なぜセキュリティを意識する法人ほどWeb会議システムのオンプレ導入にこだわるのか？

Ｗeb会議の導入を検討する法人において、セキュリティ対策を意識する場合はオンプレミス型が向いています。
ネットワーク上にはさまざまなセキュリティリスクが存在し、それらは未然に防止しなければなりません。

そこで本記事では、Ｗeb会議におけるオンプレミス型の導入のメリットと、セキュリティ対策について紹介します。

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Web会議におけるセキュリティリスクは3つ

Ｗeb会議の実施には、次の3つに関するセキュリティリスクが伴います。

第三者による不正アクセス
重要情報の漏洩
参加者のプライバシー侵害

企業にとって、内部情報や個人情報が外部に漏れるような事態は必ず避けなければなりません。そのため、これらのリスクがあると念頭に置く必要があります。ここではセキュリティリスクに関する内容について、詳しくみていきましょう。

1.第三者による不正なアクセス

まず考えられるのが、セキュリティ対策の壁をくぐって第三者に不正アクセスをされるリスクです。インターネット環境を利用して自社のＷeb会議システムにアクセスされてしまうと、情報漏洩につながる可能性があります。

例えば、Ｗeb会議で公開した企業機密を不正にダウンロードされたり、会議中の会話や映像を第三者によって拡散されたりといった事態を招く可能性があります。このような不正アクセスは、企業にとって重要な情報を奪われ、その結果として多大な不利益を被る場合があるのです。

Ｗeb会議システムを利用する際は、第三者による不正アクセスされる可能性があることを考慮し、具体的なセキュリティ対策を施しましょう。

2.重要情報の漏えいや紛失

外部からの不正アクセスを防止するだけでなく、企業で働く従業員による情報漏洩や紛失への対策をしなければなりません。Ｗeb会議システムの種類によっては社内だけでなく、カフェや移動中でも会議に参加できます。
場所を問わず気軽に参加できるメリットはありますがその分、会議中の画面を見られたり、会議の会話を盗み聞きされると、企業の重要情報が外に漏れる危険があるのです。また、スマートフォンでＷeb会議に参加している場合は、端末の紛失によって情報が漏れる可能性があります。

インターネット環境だけでなく、会議に参加する際は周囲の状況に注意しながら情報を守るるようにしましょう。

3.参加者のプライバシー侵害

Ｗeb会議に参加する際に、参加者のプライバシーが侵害される可能性があります。特に注意が必要なのは、自宅から参加する場合です。

Ｗeb会議は基本的に、パソコンやスマートフォンのカメラを使って参加します。その際、自分の顔だけでなく、周りにあるものや自宅の背景が映りこんでしまうことがあります。

場合によっては参加者の生活状況が映りこみ、プライベートな情報が漏れてしまうかもしれません。さらに、第三者の不正アクセスがあると、個人のプライベートがインターネット上に流出する危険性があります。企業としてだけでなく、個人の情報流出を防ぐための対策も必要です。

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法人がオンプレミス型Web会議システムを導入するべき3つの理由

オンプレミス型のシステムを導入すべき理由は次の3つです。

質の高いＷeb会議が実現できる
自社に合わせてカスタマイズができる
セキュリティ面の安全性が高い

法人が、安全かつスムーズなＷeb会議を実現させるため、オンプレミス型のメリットを捉えておきましょう。ここでは導入すべき具体的な理由について、詳しく解説します。

1.質の高いWeb会議が実現できる

オンプレミス型Ｗeb会議システムは、質の高いＷeb会議を実現できます。インターネットを利用したクラウド型のＷeb会議システムの場合、通信に関する質が安定しない可能性があります。

映像の乱れや会話の遅れ、時には会議室に入れないなどのトラブルも生じかねません。その結果として会議の中断や延期など、スムーズな会議進行の妨げとなるケースもあります。

一方で、自社サーバーでシステム構築をするオンプレミス型はインターネットを経由しません。そのため、インターネット環境の影響を受けにくく、安定的にＷeb会議を開催できるでしょう。

2.自社にあわせてカスタマイズしやすい

オンプレミス型の特徴として、企業ごとに合わせてカスタマイズがしやすい点が挙げられます。Web会議を通じて企業の業務を効率的に進められるような独自のカスタマイズが可能です。

例えば、企業内のスケジュールをＷeb会議システムに反映させたり、既存の業務システムと連携したりなど、さまざまな要望を取り入れられます。また、各企業ごとのプライバシーポリシーの反映も容易です。

