スマホで参加しやすいWeb会議を選ぶ際のポイント

コロナ禍において、企業は密を避けて会議を開催できるＷeb会議がスタンダードなものとなりつつあります。通常はパソコンでの参加をする人が多いですが、スマートフォンやタブレットでの参加が注目されています。

スマートフォンでのＷeb会議は、どのようなメリットがあるのでしょうか。今回は、Ｗeb会議にスマートフォンで参加するメリットやスマートフォンでも使いやすいＷeb会議システムについて紹介します。

スマートフォンでWeb会議ができる時代

現代では欠かせないものになったＷeb会議ですが、パソコンだけでなくスマートフォンでも参加ができるようになりました。これまでは、Ｗeb会議システムをダウンロードして会議に参加することが多く、専用のパソコンでないと会議に参加できませんでした。

しかし、クラウド型のシステムが登場したことで、インターネット環境があればどこでも参加できるようになったのです。クラウド型Ｗeb会議は、インターネット機器として身近なスマートフォンやタブレットでも利用できます。

そのため、外出先で緊急の会議や打合せが入った際に臨時で参加ができ、

「パソコンを持っていないから参加できない」
「社内にいないから参加できない」

ということがなくなりました。
Web会議がいつでもどこでも参加できるスマートフォンの活用は、会議の共有をしやすくなるだけでなく、従業員の時間効率を上げられるため、今後更に注目されるでしょう。

スマートフォンからWeb会議に参加するメリット

スマートフォンでＷeb会議に参加するメリットとして、

「どこでも参加できる」
「設定が簡単」
「情報共有がしやすい」
「急な会議にも対応できる」
「専用機材が不要」

が挙げられます。

スマートフォンの気軽さや手間のかからなさは、Ｗeb会議に参加しやすくなるポイントといえるでしょう。5つのメリットの内容について、詳しく解説します。

1.場所を問わず参加可能

1つ目のメリットは「場所を問わず参加可能」なことです。パソコンを使ってＷeb会議に参加しようとすると、パソコン画面を広げられる環境を整えなければなりません。

定時に行われる会議であれば対応しやすいですが、急な会議が入ってしまった場合は参加できる環境を探す必要があり、時間がかかります。一方で、スマートフォンは、インターネットに接続していれば、外出先などでもＷeb会議に参加でき、場所を気にする必要がありません。

2.難しい設定は不要

2つ目のメリットは「難しい設定は不要」なことです。オンライン型のＷeb会議であれば、マイクの設定や画面の明るさなどを簡単な設定のみで参加できます。

一方で、パソコンの場合は外部スピーカーやマイクの設定をしたり、追加の周辺機器を備える必要があるでしょう。一方で、スマートフォンの場合は、標準搭載されているマイク、カメラをそのまま使えます。

もし、追加で周辺機器を用意するならば、高性能のマイク付きのイヤホンがあれば十分です。また、周囲の騒音や音漏れを防ぐためにも、イヤホンがあるとよりリモート会議に参加しやすくなります。

Web会議やリモート会議、オンライン会議のいずれも、スマートフォンから参加することで、設定に時間をとられることなく、スムーズに参加できる点は大きなメリットといえます。

3.情報共有が容易

3つ目のメリットは「情報共有が容易」なことです。例え自分がＷeb会議で発言できない状況であっても、参加さえしていればリアルタイムでどのような話が出ているかを確認できるため、時間効率を挙げられます。

また、外出先で必要なデータや写真をその場で転送し、会議で共有できるのもメリットです。パソコンに一旦取り込む手間がなく、必要なときに情報を届けられる素早さは、スマートフォンならではといえるでしょう。情報共有におけるタイムラグを減少できるのがスマートフォンによる参加のメリットといえます。

4.急な会議にも対応しやすい

4つ目のメリットは「急な会議にも対応しやすい」ことです。1つ目のメリットとして、どこでもＷeb会議に参加できると挙げました。

さらに、スマートフォンであればＷeb会議システムに必要なID・パスワードを入れれば、その場でＷeb会議と繋がれるため、緊急の会議でも参加可能です。外回りや出張が多い人は、事前にスマートフォン内にＷeb会議をするためのアプリをインストールしておくと、よりスムーズに対応できます。

5.専用機材の導入が不要

5つ目のメリットは「専用機材の導入が不要」な点です。Ｗeb会議システムは、インターネットを接続できる環境と通信機器があれば、どこでも利用できます。

パソコンで接続する場合は、マイクやスピーカーなどの外部機器を取り付けて会議に参加することが多いですが、スマートフォンは取り付けの必要はありません。

また、パソコンを使う際は、インターネット環境がないと会議に参加できません。しかし、スマートフォンの場合はモバイル通信を利用できるため、よりインターネットにつながりやすいでしょう。

スマートフォンで使いやすいWeb会議システムはこちら

FreshVoice

「FreshVoice」は、国内メーカーのエイネット株式会社が手掛けるＷeb会議システムです。国内での導入数は約5000件以上と多数の実績を持っています。

簡単かつすぐに参加できるがコンセプトで、Ｗeb会議をたった3クリックで開催できる手軽さが特徴です。また、接続先の登録機能があり、電話帳のように管理できます。頻繁に会議に参加するメンバーがいる際は、便利な機能といえるでしょう。

スマートフォンでおすすめする理由として、複数同時拠点での発言が可能な機能があります。Ｗeb会議ではどうしても複数人が話してしまうと聞き取りづらさを感じやすいです。

特にスマートフォンでは、イヤホンで参加する場合が多く、音声が重なると内容を把握できません。その点FreshVoiceでは、それぞれが話している内容をしっかりと聞き取れ、スマートフォンでの参加にもおすすめです。

ASP版はこちら

LiteFreshVoice

「LifeFreshVoice」は、先程紹介したFreshVoiceの姉妹製品です。日本で唯一システムにセキュリティ保険が付いたもので、情報流出があった際には100万円までの補償がついています。

セキュリティ保険付き　LFVはこちら

FreshVoiceはオンプレミス型を採用していますが、こちらはクラウド型のＷeb会議システムとなっています。専用アプリのインストールやメールアドレスでの事前登録なども必要ありません。そのため、スマートフォンでＷeb会議に参加する場合のように、急な会議にもスムーズに参加できるでしょう。

また、LifeFreshVoiceの特徴として、マルチデバイズに対応しています。スマートフォンやブラウザにも全て対応可能なため、自分のスマートフォンでは使えないということがなく安心です。

このように、手軽に利用できるだけでなく、強固なセキュリティも保障されたシステムといえるでしょう。

まとめ

Ｗeb会議システムが進化ている現代では、スマートフォンでの参加が便利になりました。パソコンでの会議参加に比べて、スマートフォンでは場所や時間に制限が少なく、いつでも簡単に参加できるのが特徴です。

スマートフォンを使えば、企業にとってもスムーズな情報共有が実現できます。企業内の円滑な話し合いは、生産効率を上げることにもつながるでしょう。スマートフォンやタブレットを活用して、効率的かつ質のよいＷeb会議を実現してみてください。