テレワーク導入で起こる8つの課題とは？誰でもできる4つ解決方法！

テレワークを導入すると従業員のワークライフバランスが整ったり、交通費などの経費削減に繋がるなどメリットもありますが、テレワークならではの課題もあります。この記事では、テレワーク導入における代表的な課題と解決方法をご紹介します。

テレワーク導入で起こる８つの課題

テレワークは社員1人1人が離れた場所で働くため、同じ空間働いている時とは違った不都合さを感じます。それが積み重なって課題と感じるようになります。代表的な課題は以下が挙げられます。

１）コミュニケーション不足

テレワークで良く挙げられるのがコミュニケーション不足です。
総務省が行った「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」によると、テレワーク導入を検討している企業の約25％が「社員同士のコミュニケーション」を不安視しているとの結果が出ています。
テレワークは従来のようにオフィスで顔を合わせて一緒に仕事をする機会が愕然と減るため、すぐに話せない、聞けないという場面が多発します。結果コミュニケーション不足に繋がります。
出典：総務省「ICT利活用と社会的課題解決に関する調査研究」

２）必要な情報が共有されにくい

すぐに話せないという環境下だとコミュニケーション不足になると説明しました。この状況は、必要な情報を共有する際にも影響がでます。仕事をスムーズに進める上で、正確な情報を共有するというのはとても重要です。オフィスでは口頭で済んでも、テレワークで適切なコミュニケーションツールが導入されていない場合は、一人ひとりに個別に伝える必要があります。そのため、リアルタイムで情報を共有することは難しいでしょう。それによって仕事が円滑に進まないことも考えられます。

３）チームワークの悪化が懸念される

テレワークをする従業員が増えると、従業員同士が顔を合わせる機会が減ってしまいます。これによりお互いに会話をする機会が減り、チームワークの悪化につながる可能性があります。

４）業務効率の悪化

コミュニケーションが不足し、情報共有がしにくくなると、業務効率の悪化にもつながります。正しい情報を迅速に共有することに時間と手をとられ、社内全体の業務が滞ってしまう可能性があります。
たとえば、オフィスだとすぐに渡せる書類も、テレワークだと共有に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
また紙ベースで契約や決裁作業が行われていた場合、押印をするためだけに出社するケースも多く見られます。これらにより、決裁承認が遅延してしまうケースもあるでしょう。

５）部下の勤怠確認や評価がしにくい

テレワークは直接働いている姿が見えないため、勤怠管理や評価がしにくいのも課題の1つです。上司は部下の勤怠管理が難しくなるため、個人の評価もしにくくなります。
さらに部下のマネジメントも難しくなるでしょう。
オフィスで働く場合、部下は上司の目の届くところで働いていることが多いです。すぐにコミュニケーションが取れるため目標の設定や指導がしやすいですが、テレワークではそうはいきません。
離れた場所にいるためアドバイスがしにくくなり、組織の一体感を持たせることも難しいでしょう。

６）テレワークに必要な環境が整備されていない

テレワークを円滑に進めるには、自宅に環境を整えるか、サテライトオフィスなどを用意しなくてはいけません。自宅で行う場合は、セキュリティ対策が施されたネットワーク回線やパソコンなどのほか、業務のためのスペースなど用意しなくてはいけないものが多いため初期費用がかかり、戸惑う従業員もいるでしょう。

７）テレワークに必要なツールが導入されていない

テレワークではオフィスのようにコミュニケーションが取れないため、スムーズに情報共有ができるコミュニケーションツールが必要です。
たとえば、チャットツールやWeb会議ツールの導入などが挙げられます。こうしたツールが導入されていないと、情報共有がうまくできず業務が滞ってしまう可能性があります。

８）セキュリティの課題

テレワーク導入前には、セキュリティ環境を整える必要があります。テレワークは、セキュリティ対策が整っている社内ではなく、自宅などの社外で作業を行います。そのため以下のようなリスクが考えられます。

不正侵入のリスク

自宅でテレワークを行う場合は、家庭用のネットワークを使うケースが多いです。オフィスのネットワークよりもセキュリティ対策が施されていないことが多いため、もしセキュリティ上の不備があった場合、不正侵入やマルウェア感染などのリスクが考えられるでしょう。
またセキュリティ対策が十分でない個人のパソコンやタブレットなどを使用することにより、さらにリスクが高まります。さらにカフェなどで作業をする場合、情報漏えいのリスクも考えられます。

