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知らないと損する、ネット会議のホワイトボード機能

必要な情報がリアルタイムで共有できます

ホワイトボード機能とは一言でいえば、WEB会議において文書や画像データを共有する機能のことです。WEB会議の最大の欠点は紙媒体での資料の共有が難しい点にあります。事前にデータを配布し、各自でプリントしてもらうという手段もありますが、それでは不便なことも多いですよね。口頭で説明することでこうした問題は解決できますが、例えば売上データや概念図を用いて説明する場合など、口頭で説明することが困難なこともあります。また、必要な資料を配布し忘れてしまう危険性もあります。そんな時活躍するのがこのホワイトボード機能です。口頭で説明する際に企画書を共有し、表示しながら説明を進めていくことで誤解を防ぐことができます。画像を共有することもできますので、レイアウトやデザインをはじめとする画像、またはグラフや表などの統計データを共有し、簡単に情報を視覚化することも可能です。すなわちホワイトボード機能を有効的に活用し、資料を共有することで、従来の対面式会議と同じように会議をすすめていくことができるのです。

訂正や追加情報を加えるのも簡単

WEB会議のホワイトボード機能は当然、随時様々なデータを追加していくことが可能です。ですから、例えば会議が進む中で別の資料が必要になった場合でも、その場で共有することができます。それだけでなく、ホワイトボード機能では書き込みができるようになっています。重要な部分に色を付けたり、追加情報をタイピングで入力するという使い方もあるでしょう。通常のWEB会議では音声通話のみですから、訂正などはいちいち口頭で伝えなければならず、手間がかかるうえに情報共有のミスも起こりえます。そうした観点で考えると、情報を実際に書き込みできることの利点はかなり大きいのではないでしょうか。

web会議はホワイトボードと連携させる

ホワイトボード機能の有効活用でコストを削減

ホワイトボード機能は情報共有の観点だけでなく、コスト削減にも大きな効果を発揮します。まず前提として、WEB会議ということは特定の場所に集合する必要がなくなるため、移動コストの減少を実現するとともに雇用の門戸を大きく拡大します。通勤や退勤が困難な子持ちの母親も気軽に働くことができるようになるので、企業の中で新しいアイデアを取り込むことが可能となります。加えて、ホワイトボード機能によって文書や画像などの情報を共有することで、無駄な印刷代を省くという大きなメリットがあります。会議用の資料を印刷すると言っても、一つ一つの会議ではそれほど気になりませんが、数年単位で考えると紙代やインク代もかなり大きな負担となります。それだけでなく、時には印刷を失敗してしまうこともありますから、結局余分に紙やインクを消費してしまうことも。しかしWEB会議のホワイトボード機能を使えば、そもそも膨大な量の資料を印刷する必要がなくなり、その分を福利厚生や新事業の予算へとまわすことができるのではないでしょうか。とりわけ環境破壊が大きな社会問題となる中で、各企業も様々な形での社会貢献が求められています。ホワイトボード機能を積極的に導入して印刷量を削減していくことは、環境保護の面から考えても、大きな社会的意義があると言えます。

情報を「見える化」することで効率的なWEB会議を

WEB会議の導入を躊躇するのは様々な理由があると思います。しかしここまで紹介してきたように、WEB会議はホワイトボード機能を活用することで、会議室での対面式会議と比べても、そん色のないレベルで会議を進めることができます。導入時のコストと長期的な利益を比較したとき、ホワイトボード機能を利用したWEB会議の導入は、かなり合理的な判断だと言えるのではないでしょうか。

Web会議はホワイトボードと連携させればよりダイナミックに!

Web会議を行うとき、大切になってくるのが画面のシェアです。 一般的なWeb会議システムは、画面をPC上でシェアすることができます。 しかし、その場で紙に書いたりボードに書いたりして説明したいと思うことがあるでしょう。 そんなときは、電子黒板内蔵のホワイトボードを使ってみてください。

Web会議は資料をシェアできるのがポイント

Web会議の助かるところは、クリック一つで資料をシェアできるところが良いですね。ワードもエクセルもパワーポイントも、その場でシェアできます。 これによって、たとえばエクセルの資料でひとつ式が変わったり数値が変わったりしたときに、リアルタイムでその場のWeb会議に参加している全員が数字をシェアすることができます。 より正確なコミュニケーションを取ることができるのです。

ホワイトボードを使えばより精度の高いコミュニケーションが可能に

さらに、設計図やグランドデザインの表現など、コンピューターの画面だけでは足りない広さが必要になってくる場合があります。 そんなときは、ホワイトボードを使ってみてはいかがでしょうか。 ホワイトボードにもいくつかあって、昔からあるアナログなホワイトボードの他に、電子黒板が内蔵されているものもあります。 電子黒板内蔵のホワイトボードなら、書いたものをそのままコンピューター上に再現することもできるのです。 目の前のパソコンで取り込んで、さらには遠隔地のWeb会議参加者にもリアルタイムでシェアできます。

これまでは手書きのものを転記する、写真に取る、カメラで写すなどの方法がありましたが、この電子黒板タイプがもっともスマートかつ生産性が高いでしょう。 Web会議参加者の間に、デジタルの壁はありません。目の前にいるかのように、コミュニケーションを取り、意思決定が可能になるのです。 しかもスマートなのでおすすめです。

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