システム上のセキュリティ対策だけでなく独自の内容を組み込むこで、さらに利用しやすい
Web会議システムを導入できるでしょう。

3.セキュリティ面での安全性が高い

オンプレミス型はセキュリティレベルが高く、重要情報を多く取り扱う企業におすすめです。前述の通り、インターネットを経由したWeb会議システムの場合、第三者による不正アクセスのリスクが伴います。

一方、オンプレミス型は自社内のみの閉域網を利用します。閉ざされたネットワーク下では、第三者からの危険に脅かされる可能性も少なくなります。セキュリティリスクを抑えるためには、高いセキュリティレベルを誇るオンプレミス型システムの活用を検討してみてください。

オンプレミス型が向いている法人の特徴は2つ

Ｗeb会議システムでオンプレミス型が向いている法人の特徴は次の2つです

機密情報の取り扱いに厳しい要件がある
セキュリティへの知見や技術を保有している

通信品質が高く、高いセキュリティ対策が施せるオンプレミス型を有効に活用すれば、企業の大切な情報を守ったうえでＷeb会議を開催できます。ここでは、オンプレミス型の導入に向いている法人の特徴について、その内容を詳しくみていきましょう。

1.機密情報の取り扱いに厳しい要件がある

大手企業や金融機関といった機密情報を取り扱う企業は、オンプレミス型のWeb会議システムをおすすめです。顧客情報や機密情報が危険に晒されないよう、これらの法人は独自のセキュリティ対策や要件を設定しているケースが多いでしょう。

これらの設定をもとにWeb会議を開催するのであれば、外部からの侵入や情報漏洩は絶対に避けなければなりません。ただし、クラウド型のWeb会議システムの場合、不正アクセスに対する対策は基本的にサービスの提供者に任せることになり、完全にリスクを無くすのは難しいでしょう。

をされるリスクがあるといえるでしょう。一方、自分たちのサーバーでシステムを構築するオンプレミス型であれば、自社独自にセキュリティ対策を施せます。

2.セキュリティに関する知見や技術力を保有している

オンプレミス型は、柔軟にシステム構築できる点が特徴ですが、構築には知見や技術を持つ人材が不可欠です。よって、社内にセキュリティに関する知見や技術力を保有する人材が存在する場合は、オンプレミス型システムの運用や監視ができる可能性が高いです。

自社にこのような人材が存在しない場合は外部の技術者に委託したり、一から人材を育成したりなど、多くのコストと時間を要します。よって、Web会議システムを自社で運用できるリソースをすでに保有する企業は、その強みを生かしてオンプレミス型の導入をおすすめします。

法人がWeb会議システムを利用する際に行うべきセキュリティ対策は6つ

法人がWeb会議システムを利用する際に行うべきセキュリティ対策は次の6つです。

自分たちでは万全の対策を施したつもりでも、思わぬところで情報が漏洩をする可能性があります。そのリスクを理解して万全の態勢でＷeb会議を開催するためにも、ここではセキュリティ対策に関する具体的な内容について詳しくみていきましょう。

1.最新状態の維持

使用するＷeb会議システムは、常に最新の状態にアップデートしなければなりません。なぜなら、アップデートの内容にはセキュリティ対策に関する強化や改善が含まれているからです。

よって、頻繁なアップデートによって常に最新状態の維持することで、より安心できる環境でのＷeb会議を開催できます。また、システムのアップデートは操作性にも影響します。
常に最新状態の維持したWeb会議システムによって高いセキュリティレベルを確保し、さらにはストレスフリーな環境を構築しましょう。

2.参加場所の指定

Ｗeb会議を実施する場所の選定も、セキュリティ対策では重要です。セキュリティリスクの中で、会議画面を通じた個人情報の漏洩リスクがあると紹介しました。

社内ではない場所でＷeb会議に参加する際には、周囲に人がいない環境で参加するように徹底するなど、社内独自のルールを敷く必要があります。また、不特定多数が利用できるフリーWi-Fiの利用もセキュリティリスクがあるため、避けたほうがよいでしょう。

3.重要資料の管理

Ｗeb会議で使用する重要資料の管理場所にも気を付けなければなりません。会議で使用する資料のダウンロードリンクなどをサーバー上に保存してしまうと、第三者によって不正にダウンロードされる可能性があります。

システム上でセキュリティ対策をしっかり行っていたとしても、絶対に情報を守れるとは言いきれません。外部に漏れてはいけない重要資料は、アクセス制限やパスワードによる管理を徹底しましょう。社外の人に重要資料を見られる可能性を最小限にし、ルールを全員で守ることが重要です。

