用がかかるとしても交通費の削減、消耗品費の削減、長時間会議の大幅短縮など、これだけでもWeb会議を導入するだけのメリットが大いにあると思います。 Web会議システムの導入前に知識としてメリット、デメリットを把握した上で上手にWeb会議を活用してください。


使いやすさを追求したWeb会議システム(フレッシュボイス)