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災害時の通信手段を確保! 「BCP(事業継続計画)」にWeb会議の導入を!

自然災害の多い国、日本。 もともと「地震大国」なんて言われていますが、2018年、2019年は、巨大な台風にも見舞われ、年々、自然災害による被害が増加しています。

そのため、急ピッチで「BCP(事業継続計画)」の作成を進めている企業も多いのではないでしょうか。
一度自然災害などによってなんらかの被害を受けると、事業の継続が困難になり、最悪の場合、そのまま倒産してしまうことも。このような事態は、日本に会社がある以上、どんな企業にも起こりうる可能性があり、最悪の結末を迎えないための「BCP(事業継続計画)」は、すべての企業において必須のものと言えます。

そこで今回は、「BCP(事業継続計画)」の作成を進めていらっしゃる企業の担当者様へ向けて、「BCP(事業継続計画)」におけるWeb会議の有用性について、導入事例も踏まえてご紹介していきます。

「BCP(事業継続計画)」とは?

そもそも「BCP(事業継続計画)」とは、なんらかの緊急事態が発生した場合でも、企業が中核事業を継続させ、あるいは、万が一事業がストップしてしまっても早期に復旧させ、経営活動を営んでいくための方法や手段をまとめた計画のこと。 緊急事態として想定されるのは、やはり、地震、台風、火山の噴火といった自然災害。ほかにも、テロ、疾病流行、事業所火災などの事故も考えられます。

災害関連の対策というと、「防災」という言葉の方が耳馴染みがあると思いますが、「防災」と「BCP」は似て非なるもの。
「防災」は、人命の安全や企業の財産を守ることを目的とした対策であるのに対し、「BCP」は、事業を継続させることを目的としています。

例えば、巨大な地震や台風といった大規模災害が発生すると、オフィスや工場が被災して、事業を縮小、あるいはストップせざるを得ない状況に陥ってしまったり、交通網が麻痺して社員が出社できなくなり、通常時よりも大幅に少ない人員で業務をおこなわなければならないなんてことも起こり得ます。
そのような状況下でも、稼働できる設備と人員で、最低限必要なサービスレベルを維持する、あるいは、許容できる期間内に復旧させるための具体的な計画が「BCP」なのです。

「BCP(事業継続計画)」を作成しておくことによって、もともとの目的である、緊急事態が発生しても、中核事業を最低限維持することができる、あるいは、復旧にかかる期間を最小限に抑えることができるというのはもちろんなのですが、実は、今後、企業としての経済活動をおこなっていく上でも有利に働きます。

日本はあらゆる業種でサプライチェーンができており、その中のどこか一つの企業がストップしてしまうと、ほかの企業がすべて稼働していても、最終的に商品やサービスが提供できないという事態が発生してしまいます。つまり、自社がきちんと稼働していても、共倒れになってしまう可能性があるということ。

しっかりと「BCP(事業継続計画)」が作成されていれば、「緊急事態が発生しても継続的に稼働し続けることができます」と、取引先に対して安心感を与えることができ、より信頼を寄せてもらえて依頼が増えたり、新しく契約を検討してもらう場合にも、アピールポイントにして競合他社に差をつけることができるのです。

緊急時の通信手段の確保にWeb会議!

「BCP(事業継続計画)」の内容は、それぞれの企業によって異なるのですが、1つだけ、すべての企業が必ず考えなければならないものがあります。それば、緊急事態が発生した場合の、通信手段の確保です。

とくに、大規模な自然災害が発生した場合、音声通話(電話)は不通になる可能性が高く、また、メールやSNSでは、お互いの状況がわかりにくく、スムーズなやりとりができないことが想定されます。
しかし、社員の安否確認や本社オフィス、支店、工場といった施設の被害確認、また、状況に応じた適切な判断・指示など、緊急事態ほど密なコミュニケーションが必要なもの。

そこでおすすめしたいのが、Web会議システムです。

インターネットは、災害発生時でも比較的安定して接続できるため、物理的に接続できない場合を除き、ほとんど通常通り利用することができます。
そのため、Web会議システムで、本社と、工場や支店を繋いでおくと、現地へ向かわなくても、リアルタイムに状況確認や指示出しをおこなうことが可能です。また、ノートパソコンやスマホ・タブレットでWeb会議に接続すれば、実際の状態を、映像を通じて共有することができ、遠隔でもより的確な判断・指示をおこなうことができます。

