テレビ会議導入の費用とは！？気になる特徴と価格を各社で徹底比較！

テレワークなどの普及に伴い、テレビ会議を導入する企業も増えてきました。

テレビ会議は遠隔地の人間とでもリアルタイムでやり取りできるため、オンライン商談にも向いています。テレビ会議は有料の専用システムを導入する企業も多いでしょう。
その場合、どの程度の費用がかかるのかあらかじめ試算しておく必要があります。

本記事では、テレビ会議システム導入の必要性や特徴、各社ごとの価格をご紹介します。

テレビ会議とWeb会議との違いについてはこちら

テレビ会議とは

テレビ会議とは、遠隔地にいる相手とリアルタイムでやり取りができるツールです。
画面に相手の姿が映るため、ビデオ会議と呼ばれることもあります。

相手の顔を見ながらやり取りができるため、社内会議や支店会議で多く使われています。

Web会議との違い

テレビ会議とよく似たものにWeb会議があります。Web会議も遠隔地とリアルタイムでやり取りができる点では同様です。

テレビ会議は「大人数が会議室に集まって会議を行うもの」、Web会議は「自席（自宅）のパソコンからインターネット上で打ち合わせを行うもの」と分類されることが多くあります。

一般的にテレビ会議の方が規模の大きいシチュエーションに適しているとされます。

またWeb会議は専用のアプリケーションをインストールするだけで利用できますが、テレビ会議はマイクやリモコンなど専用機材の導入が必要です。
その分、安定した通信が可能とされています。

Web会議との違い一覧

テレビ会議は、専用の機器を使用するため利用場所が限られてしまいます。しかしその分、高品質の映像と音声を確保できます。

数百名単位の大規模な会議を行う場合や、重要な会議を頻繁に行う場合は、テレビ会議の方が適しているでしょう。

Web会議は、手持ちのパソコンやタブレット、スマホを用いてオンライン上で会議を行うシステムです。手軽に利用できるため、1対1や社内会議など少人数の打ち合わせに向いています。無料のシステムも提供されていますが、ビジネスで利用するのであればよりセキュリティレベルの高い有料システムがおすすめです。

テレビ会議を導入すべき理由

テレビ会議はマイクやリモコンなどの専用機材を導入しなくてはいけないため、コストや時間がかかります。しかし、遠隔地と頻繁にやり取りをするのではあればテレビ会議システムを導入するメリットは多くあります。

ここではテレビ会議システムを導入すべき理由についてご紹介します。

対面と同じようなコミュニケーションが可能

テレビ会議は遠隔地にいながらも、対面と同じようなコミュニケーションが取れるのが特長です。画面に表情が写るため、対面と同様スムーズなやり取りが可能です。
システムを利用すれば資料の送付や表示も行えます。

テレビ会議であれば移動のために時間を割いたり、会議室を予約したりなどの手間がありません。そのため、対面と同じようなコミュニケーションが取れるのであれば、テレビ会議の方がメリットは多いでしょう。

時間的コストを削減できる

テレビ会議は、移動時間を削減できるのもメリットです。時間的なコストを減らせるため、その分を別の生産活動に充てられます。

自宅からオフィスまでの移動、顧客との打ち合わせのための移動などさまざまなコストを削減できるでしょう。

移動コストを削減できる

テレビ電話は、交通費や宿泊費、会場設置費、人件費などの移動に伴うコストなども削減できます。従来では、会議のために参加者すべてが一か所に集まる必要がありました。全員が収容できる会場を予約し、当日は参加者が移動する交通費もかかります。

また会場の場所や日程によっては宿泊費も必要となっていました。さらに、会議のための資料や製品を運搬するための費用がかかるケースもあります。

テレビ電話であれば、遠隔地同士をつなげるため、これらの費用をすべて削減可能です。
頻繁に大規模な会議を行う企業であれば、年間数十万～数百万円のコストを削減できる可能性があります。

意思決定者が遠隔地にいても開催できる

テレビ会議であれば、意思決定者が遠隔地にいる場合でも問題なく会議が開催できます。
従来の会議であれば、意思決定者が出張などで不在の場合は、会議自体を変更・延期しなくてはいけないことも多いでしょう。

しかしテレビ会議であれば、デバイスが設定してあれば国内・海外問わずどこからでも会議に参加できます。そのため、意思決定者のスケジュールに会議参加者全員が合わせるという制約もなくなるでしょう。

