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タブレットを使用してWeb会議ってできるものなの?

現在広く使われているWeb会議システムは、そのほとんど全てが、パソコンだけでなく、スマホやタブレットにも対応しています。専用のアプリを端末にインストールすることで、スマホやタブレットからでも、手軽にWeb会議に参加することができるのです。
もちろん、パソコン-タブレット間のWeb会議も可能。製品や使用する端末によって一部制限はあるものの、おおよそ主要な機能は、パソコンと同じように使用することができます。
もし、タブレットをお持ちで、Web会議に利用していないのなら、それは、少しもったいないかも。実は、タブレットを活用することで、より効率的で快適なWeb会議を行うことができるんです。

Web会議にタブレット端末を使うメリット

まずは、Web会議にタブレット端末を使うメリットをいくつかご紹介していきます。

1.セットアップの必要が無い

Web会議を行うには、端末の他に、いくつか用意しなければならないものがあります。その最たるものが、インターネットに接続できる環境です。
タブレットの場合、通信回線契約をしている端末であれば、そのままインターネットに接続できますし、そうでなくても、パソコンと同じようにWi-Fi接続環境があれば、インターネットに接続することができます。

次に必要なのが、カメラ・マイク・スピーカーですが、タブレットの場合、これらが標準装備されている場合も多く、仮に用意するとしても、イヤホンマイクが1つあれば十分。イヤホンマイクが、タブレットの備品として付属している場合もあります。

つまり、タブレットでWeb会議を行うために準備することといえば、専用のアプリをインストールするくらいで、特別なセットアップが必要ないんです。これなら、急にWeb会議をしなければならないとなった場合でも、すぐに参加準備が整います。

2.どこからでもWeb会議に参加できる

1つ上の項目でもお伝えしたように、タブレットには、Web会議に必要なものがあらかじめほとんど揃っているため、Wi-Fi接続環境があれば、あるいは、通信回線契約をしている端末であれば、圏外でない限りどこからでもWeb会議に参加することができます。

また、パソコンの場合、たとえWeb会議に参加するのではなく、メールやチャットをチェックするだけだったとしても、パソコンを置けるテーブルや座れる椅子がなければ、画面を開くことすらなかなか難しいです。
しかし、タブレット端末であれば、テーブルや椅子がなくても、片手に持ったまま使用することができるので、発言は難しいかもしれませんが、公共交通機関を使っての移動中も、Web会議に参加して、内容を把握するということが可能です。周囲に人がいないような場所であれば、短時間ならWeb会議で発言をすることだってできます。

このように、Web会議を行うにあたっての特別なスペースが必要が無いというのは、例えば、店舗や工場のスタッフとWeb会議を行う際にも役立ちます。店舗や工場には、会議室が無い場合も多いですし、Web会議を使って指示を受けるときに、現場でパソコンを持ったままというのもなかなか大変です。
その点、タブレットであれば、手に持ったままでも軽いですし、少しのスペースと壁があれば、立てかけておくこともできます。

3.Web会議の開催や参加が簡単

専用のアプリを使うので、直感的な操作で簡単にWeb会議を開催することができます。また、参加の場合も、共有されたURLをクリックしたり、QRコードを読み込めば自動的にアプリが立ち上がるので、たった1タップ、3秒もあれば会議室に入れるのが嬉しいポイントです。

4.パソコンでWeb会議に参加しなくて良い

パソコンでWeb会議を行う場合、1画面だと、議事録を書いたり、共有された資料を見ながら会議に参加するのがなかなか難しいもの。こういった場合に、パソコンではなく、タブレットからWeb会議に参加すれば、パソコンの画面は、議事録や資料を表示させたままにできるので、画面の切り替えといった余計な動作を減らして、より会議に集中することができます。逆に、パソコンでWeb会議を行なって、タブレットで議事録を書いたり、共有された資料を見るというのもありです。

Web会議でのタブレット活用術

Web会議でのタブレット活用術

さて、ここからは、どのようなシーンにおけるWeb会議で、タブレットを活用できるかという具体的な例をご紹介していきましょう。

1.外出先から参加するWeb会議

Web会議にタブレット端末を使うメリットでもご紹介した通り、タブレットであれば、外出先からも簡単にWeb会議に参加することができます。
例えば出張中、タクシーや宿泊先のホテルからであれば、いつも通り会議に参加できるでしょうし、新幹線の中で、発言はせずに、会議を視聴するということも可能です。

また、タブレットであれば、ちょっと10分だけ会議に参加してほしいという要望にも簡単に応えることができるので、社内外のメンバー間でのコミュニケーションが取りやすくなります。

2.本社と現場間で行うWeb会議

タブレットを使えば、本社と店舗や工場といった現場とのコミュニケーションもスムーズになります。タブレットであれば、現場の作業場所に置いておいても邪魔になりませんし、会議室がなくても、手に持ったり、どこかに立てかけたりしてWeb会議を行うことが可能です。
また、タブレットの場合、画面側だけでなく、背面側にもカメラが付いている場合がほとんどなので、現場の様子が見たいなんて時に、カメラを切り替えるだけで映像を共有することができて、とっても便利。現場でWeb会議を導入するなら、パソコンよりもタブレットの方が有用性が高そうです。

3.パソコンで別の作業をしたいときのWeb会議

在宅勤務制度がある企業の中には、"在宅勤務中はWeb会議に接続したままにしておくこと"というルールが設定されているところもあるのではないでしょうか?
業務に使用するパソコンをWeb会議に繋いだままにしておくと、パソコンのスペックによっては、動作が重くなって作業効率が落ちるなんてことが起こります。こういった場合に、Web会議につなぐ端末をタブレットにすれば、パソコンにかかる負荷を少なくすることが可能です。

また、例えば、客先や自社に集まって会議を行うとき、会議に直接参加できない自社のメンバーをWeb会議で繋ぐなんて場合もあるかと思います。この時、自分のパソコンでWeb会議を繋いでしまっては、議事録が取れませんし、かといってパソコンを2台持ち運んでセッティングするのも大変なので、タブレットを活用するのがおすすめです。

タブレットを活用して、より効率的で快適なWeb会議を

タブレットを活用して、より効率的で快適なWeb会議を

ここまでご紹介してきたように、タブレットを活用することで、Web会議を開催、あるいは、参加できるシーンが増えるほか、今まで、ちょっと不便だなと思っていた部分を解消して、もっと快適にWeb会議を行うことが可能になります。
Web会議を使って、より簡単にコミュニケーションが取れるようになれば、業務の生産性を高めたり、コストを削減することもできるでしょうし、Web会議が快適になれば、もっと短時間で内容の濃い会議を行うこともできるようになるでしょう。

タブレットの活用術としてお伝えしてきましたが、スマホもほぼ同じように活用することが可能です。ただし、スマホの場合は、画面が小さいため、タブレットよりも少し不便に感じることもあるかもしれません。

もし、お手元にタブレットがあるなら、ぜひ、次回のWeb会議から使ってみてください。きっと、今までよりも、効率的で快適な会議を行えるはずです。