Web会議の基礎知識

更新日:2021.07/13(火)

【Web会議が決まったけど必要なものって何?】用意すべきツールについて紹介

コロナ禍で行われることの増えたWeb会議。ただし、対面の会議とは異なり、画面を通してのやりとりには不便な部分があるのも事実です。

そこで、Web会議に適した専用ツールの用意すれば、よりスムーズに会議を進行できるでしょう。本記事では、Web会議で使うマイクやスピーカーの選び方や確認すべきポイント
などについて解説します。

エコーキャンセルとは

「エコーキャンセル」とは、Web会議で起こる山びこのような音(エコー)を除去する機能を指します。1対1でのやりとりでは、音漏れがほとんどなく、エコーは発生しません。

しかし、複数の人が1つのスピーカーを通して会話をすると、周囲の音やスピーカーから出た音を相手が拾い、エコーが発生します。このエコーによって、相手の言葉が聞き取りづらくなり、スムーズな会議の進行に支障をきたす場合があるのです。

快適なやりとりの中でWeb会議を進行するには、エコーキャンセラーが不可欠ともいえます。Web会議に利用するスピーカーや音声機器を選ぶ際は、エコーキャンセラーが内蔵されているかどうかを事前にチェックしましょう。

なぜ専用マイク・スピーカーが必要なのか

Web会議で専用のマイク・スピーカーが必要な理由は「会議においてストレスなく自然な音声やり取りができるようにするため」です。また、ハウリングの軽減にも役立ちます。

会議において相手の言葉が聞き取りづらかったり、自分の意見が上手く伝わらなかったりすれば、会議の進行に大きな影響を与えかねません。ここでは、専用マイク・スピーカーの必要性についてみていきましょう。

音声をより自然に聞き取るため

専用マイクやスピーカーをつけることで、音声をより自然に聞き取れます。パソコンやスマートフォンに内蔵されるスピーカーでも、Web会議への参加自体は可能です。

しかし「音声が聞き取りづらい」「相手が言っている内容を理解できていない」といったケースもあり、会議の質を下げてしまう可能性もあります。一方、専用のマイクやスピーカーであれば、相手が目の前にいるような音で聞き取れ、より自然なコミュニケーションが生まれます。

ハウリングの防止

専用のマイク・スピーカーは、ハウリングの防止にも効果的です。パソコンやスマートフォンなどに内蔵されたマイク・スピーカーでは周囲の音を拾ってしまい、ハウリング発生の原因となります。

「キーン」というハウリング独特の音は、会議の際には極力鳴らしたくないものです。特にヘッドセットタイプであれば、周囲の音を拾う可能性が低くなり、よりハウリング発生の防止につながるでしょう。

Web会議のマイク・スピーカー選びで確認すべき2つのポイント

専用のマイクやスピーカーを選ぶ際は「導入予算」「想定される参加人数」といったポイントを押さえる必要があります。

スムーズにWeb会議を進行するためにも、状況に応じた機器選びが大切です。ここではWeb会議のマイク・スピーカー選びで確認すべき2つのポイントについて詳しく解説します。

1.導入予算

1つ目は「導入予算」です。集音範囲によって機器の価格は大きく異なり、予算はおよそ「20,000〜120,000円台」となるでしょう。
 
会議への参加人数が多く大きなフロアで実施する場合は、集音範囲が広いものがおすすめです。また、スピーカー同士を連結できるタイプであれば、複数購入するのも1つの方法といえます。あらかじめ予算感を決め、使用環境などによって導入機器を選定しましょう。