紛失のリスク

テレワークを実施する際、パソコンやUSBメモリなどの機器を社外に持ち出すことも多いでしょう。しかし個人が持ち出すことによって、紛失や盗難によるリスクが高まってしまいます。

４つの課題解決の方法

テレワーク導入にはさまざまな課題が考えられるため、解決に向けた対策をとる必要があります。ここでは課題解決のための方法やツールをご紹介します。

１）コミュニケーションツールを導入する

テレワークの大きな課題の1つがコミュニケーション不足です。その課題を解決するためにはコミュニケーションツールの導入が効果的とされています。
コミュニケーションツールには以下のようなものが挙げられます。

・Web会議ツール

インターネット回線を用いた会議システムで、テレビ会議とも呼ばれています。遠隔地同士での会議や打ち合わせを行う際に欠かせないツールです。
ファイル共有などが行えるツールもあります。

・チャットツール

社員同士の情報共有や会話をするためのコミュニケーションツールです。SNSのように気軽な打ち合わせや会話などにも向いています。

・情報共有用ツール

社内の情報やファイルなどを集約して共有するためのツールです。社内wikiとも呼ばれます。
プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールと同期できるものもあります。
こうしたツールを導入することで、離れていても効率的にコミュニケーションが取れるようになるでしょう。

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２）勤怠管理ツールを導入する

テレワークでは勤怠管理が難しいため、専用のツールを導入するのがおすすめです。クラウド型の勤怠管理ツールなら、どこからでも出退勤の確認ができます。また残業時間や出勤日数などを一目で確認することが可能です。
さらに給与管理システムと連携すれば、給与計算も行いやすくなるでしょう。

３）社内環境のクラウド化・ペーパーレス化

テレワークでは従業員がどこにいてもスムーズに作業が行えるように、できるだけ社内環境をクラウド化しておくのがおすすめです。
たとえば、以下のようなシステムはクラウド化に役立ちます。

CTI/PBX

CTIとPBXをクラウド化すれば、社外でも社内と同じように電話応対ができるようになります。ヘッドセットなどを用意すれば、コールセンター業務も可能になります。

SFA

営業支援ツールであるSFAを導入すれば、営業活動の進捗状況の確認や取引先の管理などが簡単に共有できるようになります。
また営業活動の属人化も防止できます。テレワークの場合、個人が自宅や外出先などで作業を行うため、どのような業務を行っているのかが分かりにくくなります。
SFAなどのITツールを用いれば、現状を従業員同士でリアルタイムに共有できるので、業務効率化につながるでしょう。

電子契約・電子署名ツール

これまで紙ベースで行ってきた申請や承認などのワークフローを電子化することで、テレワークでもスムーズに業務を進められます。
「決裁承認が遅延している」という事態や「押印のために出社する」という業務も不要になるため、従業員の負担を減らすことができるでしょう。

４）セキュリティ対策

テレワークは自宅やカフェなどの社外で行うため、セキュリティ対策について明確なルールを設けておく必要があります。また従業員へ周知し、啓蒙するための教育を行うことも重要です。
さらにセキュリティソフトの導入や通信の暗号化、パスワードロックのついたUSBメモリやWi-Fiルーターの貸し出しなどのセキュリティ対策を施しましょう。
またリモートアクセスサービスなどを利用すれば、自宅のパソコンから会社のパソコンを操作した場合でも、データを残さずに作業できます。
さらにVPN回線を利用すれば通信の暗号化も可能です。

テレワーク導入前に課題をしっかり認識しよう

テレワークは働き方の１つとして定着しそうですが、企業側が課題をしっかり認識していないとスムーズに導入できない可能性があります。
特にテレワークはコミュニケーション不足や業務効率の悪化などが問題になることも多いため、導入前にしっかり課題について検討する必要があるでしょう。

課題を解決するために、ITツールを導入する事が大切です。Web会議ツールやチャットツール、情報共有ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで、社員間が会話できる環境を維持しましょう。

テレワークは勤怠管理が難しいため、勤怠管理を行うツールの導入も必要です。給与計算と連携できるツールで給与計算もしやすくなり、管理部門の業務効率化につながります。

そのほか営業支援ツールやマーケティングツールを導入して、営業活動をしやすい環境を整えることも大切です。
業種・業界、従業員のITリテラシーなどによって、必要なツールなどが異なりますので、自社に合わせた適切なツールを選びましょう。