テレビ会議導入前のチェックポイント

テレビ会議を導入すれば、時間や移動コストなどさまざまなコストを削減できます。
ただし、テレビ会議導入にはコストがかかりますので、事前に費用と利便性をチェックしておく必要があるでしょう。

システム導入前には下記の点を明確にしておきましょう。

価格面

テレビ会議システムは、初期費用として数百万円から数千万円程度かかるとされています。専用機器の購入、回線の利用料、会議室の確保など、通信を始めるためのコストがかかります。また運用のためには毎月の通信費も必要です。

機器が据え置きで行動の制限がされる分、一般的なWeb会議と比べて映像や音声が高品質で、接続の安定性に優れています。さらに専用回線を利用するため、通信に関するストレスはほぼないでしょう。

そのため、国際会議や重役会議などの重要な会議に向いています。これらの運用コストを計算し、価格に見合ったメリットを得られるかどうかチェックしましょう。

費用タイプをチェックする

テレビ会議のシステム導入は大きく分けて3つの方法があります。
初期費用のみかかる場合は、導入時に莫大なコストがかかりますがその後のコストを抑えられます。

月額費用がかかるシステムの場合は、初期費用は抑えられますが長期間使うならコスト的に優れているとはいえません。

初期費用と月額費用が両方かかる場合は、前者の2つよりはランニングコストを抑えられますが大幅なコストカットにはなりません。

またテレビ会議のための導入する機材は数年後買い替えが必要になるケースもあります。
自社にどのようなタイプが向いているのか導入前にしっかりチェックしましょう。

サポート体制をチェックする

どんなサポート体制になっているかも確認しましょう。万が一トラブルが起きた場合にどんな対応をしてくれるのかを事前に知っておけば、導入後も安心して使用できます。

契約内容によってサポート内容が変わることも多いため、契約前にしっかり内容について確認しておきましょう。

場所を確保できるかチェックする

導入前にテレビ会議の場所が確保できるかチェックしましょう。会議室などがないオフィスの場合、会議のため場所を用意できないと周りの業務に支障がでる可能性があります。
また周りを気にし過ぎて小さな声で話してしまうと、テレビ会議の意味がありません。

そのため、導入前にテレビ会議のための場所が確保できるのか、テレビ会議を行っても問題ない環境であるかをチェックしましょう。

おすすめテレビ会議システム3選

テレビ会議システムには高いセキュリティレベルと高品質の映像・音質が求められています。ここではおすすめテレビ会議システムを3つご紹介します。

ソニーこだわりのテレビ会議

大手電機メーカーのソニーが提供するテレビ会議システムです。ソニーの音響システムや放送機材は世界的に見ても高品質なことで知られています。
現在では世界最大級のコンピューターネットワーク機器開発会社である「Cisco（シスコ）」とコラボレーションした会議システムを主に提供しています。

両社の高品質な製品とサービスを相互に接続することで、場所を選ばないコミュニケーションが可能になりました。

テレビ会議「Cisco」はこちら

P2P構成

ソニーとシステム両社の製品を相互に接続可能で、会議の規模や用途に応じたモデルを選択することが可能です。

内蔵多地点接続構成

ソニー製のテレビ会議システムには内蔵多地点接続が搭載されており、最大16拠点までの複数拠点接続が可能になっています。

Cisco Webexクラウド構成

Cisco Webexクラウドに両社の製品を接続することで、テレワークやテレビ会議をより一層簡単に行えるようになります。

サービスプラン

ソニーとCiscoが提供するテレビ会議プラン「Cisco Webex」は以下のサービスプランを提供しています。

Named User（ネームド ユーザー）ライセンス
・1ライセンスあたり1会議室を提供（事前に会議の主催者を決定する必要がある）
・1会議室あたり1,000台接続可能（パソコン/スマホ/タブレット）
・1,000代のうち200台はビデオ会議専用機を接続可能

機器登録ライセンス
・1ライセンスあたり1台の専用機をCisco Webexに登録可能
・社内外から専用機器経由でCisco Webexに接続可能
・Cisco製品のみ登録可能

