Web会議の基礎知識

更新日:2021.07/31(土)

SaaSとはどんなサービス?メリットや導入する際の注意点をわかりやすく解説

SaaSという専門用語を知らなくても、GmailやOffice365などを日常的に使っている人は多いのではないでしょうか。実は、これらはすべてSaaS型のサービスです。

本記事ではSaaSって何?という疑問から、サービスの内容や特長まで詳しくご紹介していきます。SaaSのメリットや導入する際の注意点を理解して、あなたに合った最適なサービスを見つけましょう。

SaaSとはどんなサービス?

SaaS(サース/サーズ)とはSoftware as a Serviceの略で、一つのアプリケーションソフトウェアのさまざまな機能から必要な分だけを選んで使えるサービスです。以前は主流だった、ソフトウェアをダウンロードして使うオンプレミスサービスに対して、インターネット経由で提供されるクラウドサービスというものにあたります。ソフトウェア自体をSaaSと呼ぶ場合も。

またSaaSを提供する事業者やビジネスモデル自体は総称してASP(Application Service Provider)と呼ばれていて、GmailでいうところのGoogle、Office365でいうところのMicrosoftがASPにあたります。

なお、SaaSとよく似た名前の用語にIaaSやPaaSなどがありますが、それらはソフトウェア以外のものを対象としています。さまざまな機能の中から必要な分だけを使う仕組みは共通しており、ハードウェアやOSなどのプラットフォームサービスがPaaS(Platform as a Service)、仮想サーバーなどの機材やネットワークなどのインフラサービスがIaaS(Infrastructure as a Service)です。

SaaSの特長

インターネット経由で必要な機能だけを使えるので、SaaSには多くの活用方法があります。

例えば、SaaSではデータをクラウドに保存するため、オンプレミスサービスと違って保存した場所と閲覧する場所が違っても全く同じデータが利用可能です。作業を途中で中断して移動し、移動した先でまた作業を再開する際などにも活用できるでしょう。

その他、参加者が同じ資料を見ながら会議を行うなど、複数の人間が同じデータを共有して閲覧・編集できるのも特長です。PCはもちろん、スマホやタブレットでもインターネットにつなげば同じデータにアクセスでき、デバイスを選びません。

リモートワークや働き方改革が注目されている昨今ではチームメンバーが各々の拠点で働く機会が多いので、SaaSの特長が注目され、市場は成長し続けています。

一般的な使い方と導入のメリット

さまざまな活用方法があるSaaSは、一つの使い方に特化して利用される場合と、一つのソフトウェアで機能を二つ以上持って複数の使い方をされる場合があります。後者がグループウェアと呼ばれるもので、利用できる機能が増えるため採用している企業も多いでしょう。よくある使い方と導入した際のメリットをご紹介します。

コミュニケーションツール

Web上で情報共有やリアルタイムのコミュニケーションを行えます。

情報共有用のコミュニケーションツールを使えば、社内SNSとしての新着情報の共有や、クラウド上に保存する資料を共有してチームでの更新作業が可能です。

また、リアルタイムのコミュニケーションツールでは、ひとり一人がアカウントを取得し、個人同士やチーム単位などのグループを作ってやりとりします。即時にやりとりを行うので、より距離感の近いコミュニケーションを図れるシステムといえるかもしれません。

それぞれのSaaSは機能によってやりとりできるデータが違います。テキストチャットや画像データ共有などの他、音声や動画でのコミュニケーションも可能なツールもあり、Web会議、オンラインセミナー、採用面接などの場面で使われることも。

どんなツールであっても、Web上のコミュニケーションは待ち合わせなどが不要になるためコンタクトを取るハードルが比較的低いです。うまく使えば活発なやり取りを今よりもさらに効率よく行えるようになるでしょう。リモートワークを採用している企業にとっては必須ともいえるツールです。

CRMツール

顧客情報や案件の進捗、商談内容などの営業情報をデータ化して、クラウド上に保存します。SFAに特化したものや名刺管理専門のものなどさまざまな機能に細分化されているので、保存したデータを活用すれば営業活動の生産性向上や効率化にもつながるでしょう。紙の顧客台帳が不要となり、ペーパーレス化も期待できます。

