Web会議の流れを解説！開催～終了・必要なものまでをサポート

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本記事では、Web会議の流れについて解説します。Web会議を始めるなら必要なものは何を選べばいいのか？会議中に注意すべき事項とは？から会議終了後にすべき事項について時系列順にポイントも踏まえてご紹介します。また、Web会議(リモート会議)で使うマイクやスピーカーの選び方や確認すべきポイントなどについても解説します。

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Web会議とは？

Web会議とは、パソコン・タブレッド・スマートフォンなどのデバイスからインターネットを通じて遠く離れた支店・支社と会議や非対面で商談ができるツールです。2020年コロナウイルスが流行して以来、多くの企業がWeb会議を導入し身近なツールになりました。

Web会議の流れ 必要なもの、事前準備～システムやツールのチェック～

Web会議では、マイク・カメラ・スピーカーを使用して会議が行われます。インターネットなどの通信環境も含め、使用機材が正常に作動するか性能などに不具合がないか、事前確認が必要です。
参加人数が多い会議に出席する場合は、集音範囲の広いマイクを用意し同じ空間にいる全員が発言できるように準備しておきましょう。

会議中に不具合が発生してしまった場合、Web会議がストップしてしまいます。初めてWeb会議に参加する場合は、できる限り早めにログインしておきましょう。

もし、不具合が発生してしまったとしても、開始するまでの間に解決しておけば、会議の進行の妨げになることはありません。

また会議開始前であれば、主催者やほかの参加者が不具合解決に協力してくれることもあるでしょう。

Web会議の流れ　Web会議中～場面に合わせたツールの操作～

Web会議の進行方法に合わせて、カメラ・マイク・スピーカーの操作をする必要があります。

発話者以外のマイクはミュート

ハウリング防止のため、発話者以外のマイクはミュートにしておきましょう。
エコーキャンセラーが搭載されたマイクやスピーカーをを選んでおけば、発話者の声が、より聞き取りやすくなります。

Web会議中のカメラは常時オン

Web会議中のカメラを常時オンにすることで、視覚的な情報が加わります。
さらに外付けカメラを設置しておけば、より多くの参加者が画面に映せるようになります。すると、発言者を特定しやすくなり、対面でなくても内容の理解が深まりやすくなるでしょう。

Web会議の流れ　Web会議終了時

Web会議終了のアナウンスが流れたら、速やかにログアウトすることを心がけましょう。Web会議の場合、同じ場所にいないので、退室の挨拶は簡潔で構いません。Web会議を迅速に終了させることを心がけましょう。

次回も同じWeb会議システムを利用して会議をするのであれば、今回使用した外付け機材は設置したままにすると次回も同じ環境設定で会議をスタートすることができるので便利です。近年リリースされているWeb会議システムは前回使用した機材情報と設定を引き継いでくれるシステムが多いので、そのままにしておけるのであればそのままにしておくのが賢い使い方です。

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Web会議に必要なマイク・スピーカー選びで確認すべき2つのポイント

専用のマイクやスピーカーを選ぶ際は「導入予算」「想定される参加人数」といったポイントを押さえる必要があります。

スムーズにWeb会議を進行するためにも、状況に応じた機器選びが大切です。ここではWeb会議のマイク・スピーカー選びで確認すべき2つのポイントについて詳しく解説します。

1.導入予算

1つ目は「導入予算」です。集音範囲によって機器の価格は大きく異なり、予算はおよそ「20,000〜120,000円台」となるでしょう。
　
会議への参加人数が多く大きなフロアで実施する場合は、集音範囲が広いものがおすすめです。また、スピーカー同士を連結できるタイプであれば、複数購入するのも1つの方法といえます。あらかじめ予算感を決め、使用環境などによって導入機器を選定しましょう。

2.想定される参加人数

2つ目は、会議に参加する「想定人数」です。前述のとおり、参加人数の多い会議であれば、集音範囲が広いものをおすすめします。

一方で1対1での会議に使用する場合は、それほど広い集音範囲を必要としません。自分と相手の音が合わさらないヘッドセットでも十分に対応できるでしょう。

会議の大きさや想定の参加人数を考慮し、それに見合った機器を選んでみてください。

カメラは外付けカメラをつけるほうが良い理由

Web会議を実施する際は「映像」についても考慮が必要です。映像も内蔵ではなく、外付けの専用機器の使用をおすすめします。

その理由は「より多くの参加者が画面に収まる」「高さを調整しやすい」「参加者の表情を読み取りやすい」などが挙げられ、Web会議における課題を専用ツールによって軽減できるでしょう。ここでは、専用カメラを使う3つの必要性について、詳しく解説します。