豊富なモデル展開

Cisco Webexでは用途に応じて以下のモデルを利用することが可能です。

・Webex Room Kit Plus PTZ/SO
光学パンチルトズームを搭載した高画質カメラです。光学ズームによって遠くにいる被写体もしっかり捉えてくれます。また1～3台までのマルチカメラに対応しているのも特長です。
タッチパネルからコントロールが可能で、プレゼンターと聴講者を切り替えることができます。

・Webex Room Kit Plus/SO
中規模～大規模会議室に適したモデルです。バー型のモジュールに高音質スピーカーを搭載しており、広範囲の人物を適した画角で捉えてくれます。

・Webex Room Kit Mini/SO
コンパクトなオールインワンモデルです。USBケーブルでパソコンと接続することで、カメラ・スピーカー・マイクとして利用できます。

・Webex Room Kit/SO　
テレビ会議に必要な機能が一体化したオールインワンモデルです。カメラ、スピーカー、マイクが一体化しており、ディスプレイに接続するだけでテレビ会議を開始できます。
5つのスピーカーを搭載しているため、高音質なども特長です。

・Webex Room Kit Pro Quad/SO　Room Kit Pro P60/SO
大会議室に適したモデルです。映像と音声の豊富な入出力端子を搭載しており、カメラも用途に応じて複数ら選択できます。

・WebexDesk Pro/SO
パソコンモニターとしても利用可能なモデルです。ディスプレイにすべての機能が搭載されており、セットアップや操作も簡単に行えます。

モデル別機能比較

出典：SONY「シスココラボレーションソリューション商品紹介・ラインアップ」

モデルの共通機能

各コラボレーションモデルには以下の共通機能が搭載されています。

・顔認識/会議参加人数カウント

顔認識技術により参加人数をカウントしてくれます。また統制情報として蓄積してくれるため利用室を可視化できます。さらに発言者や参加者を認識し、適切なレイアウトへ自動調整してくれます。

・自動レイアウト調整（ベストオーバービュー）/話者自動認識・自動ズーム（スピーカートラック）

ベストオーバービュー機能は会議室の人数や着席位置を認識し、適切な映像に自動で調整する機能です。
スピーカートラック機能は会議中に発言者を自動で認識し、ズームアップで映し出します。

・自動機能とペアリング（プロキシミティとウルトラサウンド）

機器に搭載された音声認識機能は、人が会議室に入ったり手を叩いたりなどの音の変化を察知し、自動で起動します。
また手持ちのパソコンやスマホと自動的にペアリングしてくれます。

・資料共有

共有したいファイルを選択することで、他の参加者と共有できます。
有線、無線どちらにも対応しているため、データの大きさに応じて方法を選択可能です。
たとえば、PowerPointなどの資料はワイヤレスで共有し、動画などの大きなデータはHDMIで共有するなど使い分けることができます。

・タッチパネル操作

タッチパネルリモコンに対応しており、直感的な操作が可能です。まるでスマホやタブレットのように簡単に使えるため、初めての方でも安心です。
また有線接続のため、バッテリー切れを心配する必要もありません。

・内蔵多地点接続機能

マルチサイトオプション（別売）を導入すれば、多地点での接続も可能になります。

市場シェアで常に上位「Poly（ポリー）」

Poly（ポリー）はPoly（ポリー）社が提供するテレビ会議システムです。会社の成長と技術革新において成果を上げており、設立から約20年で音声コラボレーション・ビデオコラボレーション分野において世界的な地位を築いています。

市場に多くで回っている製品のため互換性が高いのも特長です。

テレビ会議「Poly」はこちら

製品・サービス一覧

・G7500シリーズ

G7500シリーズは、高品質なオーディオとビデオを搭載し、簡単な操作でコンテンツを共有できるモデルです。
最大3台までのマイク拡張が可能なため、中～大規模会議室での利用に適しているとされます。
2～10名向けの「G7500 EagleEye IV 4倍カメラモデル」と10名以上向けの「G7500 EagleEye IV 12倍カメラモデル」がラインナップされています。

・Poly Studio Xファミリー

Poly Studio Xファミリーはカメラマイクとスピーカーが一体化したコンパクトなタイプです。小～中規模会議室やオープンスペースなどでの利用に適しています。
1～6名向けの小型モデル「Poly Studio X30 / Poly Studio x30 with TC8」と2～10名向けのビデオバーモデル「Poly Studio X50 / Poly Studio x50 with TC」があります。