また、社員一人ひとりがWeb会議システムにアクセスできる状態にしておけば、安否確認に利用できるほか、交通インフラが被害を受けたり、疾病流行の場合に、出勤できない社員にも自宅からリモートで業務をしてもらい、会議にも参加してもらうことが可能です。

このように、Web会議システムを利用すると、緊急事態が発生しても、スムーズにコミュニケーションをとることができ、普段とほとんど同じように業務を継続することができるのです。

もう1つ、Web会議システムの導入をおすすめする理由が、緊急時だけでなく、普段の業務でも利用できる点。
緊急時の通信手段としては、ほかに、衛星電話なども考えられますが、非常時専用ツールになってしまう場合がほとんど。
ここで、少し考えてみてください。いくらマニュアルが用意され、年に1、2回訓練をしていたとしても、使い慣れないものを、緊急時の切羽詰まった状況で正しく使えますか?
Web会議システムであれば、普段から業務に利用することで使い方に慣れておくことができ、いざというときでも、慌てずに使用することができます。

【導入事例:京都市役所】災害時に市役所と区役所・支所を結ぶ手段として『FreshVoice』を活用!

2001年から、災害対策用として、据え置き型のハードウェアタイプのテレビ会議システムを利用していた「京都市役所」。
災害時に、区役所・支所の各災害対策部長を、対策本部のある市役所の会議室に参集させるのは不都合という理由から導入したそうですが、決められた会議室に設置されているため、通常時の利用には事前予約が必要など、使い勝手があまり良くなく、毎年1月に実施する災害対策訓練時に使用していた程度で、日常使いはされていなかったそうです。

2013年1月の災害対策訓練時、この製品の管理端末が壊れてしまったため、テレビ会議システムの更新が検討されました。

そもそも、テレビ会議システムを継続利用するかどうかという点から検討されたそうですが、テレビ会議システムがあることで、区長は一人で意思決定をする必要がなく、ほかの区長と顔を合わせて相談でき、より確実な決定を下すことができるという点から、新しいテレビ会議システムの導入という決定に至ったとのこと。

入札の結果、

  • ・柔軟なライセンス形態であること
  • ・区役所/支所の合計が14のため、同時に15拠点を画面表示できること
  • ・音声がクリアであること
  • ・可搬タイプであること

の4つの希望条件を満たした上で、費用も抑えられた「エイネット株式会社」の『FreshVoice』が採用されました。

2013年7月に『FreshVoice』が導入されると、直後の9月に台風18号による大雨に見舞われた京都市。特別警報が発令され、すぐに『FreshVoice』が活用されました。
クリアな映像と音声で、緊迫した表情や声がすべての区長に伝わるため、危機管理意識を高めるという点でも非常に効果があったそう。
簡単に使えるため、現在は、気象警報が発令されたときには必ず、防災危機管理室と14の区役所・支所の『FreshVoice』を立ち上げるというフローになっているとのことです。

ネットワークを共有していることから、河川や橋梁の維持管理をする土木事務所や市役所各局とも会議ができるようになっていて、区役所や支所では、『FreshVoice』を災害発生時だけでなく、さまざまな会議に積極的に利用するようになり、職員の間でも定着が進んでいるよう。

2020年には、危機管理センターの建設を含む市庁舎整備計画があるため、ネットワークの整備とともに、山間地域にある出張所も拠点に追加するなど、『FreshVoice』を活用した災害対策の強化を検討しているとのことです。

「BCP(事業継続計画)」に『FreshVoice』の導入を!

「京都市役所」が導入している『FreshVoice』は、緊急時でもクリアな映像と音声によるリアルタイムのコミュニケーションを可能にする手段として、多くの企業・団体の「BCP(事業継続計画)」で活用していただけるWeb会議システムです。

高いセキュリティ対策が施されており、国内導入実績は4000社以上。企業はもちろん、銀行や保険会社、省庁など、セキュアな環境を求めるお客様にも選ばれています。
「京都市役所」では、「HDソフトウェアテレビ会議システム」タイプを導入していますが、ほかにも、ASP(クラウド)、オンプレミス、専有クラウドなど、さまざまなプランが用意されており、ご要望や利用用途に応じたご提案が可能です。

緊急時の通信手段としてはもちろん、通常時の業務効率化にも貢献できる『FreshVoice』を、「BCP(事業継続計画)」の一環として導入しませんか?