Web会議の基礎知識

更新日:2021.09/21(火)

Web会議で顔出しは重要な要素!顔出しの効果や効率性について紹介!

顔出しによるWeb会議は、顔出ししない時よりも対面に近い形で会議が行え、コミュニケーションが取りやすいといった効果があります。取引先とのWeb会議で顔出しすれば、信頼関係も構築しやすいでしょう。そこで、本記事ではWeb会議の顔出し効果や効率性を紹介します。

Web会議の顔出しによる効果


Web会議の顔出し効果は「双方向コミュニケーションが取りやすい」「なりすましの防止」「対面会議のように行える」の3つです。リモートワークの普及にともなって、Web会議を利用する企業も増えています。

しかし、Web会議を行う際にマイクやカメラ機能をオフにして参加するというルール設けている企業が多いようです。また、顔出しの有無について明確に定めておらず、顔出ししている社員と、していない社員が混在している企業もあるでしょう。ここでは、Web会議の顔出しによる効果について紹介します。

双方向のコミュニケーションが取りやすい

Web会議で顔出しすることで、リーダーと部下間で双方向のコミュニケーションが取りやすいです。マイクやカメラ機能をオフにしてしまうと、リーダーや進行役の一方的な発言となり、参加者が話を聞いているのか分かりません。

会議が盛り上がらなかったり、賛成反対の確認が取りづらかったりといった懸念も生じます。しかし顔出しすれば、映像を介して表情や反応を読み取れるため、顔出ししない時と比べると双方向のコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。

なりすましの防止

顔出しによるWeb会議は参加確認にもつながり、なりすまし防止に効果的です。なりすましといっても、社員が代役を立てている状態だけではありません。

Web会議は、外部からの不正アクセスによって、なりすましが起きる可能性があります。なりすまし被害に遭うと、企業の機密データなどの外部流出も引き起こしかねません。

しかし、顔出ししていれば参加者の区別や判断ができ、その結果としてなりすましを防止できます。

対面会議に近い形で行える

Web会議を顔出しで行う最大の利点は、対面会議のように行えることです。顔を出さずにWeb会議を行うと、前述のとおり双方のコミュニケーションが行えません。

社員や部下の顔色や雰囲気、状況などを掴みづらく、一般的な対面会議と比較すると会議が進めづらくなります。しかし、顔出しによるWeb会議であれば、相手の状況や顔色なども把握しやすく、対面会議に近い形で活発な会議が行えます。

さらに、取引相手であればWeb会議後に実際に会うと親近感が湧きやすく、信頼関係を構築しやすいでしょう。

より効率的なWeb会議を行うには

より効率的にWeb会議を行うポイントには、次の5つが挙げられます。

・機能が充実したWeb会議システムを使用する
・ウェブ会議システムや機材の操作に慣れておく
・コミュニケーションポイントを決めておく
・資料は事前に配布しておく
・進行役やルールを決めておく。

対面会議とは形式が異なるWeb会議を効率的に行うには、ポイントを押さえておかなければなりません。実りあるWeb会議を行うためにも、ここではWeb会議のポイントについいて、その内容を紹介します。

自社に合ったWeb会議システムを使用する

効率的なWeb会議を行うには、自社に合ったWeb会議システムを選ぶことが重要です。リモートワークの普及によって、さまざまなWeb会議システムが誕生しています。

サービスによっては録音や録画、資料共有、ディスカッション用のホワイトボード機能など、多くの機能があります。ただし、多機能なシステムほど導入や使用にかかるコストが割高になる可能性が高いので注意が必要です。

使わない機能にお金を払うのは得策ではなく「どの機能が本当に必要なのか」をしっかりと見極め、自社が求める内容に合ったWeb会議システムを選択しましょう。

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Web会議システムや機材の操作に慣れておく

Web会議システムや機材の操作に慣れておくことも、効率的にWeb会議を行うには欠かせません。Web会議中にシステムや機材の操作が分からないと、会議が長引くだけでなく参加者のモチベーションも低下しかねません。

「パソコンとモニターの接続方法」「Web会議システムの資料共有や録音・録画方法」といった最低限必要な操作は、事前に操作のシミュレーションを行い、扱いに慣れておきましょう。

コミュニケーションポイントを決めておく
参加者同士がコミュニケーションを取るポイントをあらかじて決めておくと、双方向のコミュニケーションが図りやすいです。Web会議は対面会議とは異なり、リーダーや司会者が一方的に話してしまうケースも少なくありません。

一方的な話になってしまうと、せっかく社員や部下に顔出ししてもらい状況を把握できでき、その効果が薄れます。理解度の確認や意見を求めるタイミングなどをあらかじめ決めておけば、よりコミュニケーションを取りやすくなります。

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資料は事前に配布しておく

資料を事前に配布して、Web会議の参加者に事前に目を通してもらいましょう。Web会議では、画面共有すれば資料を閲覧できますが、会議が開始してからでは情報共有をする時間を設けなければならず、時間のロスになります。

会議前に資料を配布しておけば、課題や情報を事前に共有しておけるので、スムーズに会議を進行できるでしょう。

進行役やルールを決めておく

Web会議の進行役やルールを決めておくこともWeb会議を効率的に行うポイントです。例えば「資料を表示する時に誰が画面共有するのか」「誰が録音・録画しておくのか」といった点をあらかじめ決めること、会議をスムーズに進行できます。

また、「Web会議時の顔出し有無や服装」「マイク機能は常時オンにするか」など、Web会議のルールもしっかりと決めてきましょう。

テレワーク時代におけるWeb会議の顔出しの是非
テレワーク時代におけるWeb会議の顔出し是非は多くの企業で気になる部分です。前述のとおり、顔出しのWeb会議はなりすまし防止や双方向コミュニケーションが取りやすいなどのメリットがあります。

一方で「背景に部屋や家族が映りこむ」「外の景色によって住所特定につながる」といったプライバシーに関する懸念があるのも事実であり、顔出しに消極的な方も多いでしょう。

「重要な会議や取引先とのWeb会議は顔出しにする」「いつものメンバーで行う会議や定例会議などでは顔出ししなくてもよい」など、独自にルールを設ける必要があるでしょう。会議で重要なことは、顔出しよりも議論によって課題を解決することにあり、参加者が納得のいくWeb会議の形を摸索しましょう。

まとめ

テレワーク時代となった現代では、Web会議を取り入れる企業が増えています。顔出しをしない状態でWeb会議をする企業も多いですが、双方向コミュニケーションが取りづらく、不便に感じているリーダーも多いでしょう。

顔出しをしたWeb会議であれば、相手の表情が見えるので対面会議に近い形で会議を進行できます。さらには、外部からのなりすましの防止にもつながるのです。

しかし、顔出しをするとプライベートの侵害や住所特定の恐れもあり、顔出ししたくないという社員も多いです。社員が安心してWeb会議できるような、独自の工夫を凝らすことも忘れてはいけません。

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