4.接続IDの管理

Ｗeb会議に参加する人に接続IDを付与することもセキュリティ対策の1つとなります。個人それぞれに接続IDが付与されれば第三者による入室を防ぎ、なりすましなどによる情報漏洩の対策につながります。

ただし、この接続IDが外部に漏れてしまっては意味をなしません。例えば、参加者にIDを伝える方法にメールを使うと、そのメールを第三者に盗まれる可能性があります。

これでは、せっかく接続IDを設けたにも関わらず、情報は筒抜けになってしまいます。社員同士でIDの共有をする際は、その管理や共有方法に注意が必要です。

5.通信履歴やログの管理

Ｗeb会議システム内での通信履歴やログ管理は、第三者による侵入被害の確認に役立ちます。例えば、社内に存在しない名前の参加者を見かけた場合にその人が「どこからアクセスしているのか」「どのような動作をしていたのか」といった点を確認できます。

また、自社の情報が漏洩されている事実を発見した際、管理していた履歴やログを通じて不正アクセスをした第三者や情報を漏らした人の追跡が可能です。.通信履歴やログの管理は情報漏洩を未然に止める役割だけでなく、問題が起きた後にも役立つでしょう。

6.通信データを暗号化

Ｗeb会議システムには通信データを暗号化する機能があります。ネットワークを介してやりとりをする際、企業の機密情報の書かれた資料や参加者のプライベートが見える映像などが漏洩する危険性があります。

これらを暗号化して転送することで、第三者の不正アクセスがあったとしても内容の把握までには至らないような対策が可能です。暗号化をするためのプロトコルは、システムに標準搭載されているものがほとんどです。

利用する場合には「暗号化をどこで復号するか」「どのようなデータが暗号化の対象となるか」を自社で事前に確認しておきましょう。

法人がWeb会議システムの導入時に注意すべき3つのこと

Ｗeb会議システムは法人にとって便利なものですが、導入の際には次の3点について注意しなければなりません。

初期費用やランニングコスト
人材確保
既存システムとの連携

せっかくWeb会議システムを導入しても維持ができなかったり、上手く活用できなかったりすると、メリットが薄れます。導入時の3つの注意点を理解した上で、Ｗeb会議システムの導入を検討しましょう。

1.初期費用やランニングコスト

Ｗeb会議システムを利用する際は、初期費用とランニングコストがかかります。特に、自社のサーバーを使うオンプレミス型のシステムは、初期費用が大きくなりがちです。

サーバーや専用機器、サーバールーム、システム構築のための人件費などあらゆる面で費用がかかります。また導入後のランニングコストについても把握しておきましょう。サーバールームの電気代や管理費、故障があった際の部品交換なども自社負担となります。

一方、インターネットを経由して利用するクラウド型の場合は、初期費用がほとんどかかりません。ただし、月額料金や必要なシステムへのオプション費用などは発生します。

これらの費用を比較してして、オンプレミス型とクラウド型のどちらを導入すべきか検討してみてください。

2.人材確保

Ｗeb会議システムにおけるオンプレミス型を導入には、技術者の確保が不可欠です。ネットワークの構築や運用、監視まで自社で行う必要があり、これらを実施できる人材が存在するかを事前に確認する必要があります。

もし、社内に技術者がいない場合はトラブル対応や日々の管理を外部委託をして業務を任せる必要があります。ただし、先程紹介したように技術者への依頼はコストが発生することを認識しておきましょう。

3.既存システムとの連携

Ｗeb会議システムをより効率的に使うためにも、既存システムと連携できるかを事前に確認しましょう。柔軟なカスタマイズがメリットであるオンプレミス型は、既存システムとの連携もしやすい傾向にあります。

一方のクラウド型は、固定された基本機能にオプションをつけられるものの、インターネット経由で既存システムとつながるのは難しいケースがあります。しかし、最近では自社のシステムと外部システムを連携させるための技術である「API」の導入がＷeb会議システムでも進んでおり、既存システムと連携できるケースが増加しています。

どちらの形態が自社の既存システムにマッチするかを精査して、Ｗeb会議の効果を高めていきましょう。

まとめ

企業で実施するＷeb会議には、企業の利益や個人のプライバシーを守るための対策が必要となります。セキュリティ対策へ意識を向けていないと、思わぬところで情報が漏れてしまい、インターネット上に拡散されてしまう可能性があるのです。

Ｗeb会議システムのセキュリティ対策だけでなく、参加場所の指定やIDの管理など、企業でできる工夫も多く存在します。セキュリティレベルの高いオンプレミス型の導入を検討し、安全なWeb会議の実現をぜひ目指してみてください。