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全社会議にWeb会議が最適、全社会議のコツ

全社会議を成功させるには!

縦割り組織の場合であっても、社長や役員さんがいらっやる会議でも、これを守れば会議運営がうまくいく、という会議を有意義にするための3つのコツをご紹介します。

■誰もに自由な発言を保証する。

全社会議が画一的で形式的なものにならないために、次のルールを設定して置くことをオススメします。それは、人の発言を否定しない、または発言者に対する不利益を与えないことを会社が約束することです。社員は、発言したくても否定されるのではないか、上層部と意見が食い違ったら今後の不利益に繋がるのではないかとビクビクしているものです。発言を丁寧に拾い上げ、また後日経営会議にかけることが伸びる会社の秘訣、思っても損はないのではないでしょうか。

■ファシリテーターを設定し、その役割を明快にする。

ファシリテーターとは、議事進行のみを行う役割で会社の社員で当然いいのですが、この全社会議ではあえて意見を述べるのではなく、会議進行に徹してもらう、ということが重要なポイントです。更にファシリテーターの中立的な能力によってスムーズな意見交換ができたり、時には人を諌めていくことが重要な役割です。全社会議は、ともすれば停滞しがちですがこのファシリテーターという役割と一つ設定するだけで、会議は活発なものになり、参加者は発言を積極的にできるようになると考えます。

■目的が全員と共有できている。

全社員が集まる全社会議では、何のために会議を行うのか、会議自体の目的が不明瞭になり、目的意識が希薄になりがちです。そのため参加者通しで牽制をしあったり、発言を控えることが多くなります。ですので、この「何のため」という会議目的をはっきり明確に指示を与えることが重要です。できれば事前に告知し、事前準備や参加者に意見を求められても答えられるようにしておく事が重要です。Web会議を利用した全社会議では、ファシリテーターが各拠点に発言を求めるシーンを折り込むことは重要なことです。一定の緊張感と全体の目的意識を一つにすること、これが非常に重要です。

縦割り組織の場合は、全社会議は難しい!?

事業部制になっており、縦割りの組織で何回層も組織が連なっている会社の場合、全社会議を効率よく行うのは非常に困難です。

ですが、横並び型で、社長の直下に多くの部署が連なっている場合、Web会議を使えば、全社会議に最適です。縦割り組織の場合、事業部ごとに責任者がいて、長い工程に多くの社員が連なります。

そして、複数のグループに別れた状態で、ビジネスが進みます。一方の横並び組織では、工程ごとに人が別れているわけではないので、非常にフラットな組織となります。ですが、そのため、責任の所在があいまいになるというデメリットもあります。それらを予防するために、別途、管理グループを作ってチェックすることが重要でしょう。

横並び組織では、Web会議を使って全社会議が行える!

縦並びの組織であるか、横並びの組織であるかは、その会社の社長のポリシーにもよります。経営層がその組織をどう考えているか、また、顧客の組織規模によっても、組織の形式は違います。

たとえば、銀行などをクライアントにもつベンダーなどの場合は、顧客であるクライアントの組織に合わせて、「ソリューション事業部第一金融ソリューション部」などといった縦割り型の組織になりがちです。

ですが、多店舗展開しているチェーン店などは、ひとつひとつの店舗に上下関係はなく、社長直下に店舗が横並びに並びます。

多店舗展開しているチェーン店などでも、大規模な組織になってくると、エリアやグループなどができて、エリアのスーパーバイザーなどが就任し、縦割りの組織に変貌することがあります。あまりに組織が大きくなりすぎた場合は、縦割り型組織にならざるをえないのです。ですが、発展途上の中小企業などのこれからスケールしていく横割り型組織の場合は、全社会議にWeb会議を使うと、効率よく意志の疎通ができるでしょう。

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