Web会議システム導入前の一問一答

Q Web会議システムとはどういうものなのでしょうか？

A　Web会議システムとは、インターネットが利用できる複数の拠点間で音声のみならず、映像を介してのやり取りができるコミュニケーションツールのことです。

近年では、資料共有機能や録音・録画機能などの多彩な機能が備わっているWeb会議システムが増えています。そのため、資料を用いたやり取りだけでなく、録音による議事録の作成や、Web会議システム終了後に録画を見直して反省点を見つけるなど、その活用方法は多彩です。

以前は遠隔会議というとテレビ会議が主流でしたが、インターネットとパソコンの普及に伴い、現在はWeb会議システムが一般的になっています。

Q Web会議システムとテレビ会議システムは同じではないのですか？

A　基本的な部分は同じですが、厳密にはWeb会議システムとテレビ会議システムの仕組みは異なります。

インターネットを使ってパソコンやタブレットなどさまざまな端末で対話ができるWeb会議システムに対し、テレビ会議システムは、電話のように専用線と専用端末の設置が必要です。

専用線と専用端末の設置には導入コストがかかるほか、テレビ会議を行うためには参加者が会議室などに集まらなければなりません。しかし、Web会議システムは自室から各々の端末を使用すれば参加可でき、導入コストも抑えられます。

また、テレビ会議システムは機器が古くなると故障リスクが高まり、修理や交換にかかる費用も高額になりがちです。一方、Web会議システムは常に最新バージョンにアップデート可能です。

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導入後、どういったことにWeb会議システムは使えますか？

A　例えば、本社とは遠く離れた別の支店の担当者とやり取りする際に、Web会議システムを使用することで、それぞれがその場にいたまま会議を行うことが可能です。

また、テレワークというスタイルで自宅で業務を行いながら本社や別の会社の担当者とやり取りをする際にも、Web会議システムを活用することで、円滑なコミュニケーションを図れます。

Webセミナーなどのオンラインイベントも開催できるので、会場や人手確保、交通費などの経費を大幅に削減しながら、効率的に情報発信が実現できるでしょう。

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Q Web会議システム導入後にはどのような機材が必要でしょうか？

A　一般的にはパソコンにマイクとスピーカー、Webカメラが必要となります。

ただし、ノートパソコンやタブレットなど、端末本体にそれらが内蔵されている場合は、外付けのWebカメラなどを用意する必要は必ずしもありません。

Web会議システムの映像や音声を高画質・高音質にした方がやり取りしやすいのも事実です。特に、営業やWebセミナーなどを行う場合には、見やすさや聞き取りやすさが重要視されます。

そのため、端末本体に内蔵型されていたとしても、高画質・高音質でやり取りできる専用のマイクやWebカメラを揃えた方がよいでしょう。

Q Web会議システムを導入するにあたって推奨される環境はありますか ？

A　基本的に、インターネットが利用できて必要な機材が揃っていれば、Web会議システムを使用できます。

ただし、利用するWeb会議システムによっては、OSやブラウザなどが指定されている場合があるため事前の確認が必要です。

Web会議システムは、多くのデータ量を送受信するため、通信環境が悪ければ音声が途切れたり、通信遅延が発生したりします。スムーズな通信を行いたい場合は、回線帯域の数値が高いものを準備し、データ通信速度の早いネット環境を整備しましょう。

ただし、いくらネット環境を整備しても、低スペックのパソコンや古いパソコンを使用している場合は、変化しないケースも考えられます。「Web会議システムが上手く動作しない」「通信が途切れる」といった場合には、パソコンに買い替えも検討してみてください。

またWi-Fiなどの無線接続が安定しない場合、有線接続に切り替えてみてもよいかもしれません。

Q Web会議システムを導入することのメリットはどのようなものですか ？

A　Web会議システムを利用するメリットは多く存在します。

まず、遠隔地に出張する手間と経費の削減です。

Web会議システムの資料共有機能を活用すれば、資料を印刷しなくて済むため、用紙やインクなどの経費も削減できます。資料を準備する手間も省け、置き忘れや紛失による情報漏洩リスクも軽減できるでしょう。

さらに、大きい会議室を用意しなくても、参加者がそれぞれの自席から会議に臨めます。社長や責任者が出先からでも会議に出席できるため、経営に関する意思決定も迅速に行えるようになるでしょう。

遠隔地からの会議が可能となれば出社の必要がなくなり、リモートワークなど社員の生活にあわせてさまざまな働き方を実現できます。介護などで地方に帰る方や夫の転勤に連れ添う主婦など、従来なら退職しなければならなかった方でも仕事が続けられるようになるので、人材の流出も防げます。

Q Web会議システムの導入にはどのくらい料金がかかりますか？

A　サービスによって、無料と有料のものがあります。

無料の場合は、有料に比べて「画質や音質が悪い」「同時に利用できる人数が少ない」といった機能制限があるケースが多いです。

また、有料のものはサービスによって利用料金が大きく異なります。初期費用に加え、月額利用料がかかるという料金プランが主流であり「参加人数」「セキュリティ機能」「他サービスとの連携」など、オプションの内容によって料金は大きく変化するでしょう。

サービスによっては、サポート体制もオプション料金に含まれるケースもあり、活用次第で費用対効果を高められます。