Web会議システムの料金は誰でも気になりますよね。

特に出張費などのコスト削減を目的にWeb会議システムの導入を検討しているなら、“安さ”は魅力の一つ。
しかし、額面だけで判断するのはＮＧなのです。

Web会議システムの「料金面」から、注意すべきポイントをチェックしてみましょう。

１．必要なWeb会議スタイルは？
ＷＥＢ会議の活用方法を明確にする

価格比較の第一歩として重要なのが、料金よりWeb会議システムやテレビ会議システムをどう活用したいのか知っておくこと。

どれほどサービスの評判がよくても、たとえ無料であっても、自分たちが使いやすいく、簡単に利用可能なものでないと、ムダになってしまいます。

自社でどのようにした会議が通常行われているのかヒアリングし、利用人数や各拠点に必要な同時接続数や機能をピックアップしてみましょう。

会議スタイルには、接続数やルーム数によって、その特徴は大きく3つのシステムに分けられます。

・会議室どうしをつなぐテレビ会議システム

・テレビと各自の端末をシームレスにつなぐ会議システム

・各自の端末のみで会議や打合せや商談など、共同作業のできるシステム

合わせて、会議システムに参加して使用する人数の割り出しをしておくと、発行すべきライセンスやＩＤの数が決まり、一気に候補を絞り込めるようになります。

２．会議の利用時間はどれくらい？
会議システムの利用頻度から絞り込む

次に料金プランについて検討します。

多くのシステムは月額費用の料金設定を設けていますので、月ベースの会議・打合せ時間の合計を出して、どの料金プランが適切か検討します。

月ごとに会議時間が変動する場合は年間通して時間計算して比較するとよいでしょう。

その特徴は大きく3つの料金プランに分けることができます。

・完全従量制：使用した分だけ料金がかかる。

・一部定額制：比較的割安。ただし、一定時間以上の利用に超過料金が発生する

・完全定額制：割り高だが、条件を満たしていれば使い放題

今後、社内コミュニケーションを密にしたい、会議交通費を軽減したいなどの目的で導入を検討している場合は、割高でも完全定額制がおすすめです。

３．同時開催する可能性は？
Web会議システムの開催可能数もチェック

Web会議室システムがすでに埋まっていて、希望のタイミングに会議が開けない…という問題は、ビジネスシーンにつきもの。
とはいえ、会議室ごとの料金プランだと、会議の数だけコストがかさんでしまうので注意が必要です。

同時にいくつ開催できるか、開催できる数も要チェック。
複数の会議が同時に開催できる製品やプランなど種類もさまざま。

例えば…

・少人数で小規模のミーティングをいくつも開催できるWeb会議システム

・同時開催可能な会議数が無制限のシステム

など、細やかな対応ができるものもあります。

４．いつまで使う？
期間でトータル運用費を比較

最低契約期間や、解約までの期間をよく確認しましょう。
システム導入の形態や料金プランによってイニシャルとランニングのコスト・バランスが変わってきます。

サーバ導入型のSI・オンプレミス製品、初期オプション、カスタマイズによって初期費用が高くなる製品維持費用が安くなる傾向があります。

導入後長期間の継続利用が見込まれるのでしたら、こちらを選択するほうがより経済的です。
また、製品の中には最低契約期間を設けているものもあります。

５．オプション、周辺機器は？
プラン料金以外にかかる金額も算出

製品によって基本とオプションの機能配分にはばらつきがあります。
導入するWeb会議システムに必要不可欠な機能や品質以外にどんなオプションが必要で最適か、確認しましょう。

また周辺機器にも費用が掛かりますので、その点も注意が必要です。
前回の記事でご紹介したレンタルプランを提供している企業もあります。

Web会議システムは使いやすさ重視！
FreshVoiceがおすすめ

最後に上述したような観点からFreshVoiceを分析してみました。

まとめ

まず自社の会議スタイルや利用目的や用途にマッチしていなければ、そのWeb会議システムは極めて使いづらくなります。

どれほど評判がよくとも、無料であっても、自分たちが使いやすいツールであることが大切。

その点、FreshVoiceは会議システムの抱える問題のほとんどをクリアでき、料金的なアドバンテージも！予算面でも安心！シンプルな操作で手間がなく手軽に利用できます！

Web会議の有力選択肢として、ぜひ徹底比較し、検討してみては？
気になることがありましたらお気軽にお問い合わせください。