リモート面接とは？企業が開催する時のメリットや注意点などをご紹介します

近年、業務効率化や新型コロナウイルスなどの影響などにより、オンライン上でのリモート面接を導入する企業が増えています。リモート面接では場所による制約がないため、企業側だけでなく求職者側にもメリットがあります。

本記事では、リモート面接の概要やニーズが高まっている理由、メリット、注意点などをご紹介します。

リモート面接とは

リモート面接とは、Web面接（オンライン面接）とも呼ばれている面接方法です。従来のように対面ではなく、パソコンやタブレット、スマホなどを用いてオンライン上で面接することを指します。

一般的に、ツールを利用したビデオ通話を介して行われます。

リモート面接のニーズが高まっている理由とは

近年ではリモート面接を取り入れる企業が増えています。ではなぜ従来の対面スタイルではなく、リモートでの面接が増えているのでしょうか。ここではその理由として考えられるものをご紹介します。

新型コロナウイルスの影響

新型コロナウイルスの感染拡大により移動や対面のコミュニケーションが制限されることとなりました。従来の対面型の面接では、移動だけでなく大勢の人が面接会場に集まるため感染拡大が危惧されます。
感染拡大を防止するために、オンライン上で行えるリモート面接に切り替える企業が増えているのです。

人材不足

新型コロナウイルス感染拡大により、失業を余儀なくされた人がいる中、日本では少子高齢化などの影響もあり、どの業界でも人材不足が問題となっています。どの企業も優秀な人材を獲得しようと競争が激化しており、人材の確保が難しくなっているのが現状です。

今後、日本の人口減少が進むなかで人材を確保するには、これまで面接の対象ではなかった地方など本社や拠点から離れている人も対象とするなど、幅広く母集団を集める必要があります。

リモート面接は、時間や場所に関係なく採用活動が可能です。そのため、遠隔地や海外の優秀な人材を採用するための手段の一つとして注目されています。

国の働き方改革の推進

2019年4月から「働き方改革関連法案」が施行され、自社の働き方改革を行う企業が増えてきました。働き方改革により、リモートワークなど多様な働き方を導入している企業が多くなっています。リモートワークなどを希望する人材の中には、遠隔地であったり、介護や子育てなどの事情を抱えたりしている人もいるでしょう。そうした人材は従来のような対面による面接は難しい場合も多いため、場所の制約がないリモート面接が活用されているのです。

リモート面接のメリット

リモート面接には下記のようなメリットが挙げられます。

時間や場所に左右されない

リモート面接における大きなメリットは、時間や場所に左右されず面接の予定が設定できる点です。従来による対面型の面接では、求職者は企業や面接会場まで移動する必要がありました。

一方で、リモート面接であればパソコンなどのデバイスがあればどこでも面接が可能なため、場所の制約がありません。場所の制約なく面接の設定が可能になるため、遠隔地にいる優秀な人材の確保も可能になるでしょう。

また移動の時間が不要になるため、ある程度日程調節も容易になります。特に中途採用の場合、求職者は就業中である場合も多いでしょう。その場合、面接を行える時間が限られてしまいます。

一方で、リモート面接であれば移動時間が不要のため、日程調整も容易に行えるようになるでしょう。スピーディーに面接までもっていけるため、効率的な採用活動が可能です。

現場のコストを削減できる

リモート面接では、会議室や面接会場などを確保する必要がありません。そのため、交通費や面接会場を借りるためのコストを削減できるでしょう。

また面接会場の手配や応募者への対応などに関わる現場の負荷も減らすことができます。

録画を残すことができる

リモート面接ならではの特徴として、面接の内容を録画が可能なことが挙げられます。録画でデータを保管しておけば、関係者がいつでも内容を確認できるようになりあます。そのため、採用者の絞り込みや共有も容易になるでしょう。

また面接の動画を見せることは新人教育にも役立ちます。言葉で教えるよりも実際の面接の様子を見せた方が分かりやすく、アドバイスも送りやすいでしょう。

不測の事態が起こっても採用活動の継続が可能

リモート面接の体制を整えておけば、今後不測の事態が起こっても採用活動の継続が可能になります。たとえば、台風や地震などの自然災害や感染症の流行などが起こり、移動が制限される可能性があります。

リモート面接であれば移動が制限された状態であっても、問題なく採用活動が続けられます。安全に採用活動が継続できるため、企業側にとっても求職者側にとっても大きなメリットといえます。

リモート面接を始める前の準備

リモート面接を始めるにはまず通信環境などを整える必要があります。ここでは、リモート面接を始める前に準備したいことについてご紹介します。

通信環境や端末を整える

リモート面接では、対面と変わらないレベルでコミュニケーションが可能な通信環境を整える必要があります。面接はオンラインで行うため、通信環境が整っていなければ、音声や映像が途切れてしまう可能性があるでしょう。

