Web会議システムは映像より音声！ その製品、複数拠点同時発言できますか？

Web会議システムを選ぶ時、映像の品質ばかりを重視していませんか…？

快適なWeb会議をおこなうのに重視すべきは、ズバリ、映像よりも音声！　特に、3拠点以上をつないだ場合に、複数拠点同時発言ができるかどうかが重要なんです。

この記事では、どうして、複数拠点同時発言できることが重要なのか、また、複数拠点同時発言できる製品を選ぶためのポイントをご紹介していきます。

どうして複数拠点同時発言できることが重要？

なぜ、映像よりも音声の方が重要なのかというと、その理由はとっても簡単。いくら映像が綺麗でも、音声が聞こえなければ、会議が成り立たないからです。

では、どうして、複数拠点同時発言できることが重要なのでしょうか？

そもそも、複数拠点同時発言ができるというのは、3拠点以上をつないだWeb会議で、複数の拠点で同時に発言をしても、すべての音声が聞こえ、且つ、誰の発言かが聞き分けられるということ。

まず、複数拠点同時発言ができない製品には、同時に発言しても、そもそも1拠点の音声しか届かない、あるいは、途切れ途切れに聞こえるというものがあります。こういった製品の場合、発言が被るたびにいちいち聞き返したり、そもそもほかの人と発言が被らないようにタイミングをうかがったり、毎度挙手をしてから発言するといったことをしなければならず、活発な議論や意見交換をおこなうことができません。

また、全員の発言は聞き取れるものの、誰の発言かが聞きわけられない製品もあります。
Web会議には、通常の会議と同じように、さまざまな立場の方が参加しますよね？　同じ言葉、同じ言い回しでも、話す人の立場によって、その発言の意図は変化するもの。別の社員や部下の発言か、社長の発言か、はたまた、クライアントの発言か、それによって、返答の内容や言葉選び、言葉遣いも変わってきます。仮に、すべての発言が聞き取れたとしても、誰の発言かが分からなければスムーズな返答はできません。だからこそ、スムーズなWeb会議をおこなうためには、すべての音声が聞こえ、且つ、誰の発言かが聞き分けられる＝複数拠点同時発言できることが重要なんです。

複数拠点同時発言できる製品とできない製品の違いは？

複数拠点同時発言できる製品とできない製品の違いは、音の処理方法にあります。詳しく解説をすると、ものすごい文字数になってしまうので、簡単にご紹介していきましょう。

Web会議システムにおける音声の処理には、「サプレッション」または「ミキシング」のどちらかの手法が用いられています。

複数拠点同時発言＂できない製品＂で用いられているのが「サプレッション」です。これは、1拠点の音声を優先させ、ほかの音を抑制するという方法。そのため、複数の拠点で同時に発言した場合、1つの拠点の音声だけが聞こえて、ほかの拠点の音声が聞こえないということが起こります。

対して、複数拠点同時発言＂できる製品＂で用いられているのが「ミキシング」です。これは、すべての音を混ぜて配信するという方法のため、複数の拠点で同時に発言しても、すべての拠点の音声が聞こえるのです。

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複数拠点同時発言できる製品を選ぶためのポイント

ここで問題が1つ。複数拠点同時発言できる製品とできない製品の仕組みを理解したところで、実は、そういった情報を公開している製品はほとんどないんです。ですから、Webサイトや製品カタログに載っているスペックだけで、複数拠点同時発言できるかどうかを判断することはなかなかできません。そこで、ポイントになってくるのが製品のお試し利用です。Web会議システムを導入する場合には、必ずお試し利用をするようにしましょう。

Web会議システムのお試し利用は、必ず3拠点以上をつないでおこないます。1対1の会話がスムーズにおこなえるかどうかを確認する担当者様は多いと思いますが、3拠点以上を繋いで複数拠点同時発言できるかを確認しているという方は、そう多くないのでは？

チェックするのは言わずもがな、複数拠点で同時に発言をして、全員の声が聞き取れるか、また、誰の発言かがきちんと聞き分けられるかです。

また、複数の拠点から連続して発言をしたときに、頭の音が切れないかも要チェック。ここまでのチェックで問題がないようであれば、その製品は、複数拠点同時発言可能な製品と言えるでしょう。

さらに、お試し利用の場合は、以下の点も合わせてチェックしておきましょう。

1つ目は、音声が途中で途切れたり、遅延したりしないかどうかです。
これは、多くが通信の混雑によるものなのですが、複数の製品を試したときに、特定の製品でのみ起こるという場合は、製品側のサーバーの問題の可能性があります。逆に、どの製品でも起こるという場合は、自社の通信環境の問題の可能性がありますので、ネットワークの状況を確認してみてください。おそらく、複数の製品をお試し比較利用されると思うので、その過程でチェックすればOKです。

2つ目が、ハウリングが起きないかどうかです。
ハウリングが起きてしまう場合は、製品ではなく、マイクとスピーカーの問題の可能性が濃厚。お試し利用中の製品に限らず、何らかのWeb会議システムを導入するという場合には、エコーキャンセル機能付きのマイクやスピーカーに買い換えるのがおすすめです。

ちなみに、無音の状態から話し始めた時、頭の音が切れてしまう製品には、「無音圧縮」という機能が付いています。これは、無音状態のときは信号を送らずにトラフィックを抑えるというもので、音声が入ったところから信号を送り始めるため、頭の音が切れてしまうのです。あっても問題のない機能なので、よほど気になるという場合でなければ、この点については、スルーして問題ありません。

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