Web会議の基礎知識

更新日:2022.06/29(水)

Web会議を使いこなすには5つのメリット、2つのデメリットを抑えよう!

Web会議を使いこなすには5つのメリット、2つのデメリットを抑えよう!

Web会議5つのメリット

Web会議には数多くメリットがありますが、せっかく導入したのにWeb会議システムを活かしきれないなんてことが出てくる可能性があります。 今回はそのようなことのないように、Web会議システムのメリットとデメリットについて説明していきたいと思います。

Web会議のメリット1:業務効率の向上

クラウド型のWeb会議システムを導入すると、日々の仕事の効率を向上させることができます。人が1つの会議室に集まって会議を行う場合、当然ながら会議室の予約であったりスケジュールの調整が必要となります。しかし、Web会議システム等を利用すると、会議室の予約は勿論不要となり、会議への参加も自席で行うことができるため、予定の調整も簡単になるのです。

Web会議のメリット2:経費削減ができる

Web会議システムを活用して会議を行うようになると、大きなメリットとして経費削減につながります。会議参加者が1つの場所に集まって会議を行う場合、当然ながら移動時間が発生します。この移動時間は同じ建物にいる方ならそれ程重視するレベルではありませんが、別の建物であったり他の支店や支社から出張してきて頂くような場合においては旅費や宿泊費がかかってしまうのです。
勿論、内容的に非常に重要な会議であったり、フェイストゥーフェイスで会話する必要がある会議もあります。しかし、毎月多数のメンバーで実施する情報共有会や、ちょっとした確認を行うための打ち合わせ等については、クラウド型のWeb会議で実施することである程度の経費削減効果を出すことができるのです。

Web会議のメリット3:会議資料の準備が簡単

一般的に会議を実施する場合、会議のメンバーと議案を共有するための資料の準備を行いますが、Web会議を実施するとこの資料の準備を容易にすることができます。具体的には、今までは会議で報告したり情報共有するための資料は紙で印刷し、会議の場で配るケースが多くありました。しかし、Web会議システムを活用して会議を実施する場合、そのような資料を画面に映しながら会議を行うことができるのです。
従来の会議の方法では必要な資料を準備し忘れたことで慌てて取りに行ったり、会議が始まる前に急いで資料を印刷した経験がある人は少なくないでしょう。しかし、Web会議システムを導入すれば会議で必要な資料は会議をしながらパソコン操作で参加者全員に表示させるため、資料の事前印刷が不要になることはもとより、ペーパーレスの推進にもつながるのです。

Web会議のメリット4:会議の内容が建設的かつ有意義に

会議参加者が1つの会議室に集い会議を行う従来の方法の場合、事前にセッティングされている会議というイメージが強く、形式的な場になりやすい傾向があります。というのは、どうしても参加者がずらっと並んで座っていると周囲の反応や雰囲気を気にしてしまい、思っていることを発言しにくいと感じる方も少なくないのです。これに比べ、Web会議システム等を使って実施される会議は会議の開催もとても柔軟です。例えば、今から15分後に20分程会議できるか、と関係者に確認し、OKであればすぐに実施するというようなフットワークの軽い業務遂行が可能となるのです。そして、そのような柔軟さで開催された会議は参加者も重く感じず、何より自席で会議に参加しているため普段思っていることを発言しやすいのです。

Web会議のメリット5:会ったことのない人でも対面したかのように話せる

Web会議のメリットは非常に多くありますが、まず、遠くの人と、たとえその人といちども会ったことがなくとも、まるで会ったことがあるかのように空気を感じながら話ができるということが挙げられます。

実際に会うのとWeb会議越しに会うのとでは違う人もいるでしょう。なぜなら、直接対面するのはあまりに情報量が多すぎるのです。よって、Web会議を経由したほうが話しやすいという人も、今の時代には多くいるのです。

そして、もう直接会う必要はない時代が来ているのかもしれません。


Web会議の2つのデメリット

Web会議のデメリット1:インターネット環境

Web会議システムはインターネットに接続できる環境がないと参加できないのは周知の事実だと思います。インターネット環境さえあれば場所を問わずに参加できますが、言い換えてしまえばインターネット環境がなければ参加することができません。

最近は街中やカフェ・ビジネスホテルなどでフリーWi-Fiが増えましたが、セキュリティの面では誰でも接続でき、誰が提供しているかわからないWi-Fiに繋ぐのは情報漏洩や乗っ取りなどの危険ががあります。
もし外出先で参加する際は、会社至急のモバイルWi-Fiや携帯端末のデザリングで通信環境を整えると良いでしょう。

Web会議のデメリット2:Web会議の雰囲気

従来の会議では参加者が一カ所に集まって行っていましたが、Web会議は参加者ごとに参加場所が様々です。

「場所を選ばずにどこからでも参加ができる」、「移動がなくなり時間が短縮される」、「発言がしやすい」などはWeb会議のメリットになります。 しかし、会議室に集まり顔を突き合わせて話さないために、どうしても雰囲気が読み取りづらいというデメリット確かにあります。

また、Web会議に参加している場所の環境によっては雑音がマイクに入ってしまい、会議に集中できなくなってしまう場合もあります。
Web会議に参加する際は周りの環境にも気を使い、快適な会議進行ができるようにしましょう。

まとめ

クラウド型のWeb会議システムを導入すると、業務効率、経費削減、会議の有効性向上等、様々なメリットを発揮することができます。ただ、このようなシステムを導入すると会議の内容はイントラネットや環境によってはインターネット上を通信するため、セキュリティだけはしっかり対応する必要があります。しかし、その対策さえ整えば、仕事の仕方を良い方向へと進めるとても有効な対策となるのです。

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