より多くの参加者が画面に収まる

会議の参加者が多い場合は、より多くの参加者が画面上に映るよう、外付けカメラの使用をおすすめします。パソコンに内蔵されているカメラは画角が狭く、1対1でのやりとりをメインとしており、参加者が複数の場合には全体を映すのが難しいです。

また、プレゼンなどの場面では「手元が映りきらずに見えなかった」といったケースも考えられます。しかし専用カメラを設置すれば画角が広くなり、会議場全体を映し出せるほか、フォーカス機能のあるカメラであれば、自動的にピント調整も可能です。

高さを調節しやすい

自分の映る高さを調整しやすい点も専用カメラの便利なポイントの1つです。パソコンのカメラでは高さや向きを調整しづらく、高さの調整に厚みのあるものをパソコンの下に敷くなどして対策をする方も多いでしょう。

その結果としてキーボードを操作がしづらくなるなど、操作性にも影響を及ぼしかねません。しかし外付けの専用カメラであれば、ケーブルの届く高さや範囲での調整が自由に可能です。

参加者の表情を読み取りやすい

映像越しの相手の表情を読み取りやすい点も、外付けカメラをつけるメリットです。画面越しでの会話となるWeb会議では、ちょっとした発言や場の雰囲気の差から、相手に誤解を招く可能性があります。

しかし専用カメラによって相手の表情がよく見えれば、画面越しとは思えないくらいに鮮明に相手の顔を見ることができ、相手の感情や気持ちをその表情から汲み取りやすくなるでしょう。

Web会議のカメラ選びで確認すべき3つのポイント

Web会議用のカメラを選ぶ際は「導入予算」「使用場所」「想定される人数」をポイントで押さえておきましょう。

マイク・スピーカーと同様、想定される状況や予算によって選ぶ必要があります。ここはは、確認すべき3つのポイントの内容について解説します。

1.導入予算

Web会議で使うカメラは、機能によって価格は変動するものの、おおよそ「1.5〜13万円」となっています。もちろん機能がよいに越したことはありませんが、会議で実際には使用しない機能までを含めてしまうと、その分費用は高くなります。

具体的にどのような機能があったらよいかを事前に洗い出し、それに合った製品を選ぶことで、無駄な費用の発生を防げるでしょう。

2.使用場所

カメラを使用する場所が決まっている場合は「どれぐらいカメラが必要か」「可動式のものがよいか」などを含めて検討しましょう。大きな会議室で使用する場合は、可動式のカメラの方が重宝するでしょう。

一方、さまざまな会議室で使い回す場合は、持ち運んですぐに使えるクリップ付きタイプがおすすめです。いずれも実際に使う場面を想定し、使用場所に合ったカメラを選ぶようにしてみてください。

3.想定される参加人数

前述のとおり、1対1での会議であればパソコンの内蔵カメラでも十分に対応できます。しかし、複数人の参加が見込まれる場合は、範囲や画角の大きいものを選ぶ必要があり、専用カメラの設置が不可欠です。

大人数でもしっかり質の高いコミュニケーションがとれるよう、参加人数に合わせて適切なカメラを選びましょう。

Web会議のメリット

Web会議を上手に活用する事で、以下のように業務改善が実現できます。

・出張をWeb会議に切り替えることで経費削減
・資料の配布を画面共有でペーパーレスの実現
Web会議のメリットについて詳しく知りたい方はこちら

まとめ

Web会議の実施には、専用のマイクやスピーカー、カメラの使用をおすすめします。目の前にいない状態で質の高いコミュニケーションをとるのは、容易ではありません。

しかし専用ツールを活用すれば、あたかもその場にいるかのような会議を実現できるのです。導入の際は、今回解説した確認するポイントを押さえながら、目的や想定される会議に沿ったツールを選んでみてください。