プロジェクト管理ツール

個人またはチームのタスクやスケジュールを管理します。ガントチャートなどを活用しながらプロジェクトに関わるリソースを管理することで、進捗状況の把握や情報共有に役立つ機能です。導入することで各リソースの比較が容易になる上、状況に応じて情報の更新や変更も即時に行えるようになります。こちらも紙での記録が不要となるため、業務効率の改善につながるでしょう。

ERPツール

Enterprise resource planningの略で、日本語では企業資源計画と呼びます。会計、販売、生産、在庫、人事給与の各ジャンルで社内の情報をクラウド上に記録して処理することで、業務の効率化、ペーパーレス化を実現。例えば会計ツールであれば、買掛金台帳、売掛金台帳、賃金台帳、試算表といった機能モジュールを組み合わせて使います。CRMやプロジェクト管理をまとめて一つのソフトウェアで管理できるERPもあり、利用することでさらなる効率化を目指せるでしょう。

SaaSを導入する際の注意点

うまく活用すれば企業にとって大変メリットの多いSaaS。しかし、知らなければデメリットになってしまうポイントもあります。事前に把握しておくべき主な注意点は以下の通りです。

SaaSのコストを比較検討する

SaaSには導入時にかかるコストと、運営にかかるランニングコストが発生する場合があります。使いたいSaaSの機能が定まったら、各ソフトウェアのコストを比較して検討してみましょう。一般的な有料SaaSは、オンプレミスサービスよりも導入にかかるコストは低く、一定のランニングコストがかかる料金制度のものが多いです。まずは少しの予算で一部の機能だけから使い始めて、自分たちにあったSaaSかどうかを検証してから希望する全機能を契約するのも良いでしょう。手続きを終えてから使う予定が無くなってしまった、解約料が必要になってしまったなどのトラブルを回避できるかもしれません。

SaaSを導入する目的を明確にする

Web上のコミュニケーションはリアルコミュニケーションより希薄に感じてしまう人も多いため、ソフトウェアユーザーにあたる社員や取引先、顧客にはSaaSを導入する目的を説明しておきましょう。コミュニケーションの途中からSaaSに切り替える場合は特に注意が必要です。また事前に目的をしっかりと説明することで、この場合はツールを使う、この場合はリアルでコミュニケーションをとる、といった風に従来のコミュニケーションとの使い分けを共通して認識できるでしょう。

情報の管理者を決めておく

SaaSを導入することで複数の人が同じ情報にアクセスできるようになります。しかし、間違った情報が更新され修正されなかったり、更新すべき内容を誰も追加しなかったりしてしまうとSaaSはかえって非効率なツールとなってしまうかも。この場合は常に必要な情報が正しく反映するよう、管理者を決めておけばリスクを避けられるでしょう。セキュリティをかけて管理権限の情報をしっかりと守り、不正アクセスをブロックして情報流出を防ぐ対策も必要です。

運用負荷

SaaSをクラウド上で利用しようとすると、サービスごとに設定が必要となります。さらにSaaS同士を連携して一つのシステムとして使う場合にはその接続についても学ぶ必要があり、管理や操作をする人に一定の負担が掛かるでしょう。またルールや管理系統を決めておかなければ、サーバーの稼働台数が増えすぎて管理できなくなってしまったり、仮想サーバーに負荷がかかってしまう可能性が考えられます。手軽に利用できる分管理をしなければいけないので、社内でSaaSを導入する際には後のことを考えた計画を立ててから導入を実施した方がよいでしょう。

Web会議にSaaSを導入して便利に活用しましょう!

Web会議にSaaSを導入すれば、Web会議を開始するまでに必要な設定や準備を最小限に抑えられます。一般的には、会議の主催者がサービス上でアカウントを作成し、参加用URLを参加者に配布するという流れをとっている場合が多いです。事前インストールなどの必要も無く参加者は届いたURLをクリックするだけでWeb会議に参加できるので、SaaSなら参加者に負担をかけることなくWeb会議を実施できることでしょう。

これからリモートワークや働き方改革でWeb会議のサービス導入を検討する際には、そのサービスが機能を組み合わせて利用できるSaaS型かどうかを気にしながら、用途に合ったものを探してみてください。

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