・RealPresence Group 700

RealPresence Groupは高いコストパフォーマンスと省スペースが特長のモデルです。最大8拠点の接続を可能にするオプションが選べます。Groupシリーズは国際標準規格に準拠しており、他メーカーの標準規格のシステムと接続可能です。また独自規格のCisco環境との接続もできます。

広帯域22kHzのオーディオを搭載しており、クリアな音声を届けてくれます。
RealPresence Group 700はその中でも最上位モデルで、映像・音声拡張性に優れています。大会議室向けで、音声拡張や複数モニター、映像拡張機能などを備えているのが特長です。

・RealPresence Group 500

中会議室向けのミドルレンジモデルです。コンパクトな躯体ながら、12倍と4倍の高性能なEagleEye IVカメラを搭載しています。
オプションによりフルHD画質で最大4拠点、HD画質で最大6拠点まで接続可能です。

・RealPresence Group 310

小会議室向けのエントリーモデルです。コンパアクト設計のため、会議室間の移動や持ち運びが簡単です。多地点会議の子拠点に設置するのに適しています。
EagleEye IVカメラ（4倍）が搭載されています。

Poly会議システム比較一覧表

参照：VTVジャパン株式会社「テレビ会議システム価格・機能比較一覧」

オフィス機器大手企業「RICOH（リコー）」の「ICOH Unified Communication System」

国内オフィス機器大手企業である「RICOH（リコー）」でもテレビ会議システム「RICOH Unified Communication System」を提供しています。
RICOH Unified Communication Systemは用途や目的によって選べる2つのタイプが用意されています。

また要望に合わせた柔軟に構成を変えてくれるシステムなど、シーンによって選ぶことが可能です。

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コンパクトID接続タイプ

コンパクトID接続タイプは、場所や用途、規模に合わせた構成できるシステムです。システムと個人用のデバイスを活用することにより、最適なコミュニケーションを提供します。
共用デバイス専用ソフトウェアと個人向けのソフトウェアの2種類が提供されているのが特長です。

共用デバイス専用ソフトウェアは、会議スペースに合わせて共用型のシステムを活用できます。個人向けソフトウェアはパソコンやスマホなどのデバイスを用いることで、手軽に利用できるのが特長です。

多拠点接続を標準機能として提供しており、最大9拠点を同時に表示できます。また従来のテレビ会議システムで必要だったMCU（多拠点接続装置）が不要なため、コスト削減が可能です。

資料やイメージを共有したい場合は、「共有」メニューを利用することで、パソコン画面や実物イメージを表示できます。
メンバー間でパソコン画面を共有できるため、会議がスムーズに進行できます。
また商品などを写すこともできるため、効率的なコミュニケーションも可能になるでしょう。

またセキュリティ面でも強固なものが用意されています。
映像・音声データを暗号化できる通信方式を用いることにより、万が一盗聴された場合でも復元はされません。

また原則、アドレス帳に登録されたIDからのコールしか受け付けない仕組みとなっています。
アドレス帳への長禄はWebの管理ユーティリティを用いて相手端末へリクエストを送信します。
そして相手側がリクエストを送信することで、アドレス帳に登録される仕組みです。

仮想会議室接続タイプ

仮想会議室接続タイプはクラウド上にある仮想会議室に任意の端末を接続することで会議を行うタイプです。利用登録をしていない人でもゲストとして招待することができるため、社外の人とのやり取りにも適しています。

またアクセスポイントを海外展開させることにより、グローバルな活用も可能です。
アクセスポイントは世界各地に展開し、各拠点から近いアクセスポイントから接続できます。そのため、安定した通信環境を提供しています。

仮想会議室には、最大100接続まで参加できます。Webブラウザや専用アプリケーション、異なるテレビ会議システムなど、さまざまな環境からアクセスできるのが特長です。

ユーザーの管理や利用状況は管理画面で簡単に行えます。ユーザーの登録・変更・削除、エンドポイント管理などが可能で、仮想会議室の運用や管理をスムーズに行えるようにサポートしてくれます。

また音声オフでも参加者と会話が可能なチャット機能を備えています。会議の進行を妨げることなく参加や退室のあいさつや質問、トラブルの際の声掛けなどをすることが可能です。