そのため、まずは自社の通信環境や端末などを確認しましょう。
通信環境と端末を整えたら、実際に面接を行う状況と同じ状態にしてテストを行いましょう。音声や動画に問題はないか、どんな周辺機器が適しているのかなどをチェックします。

必要に応じてカメラやマイクを用意する

利用環境などに応じてカメラやマイクを用意しましょう。ノートパソコンにはカメラやマイクがあらかじめ搭載されていることも多いですが、環境によっては機能が足りない場合もあります。

特に面接官が複数いる状況では、全員が映像に映っていないと求職者が不安を感じる場合も多いでしょう。そのため、画角の広いカメラなどを用意しておきます。

さらにマイクやスピーカーにも気を配りましょう。マイクでチェックしておきたいのが集音範囲です。集音範囲が狭いマイクを利用すると、声が相手にはっきり聞こえない可能性があります。そのため、参加人数が部屋の広さに応じた機材を用意しましょう。

リモート面接用のツールを選定する

リモート面接は専用のツールを利用して行うのが一般的です。ツールは、無料・有料、接続方法の違い、機能の違いなどがありますので、自社の目的に合ったものを選びましょう。

特に面接官が複数いたり、グループ面接を頻繁に行ったりする場合は、一度に複数人が接続できるツールを選ぶ必要があります。

特に無料のツールは機能が制限されているものも多くあります。何分までは無料、何人までは無料などの制限が設定されていることもあるため、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

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接続が上手くいかなかった場合のフォローを考えておく

準備をしっかりしていても、当日に思わぬトラブルが起こってしまう可能性があります。トラブルが起こった場合、求職者に迅速に電話やメールでフォローを行える体制を作っておきましょう。

迅速な連絡や面接の再設定などを行うことで、求職者の不安を取り除くことができます。

面接中に突然接続がきれてしまうトラブルが求職者のフォローができるようトラブルシューティングを用意しておくといいでしょう。

マニュアルの作成

リモート面接は従来の対面面接とは違った手順で行われることも多いため、社内でマニュアルを作成しておきましょう。マニュアルがあれば、今後採用担当者が変わってもスムーズに引き継ぐことができます。

またトラブルなどが起きた際にも、マニュアルがあれば慌てず対応することができるでしょう。

リモート面接の開催方法

ではリモート面接を行う際には、実際どのような手順で行えばいいのでしょうか。ここでは一般的なリモート面接の開催方法についてご紹介します。

リモート面接用の招待用URLを求職者に事前に送付する

リモート面接は一般的にリモート面接用のツールを介して行われます。ツールによって使い方は異なりますが、面接を行う相手に招待用のURLを送付し、求職者はそのURLにアクセスして面接を開始する方法が一般的です。

そのため、事前に求職者に面接用の招待URLを送付しておきましょう。またツールによって事前にアカウント登録やアプリのインストールが必要な場合もあります。その場合、求職者に事前に案内しておきましょう。

静かな場所を選ぶ

周囲の雑音が入ってしまうと会話の妨げになりますので、静かな場所を選びましょう。会議室などできるだけ周囲の会話や電話の音などが入らない場所を選ぶことが大切です。
また背景にも気を付けましょう。まぶしすぎたり、会社の資料などが映ってしまったりしないようにする必要があります。

画面との距離や目線に気を付ける

リモート面接は、カメラに自分の姿を映して行うため、画面との距離や目線に気を付けましょう。途中でカメラに寄りすぎたり、離れすぎたりしないように気を付ける必要があります。
事前にカメラの位置をチェックしておきましょう。

退室を指示する

あらかじめ企業側が先に終了するのか、求職者に先に退室を促すのか決めておきましょう。
求職者は指示を待っていることも多いため、面接終了後には即座に指示をすることで安心できるでしょう。

リモート面接の注意点

リモート面接では、対面の面接にはない注意点も多々あります。ここではリモート面接で注意したいことをご紹介します。

相手や自分の音声がしっかり聞こえるか事前にチェックする

リモート面接で起こりやすいのが自分や相手の音声が聞こえないトラブルです。

この場合、使用しているマイクやヘッドセットなどの機器の接続や設定方法に原因があることが多いです。そのため、きちんと機器が接続されているか、ツールの設定に問題がないか確認しましょう。

有線のマイクやヘッドセットを使用している場合は、ケーブルがきちんと接続されているかチェックします。USBで接続している場合は、機器を認識するまでに時間がかかっている可能性があります、その場合は、パソコンがきちんと機器を認識しているか確認しましょう。

