Web会議はペーパーレス会議にできる？理由と資料の作り方を解説

資料のデジタル化で会議をスピーディに

一般的な会議では、紙資料を配布して、「お手元の資料をご覧ください」「資料○○ページをご覧ください」というようにアナウンスをしながら進行してゆくことが、まだ多いことでしょう。

しかし、資料の数が膨大な場合、参加者はどの資料のどこを見ればよいのか戸惑うこともあると思われます。もちろんパソコンの扱いに慣れていない方の場合は、紙資料の方が便利でわかりやすいかもしれません。しかし今日のビジネス現場において、そのような方はむしろ少数派ではないでしょうか。

Web会議では、すべての資料をデジタル化（パソコンファイル化）して参加者に配布することができます。資料の数やページ数が多い場合、Web会議を導入することで、会議をスピーディかつスムーズに進行できます。

Web会議なら、必要な資料はすべてPDFファイルなどに一元化し、膨大な資料でも苦労してページをめくる必要がなく、ワンクリックで必要なページを確認できます。

動的資料を活かすファイルのままの配布

会議資料としてPowerPointなどのプレゼンツールを使用した会議では、PowerPointで作成した資料をプロジェクターなどに投射し、それとは別にPowerPointファイルを紙にプリントしたものを参加者に配布している光景をよく目にします。

しかし、PowerPointの資料では「クリックすると新しい図が表示される」「グラフが伸びていく様子がアニメーションで表示される」など動きのある表現がよく用いられます。紙にプリントすることで、これらの表現がかえってわかりにくくなることもしばしば見受けられます。

この場合、PowerPoint形式のまま資料を電子ファイルで配布した方が、参加者にとってはるかにわかりやすく、誤解も生じにくいのではないでしょうか。

情報の再活用がしやすいWeb会議

経営分析指標など、細かいな数字が並ぶ資料も紙資料よりパソコンファイルが望ましいと思われます。
たとえば拠点ごとの売上高を集計した資料などの場合、Excelを使って資料を作成されていることが多いでしょう。Excelファイルのまま資料を配布すれば、参加者はそのファイルから必要なデータだけを抽出して集計したり、別の関数を適用したりして、さまざまに情報を加工できます。

紙資料よりもファイル資料の方が、情報の再活用がしやすいのです。

経営意思決定・意思伝達のスピードアップ

現代、企業の「意思決定スピード」の重要性が、さまざまな経営理論で指摘されています。Web会議は会議をスピーディかつ円滑に進めて意思決定のスピードアップに貢献します。

また、会議に使われる資料の配布・再活用のしやすさによって、経営意志の速やかな伝達にも貢献できると考えられます。