Web会議システムを活用して業務改善!

Web会議システムを活用して業務改善!【営業職向け】シーン別おすすめ製品5選

企業の中で、最も社内外とのやりとりが多いのは、やはり営業職の方でしょう。
電話やメールによる連絡だけでなく、新規営業、既存顧客への定例訪問、進行中のプロジェクトのチームMTGなど、数多くの打ち合わせをこなしていらっしゃることと思います。毎日お疲れさまです。
その一部でもWeb会議に置き換えられたら、移動時間が減って、もっと他の業務を行う時間や、プライベートの時間が増えるのに…と思っている方も多いのでは?

営業職の場合、先ほどいくつか挙げたように、打ち合わせと一口に言っても、さまざまなシーンがあります。
では、それぞれのシーンにおける、理想的なWeb会議システムはどれでしょうか?

今回は、中小企業の営業職の方へ向けて、打ち合わせのシーン別に、比較的手軽に導入できるおすすめWeb会議システムをご紹介していきます。

新規営業にも活用できる『Lite FreshVoice(LFV)』

Lite FreshVoice(LFV)

『Lite FreshVoice(LFV)』は、ブラウザ型のWeb会議システムです。
Google ChromeやFirefox、SafariといったブラウザでWeb会議を開催するので、アプリやソフトウェアなどのインストールは不要。また、会議ホストのみ有料のアカウントが必要ですが、参加者はアカウントも不要です。
ホストがURlを作成し、参加者に共有するだけなので、いつでもすぐにWeb会議を開催することができます。

有料のWeb会議システムですから、もちろん高品質。特に音声がクリアなので、スムーズにコミュニケーションをとることができます。
マルチデバイス対応で、最大5拠点まで接続可能。機能はかなりシンプルですが、画面共有やローカル録画といった、Web会議に必要なツールはしっかり備わっています。

参加者にアカウントの作成やアプリのインストールといった手間をかけさせることがないので、社内のプロジェクトチームのMTGはもちろん、フリーランスの方や既存顧客との打ち合わせだけでなく、新規営業などにも活用可能です。汎用性が高いので、特に営業職の方の場合、ほかのWeb会議システムでは置き換えられなかった打ち合わせも、『Lite FreshVoice(LFV)』なら置き換えられるということもあると思います。
有料のWeb会議システムですが、1ID(ホストアカウント)、1URL(会議室)から契約できるので、導入のハードルは低め。ぜひ、14日間の無料トライアルで、手軽さと品質をお確かめください。

『Lite FreshVoice(LFV)』の詳細、無料トライアルのお申し込みはこちら

既存のお客様との打ち合わせなら『Chatwork(チャットワーク)』や『Slack』

Chatwork

社内外のコミュニケーションに、ビジネスチャットを利用している企業も多いのではないでしょうか。
日本におけるビジネスチャットツールといえば、『Chatwork』と『Slack』ですが、どちらかというと『Chatwork』を利用している企業の方が多いよう。

性能はというと、メインの機能ではないのでそれほど優秀ではないのですが、ものすごく悪いというわけでもなく、"そこそこ"といったところ。

既に『Chatwork』のグループや、『Slack』の共有チャンネルでコミュニケーションをとっているクライアントであれば、思い立ったらワンクリックですぐにWeb会議をつなげることができるので、円滑なプロジェクトの進行のために、有効活用されるのがおすすめです。

ITリテラシーの低いお客様への対応なら『Zoom』

Zoom

お取り扱いの商材にもよるかと思いますが、パソコンを使い慣れない、ITリテラシーのあまり高くないお客様に対応しなければならないこともあるかもしれません。
そういったシーンでおすすめなのが、『Zoom』です。『Zoom』はアメリカを中心に利用されている無料のWeb会議システムで、ここ数年で一気に日本にも浸透してきました。

