Web会議の基礎知識

更新日:2021.05/12(水)

「Zoomマナー」とは? SNSやネットで話題の新常識

Zoomマナー、Web会議マナーといった記事が、Web会議システムの利用が一気に拡大してWebメディアに出始めました。
今、この記事を書いている私は、「でたでた、そういうの。」「日本人って、本当にマナーが大好きというか、過剰に気にするというか…。」「もうお腹いっぱい。」と思いながら流し読みをしていた一人。
にもかかわらず、Zoomマナー、Web会議マナーについての記事を書く理由。それは、マナー講師のような立場ではなく、Web会議システムのベンダーとして、そのマナーに対して意見してみるのもおもしろいのではないか、と思ったからです。
この記事では、SNSやネットで話題のZoomマナー、Web会議マナーについて、ありか、なしか、Web会議システムのベンダーの立場からの意見をお伝えしていこうと思います。

SNSやネットで話題の「Zoomマナー」

①喋らない時はマイクをミュート

これは、快適なWeb会議を行うためにも、必要なマナーだと思います。
現在、広く使われているクラウド型(ASP型)のWeb会議システムと、ブラウザ型のWeb会議システムの多くは、1つの拠点から音声を出すと、他の拠点の音声が聞こえなくなるシステムが多いため、相手の話を聞くときは、余計な環境音などをマイクが拾わないよう、ミュートにするのが◎
ミュートを解除せずに喋り出さないように気をつけましょう。

②相手の発言中に自分の発言を被せない

これも、快適なWeb会議を行うためにも、必要なマナーだと思います。理由は、上記と全く同じで、2人が同時に喋ると、結局どっちの話も聞こえないという落ちが待っているだけだからです。
Web会議は、喋り出すタイミングが難しいと感じている方も多いようですが、私の場合は、空気を読むのではなく、話が途切れた間のタイミングで、画面に見えるように挙手をして、音声で「はい!」と言うようにしています。今から、話しますよという意思表示をすれば、相手も、自然とこちらに耳を傾けてくれるので、喋り出しやすくなりますよ。
また、相手の発言の途中で補足をしたくなった時は、チャット機能を活用したりもしています。

③長々と喋り続けない

②と関連するのですが、もし仮に、相手がずーっと喋り続けている場合、「はい!」と挙手をするタイミングもありませんよね?
そのため、特に、3拠点以上でWeb会議を行う場合は、他の人が途中で話に入ってきやすいように、長々と喋り続けるのではなく、対面で会話をするときよりも、少し意識して、ちょっと長めの間を多めに入れるようにしましょう。
また、私のように、間のタイミングで挙手をする人がいた場合は、「〇〇さんどうぞ」と一声かけてあげるとスムーズに会話が進みます。

④表情をつける、相槌を打つ

無表情でじーっと画面を見つめている人は怖いなんて書かれていましたが、これは、やった方が良いとは思いますが、マナーとまでは言わなくても良いのでは?という印象です。
Web会議は、映像よりも音声が重要です。なので、クリアな音声で、スムーズな会話ができているのであれば、そこまで、映像を気にする必要はないと考えます。

ただ、Web会議中に別の作業をしていて、心ここにあらずの状態になっているとすぐにバレます。意外とわかりますので気をつけてくださいね。

これは私の場合ですが、Web会議中は、話を聞いていますよというのを示すために、話の内容に合わせて笑顔を作る、うなずく、ためにカメラ目線というのをやっています。
うなずくのも、回数が多いとうるさくなってしまうので、話のキリのよいところでのみ、少し大きめの動作で。
特に、議事録を取っている場合などは、相手からすると、何らかの作業をしているのはわかるけれど、何をしているかまではわからないので、意識的にこれらの動作を行なっています。

また、参加して話は聞くが、発言はほとんどしないという会議の場合は、最初の挨拶のタイミングで、発言しない時は、マイクもカメラもOFFにしますという旨を伝えて、そのようにしています。
こうすれば、Web会議の帯域を圧迫しませんし、良いか悪いかと言われるとちょっとアレですが、Web会議中に別の作業を行っても誰にも文句は言われません。話を聞くだけなら、いっそマイクもカメラもOFF。これが良いと思います。

⑤逆光にならないようにする

これも④と同じで、気をつけた方が良いとは思いますが、マナーとまでは言わなくても良いのでは?
確かに、顔が暗く映るので、改善できるのであればした方が良いとは思いますが、在宅勤務などの場合は、そもそもの環境の問題もあると思いますので、無理してどうこうする必要はないと思います。
個人的には、逆光よりも、カメラの角度が気になることがあります。ノートパソコンに内蔵されているカメラを利用していると、画面の角度によっては、下から見上げるアングルになってしまい、怒っているように見えてしまうことが。
ちょっとした角度調整で直ると思うので、映り方を気にするのであれば、カメラの角度もチェックしてみてください。

⑥Web会議の上座下座

日本人らしい発想ですが、これは、参加者の中から任意で上座を割り振れる機能みたいなものが実装されない限りは、スムーズなコミュニケーションを殺す、本末転倒なマナーです。
基本的に、Web会議に入った順で自動的に画面が並べられます。目上の人が上座の位置にくるように、何度もWeb会議入り直すなんてただの時間の無駄。
当社のWeb会議システムの同時接続拠点数は最大200拠点です。5拠点くらいまでならまだ対応できるかもしれませんが、200拠点でそんな対応はできません。
また、接続が切れてしまった場合は、リロードするか入り直すのが早いのですが、上座を意識してしまうと、上座の人が接続不良になるたびに、全員がリロードするか入り直さなければならなくなってしまいます。

⑦Web会議から退出する順番

これも、日本人らしい発想だなと思いつつ、マナーとしては、なしだと思います。
ただし、ホストが抜けるとWeb会議が終了してしまうタイプのWeb会議システムがあるため、そういった製品を利用している場合は、ホストの方の退出のタイミングには、少し気をつけた方が良いかもしれません。
通常は、「失礼します」と一声かけて一礼し終了ボタンを押すで良いと思います。

ある程度のマナーは必要! ただし、気にしすぎてWeb会議の利点を潰すのはNG

マナー必須

ここまで、SNSやネットで話題のZoomマナー、Web会議マナーについて、勝手に意見を申し上げてきましたが、Web会議の最大の目的が、遠隔地同士を結んだスムーズなコミュニケーションのため、音声に関しては、やはり、ある程度のマナーが必要だと思います。
一方、映像や、一般のマナーのWeb会議への適応は、Web会議のクオリティへの影響はほとんどなく、印象や感情の問題だと思いますので、新しい時代ですから、あえて前時代的なマナーで押さえつける必要はないのでは?と感じました。

また、Web会議システムのベンダー的には、⑧個室以外ではヘッドセットを利用するというマナーを推していきたいところ。
1人しかいない個室空間からWeb会議に参加する場合は、ハウリングしないのであれば、パソコンに内蔵されているマイクやスピーカーを利用するでも良いと思いますが、オフィスフロアなど、騒がしい空間、特に、同じ空間内にWeb会議を行っている人が複数いる場合は、ヘッドセットを利用して、少しでも雑音の少ないクリアな音声になるよう配慮すべきと考えます。

引き続きテレワークや在宅勤務が推奨されているため、これから、自社のWeb会議ルールなどを定める会社も出てくるかもしれませんが、マナーなどを気にしすぎて、Web会議の利点を潰すようなルールを作ってしまわないよう、お気をつけください。

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