Web会議システムの料金プランの選び方！５つの重要ポイントをわかりやすく紹介　

Web会議システムの導入を選定するうえで、料金プランは重要な検討項目になります。

特に、出張費などのコスト削減を目的にWeb会議システムの導入を検討しているなら、“安さ”は魅力の一つ。
しかし、額面だけで判断するのはNGなのです。

Web会議システムの「料金プラン」から、注意すべきポイントをチェックしてみましょう。

Web会議の活用方法から料金プランを決める

価格比較の第一歩として重要なのが、料金よりWeb会議システムやテレビ会議システムをどう活用したいのか知っておくこと。

どれほどサービスの評判がよくても、たとえ無料であっても、自分たちが使いやすいく、簡単に利用可能なものでないと、ムダになってしまいます。

自社でどのようにした会議が通常行われているのかヒアリングし、利用人数や各拠点に必要な同時接続数や機能をピックアップしてみましょう。

会議スタイルには、接続数やルーム数によって、その特徴は大きく3つのシステムに分けられます。

・会議室どうしをつなぐテレビ会議システム
・テレビと各自の端末をシームレスにつなぐ会議システム
・各自の端末のみで会議や打合せや商談など、共同作業のできるシステム

合わせて、会議システムに参加して使用する人数の割り出しをしておくと、発行すべきライセンスやＩＤの数が決まり、一気に候補を絞り込めるようになります。

Web会議の利用時間はどれくらい？利用頻度から料金プランを絞り込む

次に料金プランについて検討します。

多くのシステムは月額費用の料金設定を設けていますので、月ベースの会議・打合せ時間の合計を出して、どの料金プランが適切か検討します。

月ごとに会議時間が変動する場合は年間通して時間計算して比較するとよいでしょう。

その特徴は大きく3つの料金プランに分けることができます。

・完全従量制：使用した分だけ料金がかかる。
・一部定額制：比較的割安。ただし、一定時間以上の利用に超過料金が発生する
・完全定額制：割り高だが、条件を満たしていれば使い放題

今後、社内コミュニケーションを密にしたい、会議交通費を軽減したいなどの目的で導入を検討している場合は、割高でも完全定額制がおすすめです。
自社の会議頻度や時間に合わせて、適切な料金プランを選択し、無駄なコストがかからないようにしましょう。

Web会議システムの開催可能数から料金プランをチェック

Web会議室システムがすでに埋まっていて、希望のタイミングに会議が開けない…という問題は、ビジネスシーンにつきもの。
とはいえ、会議室ごとの料金プランだと、会議の数だけコストがかさんでしまうので注意が必要です。

同時にいくつ開催できるか、開催できる数も要チェック。
複数の会議が同時に開催できる製品やプランなど種類もさまざま。

例えば…

・少人数で小規模のミーティングをいくつも開催できるWeb会議システム
・同時開催可能な会議数が無制限のシステム

など、細やかな対応ができるものもあります。

こちらも社内全体で、どれだけの数の会議が行われているか調査したうえで、適切な料金プランを選択しましょう。

利用期間でトータル料金プランを比較

最低契約期間や、解約までの期間をよく確認しましょう。
システム導入の形態や料金プランによって、イニシャルとランニングのコスト・バランスが変わってきます。

サーバ導入型のSI・オンプレミスWeb会議システムは、サーバ費用、初期オプション、カスタマイズによってイニシャルが高くなり、ランニングが安くなる傾向があります。

導入後長期間の継続利用が見込まれるのでしたら、こちらを選択するほうがより経済的です。
また、製品の中には最低契約期間を設けているものもありますので、契約前に確認をしましょう。

クラウド型のWeb会議システムは、サーバ費用や現地での導入作業がないため、イニシャルが安くなり、ランニングが高くなる傾向があります。
一時的にWeb会議システムを利用する場合や、気軽にWeb会議のアカウント数の調節を行いたい場合は、クラウド型のWeb会議システムを導入するのをおすすめします。

Web会議システムのオンプレミス型とクラウド型の違いについてはこちら

オプション・周辺機器は？プラン料金以外にかかる金額も算出

Web会議システムによって、基本機能とオプションの機能配分にはばらつきがあります。
導入するWeb会議システムに必要不可欠な機能や品質以外に、どんなオプションが必要で最適か、確認しましょう。

また周辺機器にも費用が掛かりますので、その点も注意が必要です。
レンタルプランを提供している企業もありますので、事前にレンタル可能か調べるのも手です。

Web会議システムは使いやすさ重視！FreshVoiceがおすすめ

最後に上述したような観点からFreshVoiceを分析してみました。

Web会議と料金プランのまとめ

まず自社の会議スタイルや利用目的や用途にマッチしていなければ、そのWeb会議システムは極めて使いづらくなります。

どれほど評判がよくとも料金プランが安くとも、自分たちが使いやすいWeb会議システムであることが大切。

その点、FreshVoiceは会議システムの抱える問題のほとんどをクリアでき、料金的なアドバンテージも！予算面でも安心！シンプルな操作で手間がなく手軽に利用できます！

Web会議の有力選択肢として、ぜひ徹底比較し、検討してみては？
気になることがありましたらお気軽にお問い合わせください。