『Zoom』が、ITリテラシーの低いお客様とのWeb会議におすすめな理由は2つ。
1つ目は、最初にご紹介した『Lite FreshVoice(LFV)』と同じように、参加者はアカウント不要で、会議室のURLをクリックするだけでWeb会議に参加できるからです。 ただし、『Lite FreshVoice(LFV)』とは違って、Web会議への参加には『Zoom』のアプリが必須。そのため、初めて『Zoom』の会議室URLをクリックすると、自動的に『Zoom』のアプリケーションファイルがダウンロードされ、それをインストールしなければWeb会議に参加することができません。
パソコンを使い慣れない方にはちょっとハードルが高いのではないかと思われるかもしれませんが、そこを頑張ってもらってでも『Zoom』をおすすめする理由が2つ目。「リモート制御機能」を使って、共有された相手の画面を操作することができるからです。
とりあえずWeb会議に参加して画面共有をオンにさえしてもらえれば、詳しい使い方や他の機能は、実際に操作して見せながら教えることができます。相手に何かパソコン操作をして欲しい時に、代わりに行うことも可能。「リモート制御機能」があれば、パソコンを使い慣れないお客様とのWeb会議も、スムーズに行うことができるのです。

もしお客様が、パソコンは難しいけれど、スマホやタブレットなら使い慣れているということであれば、『Zoom』のアプリをダウンロードしてもらって、スマホやタブレットからWeb会議に参加してもらうということもできます。メールやLINEで会議室URLを共有すれば、タップするだけで『Zoom』アプリが立ち上がるので、より簡単にWeb会議に参加可能です。

また、例えば、パソコンのアプリやソフトウェアの販売を行なっている企業であれば、『Zoom』の「リモート制御機能」を使って、遠隔地からデモンストレーションを行うこともできます。営業職だけでなく、カスタマーサポートにもぴったりです。

『Zoom』は、会議ホスト側はアカウント必須ですが、1度作成してしまえば、「新規ミーティング」を開始して会議室URLを共有するだけなので、それほど負担はありません。
1点注意しなければならないのが、無料アカウントの場合、Web会議に40分という時間制限があること。社内のMTGであれば、時間になったら掛け直すで良いのですが、お客様とのWeb会議ではそうもいかないと思いますので、有料アカウントの契約をおすすめします。

仲の良いお客様やチームでのコミュニケーションなら『Skype』

Skype

日本で最も有名なビデオコミュニケーションツールといえば、Microsoftが提供する『Skype』です。
ビデオ通話を行うためには、参加者全員がそれぞれアカウントを取得している必要がありますが、国内外で広く利用されているツールのため、アカウントを取得している人も多く、気軽に利用することができます。

無料アカウントでも、最大50拠点を接続でき、1回のビデオ通話も最長4時間までできるので、かなり大規模なWeb会議を開催することが可能です。
さらに、背景ぼかしや投票、リアルタイム字幕、同時通訳など、独自の機能がかなり充実。日本語以外の言語を話す方とのミーティングもアシストしてくれるので、グローバルな展開を視野に入れている中小企業にとって、頼りになるツールの1つです。

しかし、国内でのビジネスシーンと考えると、『Skype』の無料アカウントは、主にプライベートで利用されているイメージのせいか、ニックネームのような「Skype名」のせいか、どうしてもややカジュアルな印象が…。 そのため、元々ビジネスで『Skype』を利用しているというお客様や、付き合いが長く仲の良いお客様との打ち合わせ、あるいは、外注依頼をしているフリーランスの方も含めたプロジェクトチームでのMTGなど、『Skype』のカジュアルさが気にならない、または、『Skype』の方が都合が良いという場合に限定して利用されるのが良いのではないでしょうか。

複数のWeb会議システムを使い分けて、営業職の業務改善を!

今回の記事では、4つの打ち合わせシーンと、そこにマッチする5つのWeb会議システム(一部、ビジネスチャット)をご紹介しました。
ご自身の日々の業務と一致するシーンや、自社に導入できそうな製品はありましたか?

導入するWeb会議システムは、必ずしも1つに絞る必要はありません。有料のWeb会議システムを複数契約するのはなかなか難しいと思いますが、無料の製品であれば、いくつか導入することもできるでしょう。複数のWeb会議システムを、お客様やシーンに応じて使い分けることで、会議の質をキープしたまま、どんどん業務効率化を推し進めることができます。

まずは無料のWeb会議システム、あるいは、ご利用中のビジネスツールに搭載されているビデオ通話機能から、有効活用していきませんか? 営業職の方の日々の業務が、もっとずっと楽になるはずです。

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徹底比較!SkypeとFresh Voiceの違い