閉域網とクラウドのWeb会議システムの違いとは？

Ｗeb会議システムには、閉域網という自社内に専用サーバーを構築し利用する形態が存在します。企業がＷeb会議システムを導入する際は、閉域網でのWeb会議システムについての正しい認識が必要です。

そこで、本記事ではWeb会議システムにおける閉域網の特徴と導入時のメリット・デメリットについて解説します。

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Web会議システムにおける「閉域網」とは？

閉域網は、自社閉域網内でシステム用のサーバーとライセンスを運用してＷeb会議を行う形態です。専用のソフトウェアを導入して自社のインフラ環境を利用するのが特徴で、高いセキュリティレベルを確保できます。

また、自社にあわせてカスタマイズをしやすく、必要なシステムを組み入れられるというメリットがあります。このように、閉域網のＷeb会議システムは自社のシステムとして導入でき、強固なセキュリティの中で利用できるでしょう。

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Web会議システムにおける閉域網のメリットは3つ

閉域網のメリットは次の3つです。

自社の用途に合わせた設計ができる
高いセキュリティレベル
安定した通信環境の確保

中・長期にわたってシステムを運用したいと考える場合は、閉域網のメリットが効果を発揮します。それぞれのメリットについて解説します。

1.自社の用途に合わせた設計できる

閉域網のメリットとして、自社の用途に合わせたカスタマイズができる点が挙げられます。例えば、自社の既存システムに連携させたり、セキュリティレベルを業務内容によって引き上げたりといった独自の設計が可能です。

自社に用途に合わせたＷeb会議システムを導入できれば業務の効率的が図られ、生産性の向上も期待できます。閉域網の特徴であるカスタマイズ面でのメリットを活かして、最適なＷeb会議システムの構築・運用を目指してみてください。

2.高いセキュリティレベルを保てる

自社の専用サーバーを通してシステムを構築する閉域網は、高いセキュリティレベルを保てます。さまざまな人が利用するクラウド型の場合、不正アクセスによって個人情報や企業の重要情報が流出する可能性があります。

その点、閉域網は独自回線を経由するため、情報が漏れる危険性を最小限にできます。インターネット上よりも高いセキュリティレベルを維持できる点は、企業にとっても大きなメリットとなるでしょう。

3.安定的な通信環境を確保できる

閉域網のメリットに、安定的な通信環境の確保できる点も挙げられます。クラウド型は誰でもアクセスできる一方で、利用状況によっては通信が不安定になりがちです。会議が途中で切れたり、音声や映像にタイムラグが発生したりといった可能性があります。

一方で、自社閉域網内のサーバーを利用する閉域網の場合は、通信環境が安定しやすいです。通信に関するトラブルが少なく、円滑なＷeb会議システムが実現できます。

Web会議システムにおける閉域網のデメリットは3つ

閉域網のデメリットは次の3つです。

・初期コストが高い
・利用開始までに時間がかかる
・保守やトラブル解決は自社でやらなければならない

閉域網は強固なセキュリティと通信の安定性がメリットですが、運用面ではデメリットとなる事項も存在します。ここでは、デメリットの内容について詳しく解説します。

1.初期コストが割高になる

Ｗeb会議システムに自社サーバーを利用する閉域網は、おのずと初期費用が割高になります。システムの購入費用はもちろんのこと、環境構築に要する機器や設備はすべて自分たちで用意しなければなりません。

また、カスタマイズにかかる費用や機器を設置する部屋の確保、技術者の人件費などいずれも先行して投資をする必要があります。機器をレンタルする選択肢もありますが、長期的に利用すると購入するよりもレンタルのほうが割高になる可能性があるでしょう。

Ｗeb会議システムの利用期間が限定的な場合やお試しで導入する場合などは、初期費用の安いクラウド型を検討してみてください。

2.利用開始までに時間がかかる

閉域網は利用開始までに時間がかかります。機材の選定や調達、技術者による自社閉域網内への環境構築など場合によっては、数か月単位でかかるケースもあるでしょう。

自社の要望にあわせてシステムのカスタマイズする場合、内容の擦り合わせや社内での承認などを考慮するとさらに時間を要する可能性もあります。そのため、閉域網のＷeb会議システムを導入する際は、導入に向けたスケジュールをあらかじめ組んでおくことが重要必要です。

3.自社で保守やトラブルに対応する必要がある

閉域網のＷeb会議システムでトラブルが起きた際の対応は、自分たちで行う必要があります。よって、急なトラブルに対応できるスタッフや依頼先を確保しなければなりません。

システムが停止してしまうと業務にも支障が起こる可能性もありトラブル時だけでなく、日常的なシステム監視も必要です。また、外部に対応を依頼する場合はもちろん費用が発生します。閉域網のＷeb会議システムを導入する際は、これらに要する概算コストも気考慮したうえで検討してみてください。

まとめ

Ｗeb会議システムにおける閉域網のメリットは、高い安定性とセキュリティレベルを維持できます。しかし、導入に時間がかかったり、初期費用が高額になるなどのデメリットも存在します。ここで紹介した内容と自社のWeb会議を行う頻度や利用状況などと比べて、導入検討することをおすすめします。