また無線で接続している場合は、Bluetooth接続に問題がないかチェックする必要があります。

ハウリングが起こってしまう

相手の声が戻って聞こえる「エコー」や、キーンとした音が鳴る「ハウリング」が起こる場合は、自分ではなく他の参加者の環境が原因の可能性もあります。

頻繁に起こる場合は、エコーキャンセラー搭載のマイクに切り替えるなどの対策を採りましょう。また他の参加者や求職者のボリュームが大きい可能性もあるため、音量を下げてもらうようにお願いしましょう。

ハウリングについて詳しくはこちら

話し方や表情に気を付ける

画面上は対面と違い表情が分かりにくいため、普通にしゃべっているつもりでも不愛想に見えることがあります。求職者が委縮してしまう可能性があるため、リモート面接では対面よりも話し方や表情に気を配りましょう。

資料などを見ているとつい目線が下に行きがちです。しかし、求職者は面接官の方を向いて話しているため、できるだけ目を合わせるようにカメラの方を向いている方がよいでしょう。
また口角は意識して上げるようにし、にこやかな表情を保つようにします。また話し方も、いつもよりゆっくり、はっきりとしゃべるように意識しましょう。

さらにオンライン上では「タイムラグ」にも注意が必要です。リアルタイムで話しているつもりでも、通信環境によっては多少のタイムラグが発生してしまう可能性があります。そのため、求職者の発言にかぶらないように注意しましょう。

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リモート面接用のツールの選び方

リモート面接用ではツールを利用するのが一般的です。ここでは、ツールの選び方のポイントをご紹介します。

必要な機能を事前に洗い出す

リモート面接用のツールにはさまざまな機能が搭載されています。しかし、必要な機能は企業ごとに異なります。

そのため、まずは自社にとってどんな機能が必要なのを洗い出す必要があります。現状の課題を見直したり、現場の従業員にヒアリングを行ったりしましょう。

コストを考えた場合、自社に必要な最低限の機能が搭載されたシステムを選ぶ場合もあるでしょう。機能が多ければできることも多いですが、その分コストが嵩んでしまいます。
そのため、まずは自社に必要な最低限の機能が備わったものから選びましょう。そして「機能が足りない」と感じたら、多機能のものに変えるという手順を踏む方法もあります。

費用対効果を計算する

ツールを選ぶ際には費用対効果も大切です。ツールを導入することによって自社にどんなメリットがあるのか、コストをかけるだけの利益があるのかなどを計算しましょう。
リモート面接用のツールの価格は、サービスごとに異なります。導入する際には、複数のシステムの見積もりを取ってから選ぶことをおすすめします。

機能だけでなく総合的に判断する

ツールを選ぶ際には搭載されている機能だけでなく、操作性や支払い方法などもチェックしましょう。支払い方法には月額制、ID制、ルーム制などさまざまな方法があります。この中から最も自社の形態に合ったものを選びましょう。

さらにシステムによっては、利用時間や利用人数によっても費用が異なるので事前の確認が必要です。

サポート体制もチェックする

サポートサービス面も重要です。特にこれまでリモート面接用ツールを利用したことのない企業は、導入時だけでなく運用もサポートしてくれるサービスがおすすめです。

ツールはある程度継続して使用することで効果が現れてきます。しかし導入後は操作になかなか慣れず、活用できないことも多いでしょう。そんな時のためにツールの運用や活用方法についてのサポートがあれば安心です。

またきちんとしたマニュアルは整備されているか、トラブル発生時には迅速に対応をしてくれるのかなどを確認しましょう。

セキュリティ面もチェックしよう

ビジネスで使うツールとして確認しておきたいしたいのがセキュリティ面です。面接時には個人情報や企業の情報も扱うため、情報漏えいには特に気を付けてなくてはなりません。

そうした場合、社内のセキュリティだけでは対応できない場合もあるので、ツールにどんなセキュリティ対策が施されているか事前に確認しましょう。

特に無料のツールは、有料のものよりセキュリティ面で不安が残ります。選定の際は、機能はもちろん、セキュリティ基準を満たしているかも確認しましょう。

リモート面接は準備をしっかり行うことが大切

リモート面接は、時間や場所に制約を受けない、さまざまなコストの削減につながるなどメリットの多い方法です。しかし従来の対面での面接活動と異なる部分も多いため、事前の準備をしっかり行うことが大切です。

特に通信環境や使用する端末の確認、リモート面接用のツールの選定は慎重に行いましょう。ツールにはサービスごとに機能が異なりますので、自社に合ったものを選ぶことが重要です。有料ツールでも、無料トライアル期間が設けられていることが多いため、まずは試してみてはいかがでしょうか。