Web会議の基礎知識

更新日:2022.03/31(木)

オンライン会議を意味のある会議(円滑)にする方法

オンライン会議を意味のある会議(円滑)にする方法

テレワークと出社のハイブリットな働き方が当たり前になったこの時代。
テレワークと出社を結びつけるのが「オンライン会議」です。
オンライン会議と対面会議どちらが意味のある会議になっていますか。

今回は意味のあるオンライン会議と意味のないオンライン会議の違いや解決方法についてまとめてみました。

オンライン会議が、円滑で生産性がある会議になる為に、参考にしてみてください。

オンライン会議とは?


オンライン会議とは?について詳しくはこちらの記事へ

オンライン会議の仕組みや製品比較までわかりやすく紹介しております。

意味あるオンライン会議と意味ないオンライン会議の特徴

意味のあるオンライン会議 意味のないオンライン会議
全員アイディアや意見を出し合う 一部の参加者しか発言しない
必要なメンバーのみ参加 無駄に参加者が多い
議事録をとる 議事録をとらない
顔出ししている参加者が多い 顔出ししていない参加者が多い
マイクスピーカーの環境が整っている マイクスピーカーの環境が整っていない

意味のあるオンライン会議にするための解決策

先ほどの表を踏まえて、どう改善すれば意味のあるオンライン会議に近づけるか順に解説していきます。

オンライン会議でも発言は大事


対面会議と共通している事ですが、オンライン会議でも発言は大事です。

発言しないが続いてしまうと、会議に出席するモチベーションが下がり意味のない会議に繋がりやすいです。
また、参加意欲がないと仲間から誤解されてしまいます。

発言しやすい環境作りも含めて、オンライン会議の進行も見直すとより意味のあるオンライン会議になりやすいでしょう。

適切な参加人数

会議の参加人数が多すぎると、参加意識が低くなり一部の社員しか発言しない。という悪循環が生まれます。

一般的に7人以上の会議は参加意識が低くなり、会議ではなく報告会になってしまいます。

意味あるオンライン会議にするために、6人までに絞り聞き手と話し手に分かれないように工夫が必要です。

議事録はしっかりとる


議事録をしっかりとっておけば、会議の参加人数を厳選しても他の社員に会議の内容を把握することができます。

また会議中にどんな課題が発見されて、どのように解決したのか。持ち越した議題はどれなのかが可視化される為
同じ議題で何度も話し合ったり、足踏みしてる会議から抜け出せます。

記憶には頼らず、議事録にしてしっかり記録しておきましょう。

顔出ししたほうがいい理由

会議の内容によって顔出ししたほうが意味のある会議になりやすい場合いも多くあります。

顔出しすることの効果

・お互いの顔をみて話した方が信頼関係が気づきやすい
・声だけではわからない感情を表情から読み取れる
・会議に参加している自覚が持てる

オンライン会議とはいえ業務の一環の為、対面と変わりなく顔がみえると安心感にも繋がります。

顔出しが必要な会議なのか、顔出しが不要な会議なのか予め社内で決めておきましょう。

マイクスピーカーの環境作り


顔の表情よりも大事なのがマイクスピーカーの設定です。

音声のやりとりがスムーズに行われないとオンライン会議そのものがはじまりません。

ハウリングしないためにも、普段からヘットセットやマイクスピーカーの設定をしっかりか確認しておりましょう。

オンライン会議に最適なマイクスピーカー20選はこちらから

まとめ

今回は意味のあるオンライン会議と意味のないオンライン会議の特徴とその解決策についてご紹介しました。

コロナ禍の影響でオンライン会議の普及しましたが、対面会議の方がうまくいっていたと感じられる方も多いとおもいます。

どの部分がボトルネットになっているのか、この記事で紹介した内容と照らし合わせて改善をはかり、円滑なオンライン会議になるよう生産性を高めましょう。

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