2.想定される参加人数

2つ目は、会議に参加する「想定人数」です。前述のとおり、参加人数の多い会議であれば、集音範囲が広いものをおすすめします。

一方で1対1での会議に使用する場合は、それほど広い集音範囲を必要としません。自分と相手の音が合わさらないヘッドセットでも十分に対応できるでしょう。

会議の大きさや想定の参加人数を考慮し、それに見合った機器を選んでみてください。

カメラは外付けカメラをつけるほうが良い理由

Web会議を実施する際は「映像」についても考慮が必要です。映像も内蔵ではなく、外付けの専用機器の使用をおすすめします。

その理由は「より多くの参加者が画面に収まる」「高さを調整しやすい」「参加者の表情を読み取りやすい」などが挙げられ、Web会議における課題を専用ツールによって軽減できるでしょう。ここでは、専用カメラを使う3つの必要性について、詳しく解説します。

より多くの参加者が画面に収まる

会議の参加者が多い場合は、より多くの参加者が画面上に映るよう、外付けカメラの使用をおすすめします。パソコンに内蔵されているカメラは画角が狭く、1対1でのやりとりをメインとしており、参加者が複数の場合には全体を映すのが難しいです。

また、プレゼンなどの場面では「手元が映りきらずに見えなかった」といったケースも考えられます。しかし専用カメラを設置すれば画角が広くなり、会議場全体を映し出せるほか、フォーカス機能のあるカメラであれば、自動的にピント調整も可能です。

高さを調節しやすい

自分の映る高さを調整しやすい点も専用カメラの便利なポイントの1つです。パソコンのカメラでは高さや向きを調整しづらく、高さの調整に厚みのあるものをパソコンの下に敷くなどして対策をする方も多いでしょう。

その結果としてキーボードを操作がしづらくなるなど、操作性にも影響を及ぼしかねません。しかし外付けの専用カメラであれば、ケーブルの届く高さや範囲での調整が自由に可能です。

参加者の表情を読み取りやすい

映像越しの相手の表情を読み取りやすい点も、外付けカメラをつけるメリットです。画面越しでの会話となるWeb会議では、ちょっとした発言や場の雰囲気の差から、相手に誤解を招く可能性があります。

しかし専用カメラによって相手の表情がよく見えれば、画面越しとは思えないくらいに鮮明に相手の顔を見ることができ、相手の感情や気持ちをその表情から汲み取りやすくなるでしょう。

Web会議のカメラ選びで確認すべき3つのポイント

Web会議用のカメラを選ぶ際は「導入予算」「使用場所」「想定される人数」をポイントで押さえておきましょう。

マイク・スピーカーと同様、想定される状況や予算によって選ぶ必要があります。ここはは、確認すべき3つのポイントの内容について解説します。

1.導入予算

Web会議で使うカメラは、機能によって価格は変動するものの、おおよそ「1.5〜13万円」となっています。もちろん機能がよいに越したことはありませんが、会議で実際には使用しない機能までを含めてしまうと、その分費用は高くなります。

具体的にどのような機能があったらよいかを事前に洗い出し、それに合った製品を選ぶことで、無駄な費用の発生を防げるでしょう。

2.使用場所

カメラを使用する場所が決まっている場合は「どれぐらいカメラが必要か」「可動式のものがよいか」などを含めて検討しましょう。大きな会議室で使用する場合は、可動式のカメラの方が重宝するでしょう。

一方、さまざまな会議室で使い回す場合は、持ち運んですぐに使えるクリップ付きタイプがおすすめです。いずれも実際に使う場面を想定し、使用場所に合ったカメラを選ぶようにしてみてください。

3.想定される参加人数

前述のとおり、1対1での会議であればパソコンの内蔵カメラでも十分に対応できます。しかし、複数人の参加が見込まれる場合は、範囲や画角の大きいものを選ぶ必要があり、専用カメラの設置が不可欠です。

大人数でもしっかり質の高いコミュニケーションがとれるよう、参加人数に合わせて適切なカメラを選びましょう。

まとめ

Web会議の実施には、専用のマイクやスピーカー、カメラの使用をおすすめします。目の前にいない状態で質の高いコミュニケーションをとるのは、容易ではありません。

しかし専用ツールを活用すれば、あたかもその場にいるかのような会議を実現できるのです。導入の際は、今回解説した確認するポイントを押さえながら、目的や想定される会議に沿ったツールを選んでみてください。

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