Web会議の環境を良くするには？必要なものや気を付ける点を紹介！

Web会議を行う際に、環境づくりに気を使ったことはありますか？
Web会議のメリットは、遠く離れた相手とすぐに会議ができる点です。
しかし、Web会議の環境が整っていない状態でWeb会議を行った場合、対面での会議のような臨場感を感じにくいというデメリットもあります。
このデメリットを解消するには、Web会議を実施する上での環境づくりが大切です。

今回の記事では、Web会議の環境を良くするための方法や、必要なものについて紹介します。
Web会議をすでに実施している方や、今後Web会議をやってみたいと思う方にも参考になる内容だと思いますので、ぜひ最後まで読んでみてください。

Web会議の環境を整えるために必須なもの

Web会議は慣れてしまうと簡単に実施できますが、初めて行う方は、何が必要なのか戸惑うかもしれません。

Web会議の環境を整えるためには、下記のものが必須です。

・Webカメラ
・音声機器（マイク・スピーカーなど）
・Web会議ツール

これらは、あった方が良いというものではなく、必須なものなので、Web会議を実施する方は必ず準備してください。

それでは、順番に解説します。

Webカメラ

Webカメラは、会議の様子を画面越しの相手に映すためのものです。

最近のノートパソコンは、カメラが内蔵されているモデルが多く発売されているので、内蔵カメラを利用してWeb会議を実施することが可能です。

近年高画質の内蔵カメラが普及していますが1人を綺麗に映す規格の製品が多いため、複数人を映すとなると画角が狭く全員が映りこまないことがあります。

きれいな映像を届けたい場合や、参加人数が多く全員をカメラに映したい場合は、外付けWebカメラの購入も検討しましょう。

音声機器（マイク・スピーカーなど）

音声機器もカメラ同様にノートパソコンなどに内蔵されているモデルが多いと思います。

内蔵のマイクやスピーカーを利用することで、「音声を相手に届ける」「相手の音声を聞く」というWeb会議における必要最低限のことができます。

しかし、スペックの低いパソコンの音声機器を使用すると、正確な声が相手に届かず、ストレスがかかる環境になりかねません。

特に音声は会議において最も重要な要素なので、途切れてしまったり、雑音で聞こえにくかったりすると、それだけでWeb会議の効率はグンと下がります。

ストレスなくスムーズなWeb会議の環境を作るためにも、マイク・スピーカーなどの音声機器は、パソコン内蔵のものではなく、別途購入することをおすすめします。

Web会議ツール

上記で紹介したような映像や音声に関する機器を準備しても、実際にWeb会議を行うためには、Web会議ツールが必要です。

参加者全員が同じWeb会議ツールを使用することで、はじめてWeb会議がスタートできます。

現在は様々なWeb会議ツールがあるため、一口にWeb会議ツールと言っても、下記のような違いがあります。

・パソコンにインストールが必要か
・アプリ版があるか
・会員登録が必要か
・無料か有料か

このほかにも、接続時間は無制限か、セキュリティは安心できるか、サポート面は充実しているかなど、総合的に考えてどのWeb会議ツールが良いか考えて選択しましょう。

どんなに良いカメラや音声機器を揃えたとしても、しっかりしたWeb会議ツールを選ばなければ、良い環境でのWeb会議はできません。

逆に、Web会議ツールをこだわって選んだとしても、Webカメラや音声関係の周辺機器がしっかりしていなければ、ストレスの多い会議になってしまいます。

ここで紹介したものは、Web会議を開催するためには必須なものばかりですので、きちんと準備するようにしましょう。

Web会議の環境をより良くするもの

ここで紹介するものは、Web会議の環境をより良くするものです。

最悪用意できなかったとしてもWeb会議は実施できますが、あるとより快適な環境で会議を行えます。

Web会議の環境をより良くするアイテムは、以下の通りです。

・リングライト
・ヘッドセット
・バーチャル背景
・有線接続

Web会議のデメリットである、臨場感を感じにくい点を補ってくれるものや、通信環境の不安定さを解消してくれるものもあります。

以下で順番に解説します。

リングライト

リングライトは、表情を明るく照らすための円形のライトです。

リングライトの使用で、こちら側の表情をはっきりと相手の画面に映せるので、より臨場感のあるWeb会議を演出できます。

また、商談などの大切な話し合いの場面では、こちらの表情が相手に明るく映るため、良い印象を持ってもらいやすくなり、話し合いがプラスの方向に向かうことも期待できます。