導入価格

ここでは仮想会議室タイプの導入価格についてご紹介します。

仮想会議室タイプのサービス利用料金・価格一覧表

出典：RICOH「仮想会議室接続タイプ 価格」

導入費用の目安

テレビ会議システムの導入にはディスプレイ、カメラ、マイクなどの機器と専用回線が必要です。専用回線を用いないクラウド型のテレビ会議サービスもありますが、専用ソフトのインストールが必要になります。

導入費用の目安として考えておきたい項目は以下の通りです。

初期費用

テレビ会議システム一式を導入するには初期費用が必要です。ディスプレイ、カメラ、スピーカー、マイクなどの機器や専用回線を導入します。

システムごとに初期費用は異なりますが、数十万～数百万円必要でしょう。
さらに運搬費や設置指導費、手数料などが別途かかる場合もあります。

月額・年額費用

システムによって月額・年額費用などの費用がかかります。設備を整えたあと無料で利用できるわけではないので注意しましょう。

月額費用もサービス内容などによって数千円から数万円まで差があります。
そのため、システムを選ぶ際にはランニングコストを踏まえたトータル費用を見積もりしてもらう必要があるでしょう。

テレビ会議の導入価格は環境によって異なる

テレビ会議の導入価格や月額・年額費用は公開されているものもありますが、詳細は要問い合わせとなっているケースも多いので注意しましょう。
これは導入環境や接続数、導入機器などによって大きく価格が異なるためです。
そのため、導入価格が公開されていない場合は一度問い合わせてみるのがおすすめです。

また製品によっては無料トライアルを提供しているものもあります。無料トライアルでは、実際の使用環境に合わせて使用できるため、導入後のイメージがしやすくなるでしょう。

オプション費用にも注意しよう

サービスやプランを決定する際にはオプション費用にも注意しましょう。オプション費用とは、基本的なシステムのほかに便利と思う機能をつけることで発生する費用です。

自社に必要な機能がこのオプションにある場合、基本料金に合わせてオプション費用も必要になってきますので、必ず事前に確認しておきましょう。

テレビ会議の導入が難しければWeb会議システムという選択肢もある

テレビ会議システムはメリットも多いですが、莫大な初期費用がかかります。
そのため、コスト面で導入が難しければより安価なWeb会議システムを導入するという選択肢もあります。

Web会議には、社内にサーバーを設置する「オンプレミス版」とブラウザ上で使用する「クラウド版」に分けられます。コストを下げたいのであれば外部サーバーを利用するクラウド版がおすすめです。

Web会議であれば高額な専用機器の導入が不要のため、Webカメラやマイクなどの周辺機器を導入するだけで済みます。
またセキュリティ面での管理やアップデートなどはサービスを提供する側が行いますので、メンテナンスなどの手間もありません。

ただし、外部サーバーを利用するため、ネットワーク状況によって画質や音質が左右されます。またサービスの利用にはユーザーの人数ごとに月額費用がかかるため、利用者の人数によってはコスト面で不利な可能性があります。
利用環境や利用者の人数によってコストを計算してみましょう。

おすすめWeb会議システム「Fresh Voice」

FreshVoiceは、国内企業だけでなく官公庁や教育機関にも導入されているWeb会議システムです。専用機器なみの高音質・高画質を提供しているため、スムーズに会議を進行できます。

ASPサービスは少数の拠点との会議に適しており、テレワークの社員や社外の人とのやり取りなどさまざまなケースで利用可能です。
またスマホやタブレットなどにも対応しているため、自宅や外出先でも利用できます。

操作画面はパソコンが苦手な人でも使いやすいように、シンプルで分かりやすさを重視しています。最小3クリックで簡単に会議をスタートできるため、ストレスなく使用できます。

「テレビ会議システムの導入は難しいためweb会議システムを探している」という企業は検討してみてはいかがでしょうか。

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自社に合ったテレビ会議システムを選ぼう

テレビ会議システムは、大人数での利用に適しており遠隔地とのやり取りも向いています。
導入費用は決して安くありませんが、頻繁に大人数や遠隔地とのやり取りを行う場合、時間的・移動コストを考えればメリットも多いでしょう。

また近年では、大掛かりは設備投資を必要としないテレビ会議システムも登場してきました。これらのサービスを用いれば、大企業だけでなく中小企業でも充分に利用可能です。

実際に利用シーンを想定し、必要な機能やコストなどしっかりと検討し、自社に合ったテレビ会議システムを選びましょう。