リングライトの種類は、給電方法で分けると、USB充電式と乾電池式に分けられます。

パソコンと一緒に使用するのがメインの場合は、USB充電のものが便利でしょう。

大きさも様々なものがあり、ノートパソコンのカメラ部分にセットできるコンパクトなものから、卓上に置くタイプの少し大きめのものまであります。

またリングライトの色も、明るい白色や、やさしい暖色など、場面に合わせて使い分け可能なタイプのものや、ライトの強さ自体を調整できるものなどが発売されています。

使用する用途に合わせて、どのようなリングライトが良いか選びましょう。

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ヘッドセット

ヘッドセットは、音声機器の一種です。

複数人で音声を聞く場合には、スピーカーが適していますが、個人で使用する場合にはこのヘッドセットを使用するのが良いでしょう。

ヘッドセットとは、ヘッドホンとマイクが一緒になった音声機器です。

自宅で行うWeb会議は、スピーカーの使用で問題無いように思うかもしれません。

しかし、小さいお子さんがいたり、外の音がうるさかったりすると、会議の声が聞こえないケースもあるため、ヘッドセットの使用がおすすめです。

また、ヘッドセットは音声が自分一人にしか聞こえないので、周りに人がいるカフェや空港の待合スペースなどでもWeb会議ができます。

ノイズキャンセリング機能がついたものだと、周りの音が聞こえにくくなるため、ざわざわした場所でも、より会議に集中できるでしょう。

ヘッドセットも、様々な商品が発売されており、有線か無線か、ヘッドホン型かイヤホン型かなど、自身の使用スタイルに応じて選択できます。

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バーチャル背景

Web会議におけるバーチャル背景とは、相手の画面に映っている自分の背景をバーチャルにすることです。

特に自宅でWeb会議をする場合は、家を映したくないケースもあると思います。

Webカメラを無地の壁に向けて配置できれば問題ありませんが、間取りの都合上、家の中が映ってしまうようなケースでは、バーチャル背景を利用しましょう。

これを利用すると、背景が設定したバーチャル画像になるため、Web会議の相手に変に気を遣わせたり、家の中を見られて恥ずかしい思いをすることも無くなります。

バーチャル背景が無くてもWeb会議は実施可能ですが、Web会議の環境をより良くするために、必要なものと言えるでしょう。

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有線接続

Web会議をする場合のインターネット接続は、光回線などをWi-Fiを介して利用するケースが多いと思います。

Wi-Fiを利用した接続は便利な反面、万が一の通信が切れてしまうリスクを考えると、有線接続も検討した方が良いでしょう。

特に、重要な商談や会議においては、Web会議の接続が切れてしまったことで、思わしくない結果に転んでしまう最悪なケースも想定されます。

また、単純に有線接続の方が無線よりも通信スピードが速くなるので、安定したWeb会議の環境を作る意味でも、メリットがあります。

有線接続をするには、対応可能なパソコンを用意するか、有線接続ができないタイプなら、USBに差し込む有線LANアダプターを利用しても良いでしょう。

以上4点を解説しましたが、Web会議の環境をより快適にするためには、採用する価値があるものなので、こちらも検討してみてください。

Web会議の環境で気を付けること

最後にWeb会議を実際に行う段階で、気を付けることをお伝えします。

お伝えしているように、Web会議は実際の会議室で行う会議に比べて、臨場感が無かったり、意思疎通が難しかったりなどのデメリットがあります。

これらのデメリットを解消するために、以下の点に気を付けましょう。

・周りの環境（音や背景）
・デバイス（マイク・カメラなど）
・自身の映り方

順番に解説します。

周りの環境（音や背景）

Web会議は、パソコンなどのデバイスがあれば、場所に縛られずに開催できるメリットがあります。

しかし、周りの環境がにぎやかだったり、カメラに映る背景がごちゃごちゃしていたりすると、相手はストレスを感じるかもしれません。

場所に縛られないからといって、Web会議をする場所はどこでも良いわけではなく、できるだけ静かで、落ち着いて会話ができる環境を選びましょう。

デバイス（マイク・カメラなど）

もし、実際にWeb会議がスタートしてから、マイクやカメラの調子が悪く、会議の進行を妨げるような状態になれば、良い議論はできません。

会議が始まる前に、マイクやカメラが正しく作動するかチェックしておくことが、Web会議をスムーズに進行する上で大切です。

自身の映り方

自分自身がカメラにどのように映っているかもWeb会議の環境では重要なポイントです。

複数人でカメラに映る場合は、画角の広いWebカメラを利用して、全員が撮影範囲に収まっているかを確認しましょう。

1人で映る場合も、カメラ位置が顔よりも下にあると、相手を見下ろすような構図になってしまうので、カメラ位置を目線と同じ高さか、それ以上にすることをおすすめします。

まとめ

Web会議は場所や時間を選ばずに、簡単に実施できる点で、大きなメリットがあります。

一方で、相手の表情が見えづらかったり、音声が聞き取りにくかったりすると、対面の会議のような臨場感や細かいニュアンスが伝わりにくい、というデメリットも発生します。

今回紹介したWebカメラ・音声機器をはじめとするアイテムや、使いやすいWeb会議ツールを利用すると、このようなデメリットを回避できます。

Web会議においては、対面の会議のように、会話相手をより近くに感じられる環境を作ることが重要です。

今回の記事を参考にしていただき、ストレスのかからない環境で生産性の高い議論ができるWeb会議を目指しましょう。