Web会議の基礎知識

更新日:2021.07/08(木)

テレビ会議システムを種類ごとに機能の違いを比較・解説します!

テレビ会議とは?

テレワークの導入と共に、遠隔地を結んでコミュニケーションを行うことができる会議システムの導入がますます進行しています。しかし、これらは使用する機材などに違いがあり、使用する環境によってはメリットもデメリットもあります。この違いを把握していなければ、会議の質に違いが生じることも多いです。

そもそもテレビ会議とは、何人かの参加者が一か所に集まり、あらかじめ設置し用意しておいた大型の端末を使用して、別の場所に一か所に集まった複数人とやり取りするものを指しています。システムとして電話と同じように、サーバーを介するのではなくダイレクトに相手と解するPtoPの接続形態をとっています。

テレビ会議とWeb会議

これに似たものにWeb会議というものがありますが、Web会議では作業に必要となる資料やソフトウェアを共有するための機能に加えて音声や映像、チャットなどといったコミュニケーションツールを統合させた共同作業を行うためのコミュニーションツールです。パソコンやスマートフォンといった端末からサーバーを介して相手先端末と映像・音声データの送受信を行うシステムによって成り立っています。

テレビ会議の機能とは

テレビ会議にはシステムによりいくつかの種類に分けることができますが、基本として必要となる装置や機材というものは共通しています。まずはじめに必要となるものが、コーデックと言われるテレビ会議の心臓部分です。カメラが撮った画像やマイクが拾った音声といったデータをアナログからデジタルへと変換して送信する装置です。当たり前ですが入力デバイスであるカメラとマイク、出力デバイスであるモニターとスピーカーは必須となります。そして、3地点以上を接続して行う多地点間テレビ会議を実現するための多地点接続装置が必要です。

ルームタイプのテレビ会議の機能

テレビ会議にはいくつかの種類があり、そのうちのひとつがルームタイプのシステムです。ルームタイプのテレビ会議システムでは、およそ5から25人ほどの人数で会議を行うことになります。特徴としては、コーデックとカメラが分かれており、テレビやプロジェクターなどの映像機器に接続して使用し、必要となる機器はモニターと専用端末です。

拡張性が高い

設計に合わせてほかの周辺機器と連携がとりやすいように入出力端子が多種多様であるため、AVの拡張性が高いことも特徴です。高品質な音声と画像を提供することが可能であり、ハイスピードにも対応可能、そして操作性が簡単であるということがメリットとしてあげられます。

コンパクトタイプのテレビ会議の機能

コンパクトタイプ(セットトップタイプ)のテレビ会議システムは、3から10人の人数での会議に適した会議ということができます。カメラとコーデックが一体型であり、テレビやプロジェクターと接続して使用することになり、必要となる機器はモニターと専用端末です。このコンパクトタイプは、もっとも使用するユーザーが多いタイプのシステムであり、ルームタイプよりも安価であるというメリットがあります。

操作が簡単

さらに、操作性も簡単であり、機種やメーカーが異なっていたとしても互換性が高いため、買い替えも非常に簡単です。このほかテレビの上に乗せて使用することができ、場所をとらず、設置や移動が簡単であるというメリットがありますが、端子の数が限定されてしまうためAVの拡張性は高くありません。

オールインワンタイプのテレビ会議の機能

テレビ会議のなかで、1から3人という少人数での会議に適しているタイプのテレビ会議システムは、オールインワンタイプのテレビ会議です。カメラやスピーカー、コーデックにモニターというテレビ会議に必要となる機器のすべてがひとつの一体型であり、テレビ会議を行う際は端末機器を用意するだけで簡単です。操作性が簡単であり、機種やメーカーが異なっていたとしても互換性が高いという特徴があります。

ひとつの機器のみでテレビ会議を行うことができるため、設置や移動などの取り扱いが簡単であるというメリットがあるうえに、場所をとりません。安価ではありますが、拡張性が低く、画質や音質はあまり期待できません。

パソコンと専用機器を接続する

テレビ会議で資料を共有するには、パソコンの画面共有機能を使用します。そのため、専用機とパソコンを接続しなければなりません。まず、専用機の映像入力端子とパソコン側の映像出力端子をケーブルでつなぎますが、ここで注意点があります。
映像の伝送方式には、DVI、HDMI、RGBなどの種類があります。専用機とパソコンの伝送方式が違っていたら、端子の形が違うので接続できません。その場合、別途変換プラグが必要になります。

例えば、専用機がDVI方式でパソコンがRGB方式なら、RGB方式で出力される映像をDVI方式に変換するプラグを専用機側に接続します。こうしてパソコンと専用機器の接続が終わったら、リモコンなどで操作してパソコンの画面を相手先に表示させることができます。

ケーブルについて

会議室の広さによっては、専用機からパソコンまでケーブルの長さが足りないという事態もありえるでしょう。そんなときは、無線の映像伝送装置を設置すると、ケーブルで接続しなくても画面を表示させることが可能です。

テレビ会議の資料共有機能が使えるシーン

テレビ会議ではパソコンの画面を表示させて資料を共有できますが、どのような場面で使うのが最適なのでしょうか?テレビ会議では、資料を相手先に表示させるだけで、その資料に手を加えることはできません。新たに書き込んだり、修正したりできるのは、画像を送信しているパソコンだけになります。

そのため、資料をもとにアイデアを出し合って新しい企画を決めるミーティングや、元の資料に手を加えて説明を補足、修正する会議には不向きといえます。TV会議に向いているのは、報告会や勉強会、説明会など、一方通行で相手に伝える、教えるような場合です。

例えば、パワーポイントで作成した資料を表示させてのプレゼンなどが向いているでしょう。高画質なので、細かい数字の並ぶ資料を共有する場合に用いるのも有効です。

テレビ会議でパソコン上で表示できない資料を共有するには?

会議に必要な資料が、パソコン上で扱えない場合もありますよね。DVDの中にある映像だったり、立体的な商品サンプルだったり。あらかじめ映像や画像を編集してパソコン内に取り込んでおければよいのですが、時間が足りず間に合わない時もあります。そんな場合は、DVDプレーヤーや書画カメラを利用しましょう。

ケーブル接続

専用機に、パソコンと同じようにケーブルで接続して利用できます。書画カメラとは、オーバーヘッドカメラともいい、卓上の電気スタンドのような形状のカメラです。先端についているカメラで、細部を拡大することもできます。

事前に編集された映像や画像と違ってリアルタイムで見られるので、違う角度や拡大表示で見たいといった、会議中のリクエストにも答えられるようになります。

プロジェクターのようにも

また、プロジェクターのように照明を落とさずに使えたり、映像を参照しながら、容易にメモを取ることが出来たりするのも魅力です。さらに、その場で書いた手書きの資料を表示するのにも書画カメラを利用できます。

テレビ会議の高品質な映像で資料共有を

テレビ会議も年々多機能化しており、専用機を購入しなくても専用ソフトウェアのインストールだけで利用できるクラウド型が登場して利用しやすくなっています。Web会議のいいところを取り入れて、低コストで高画質の映像を配信できるようになりました。

テレビ会議のメリットは、安定した高品質のサービスです。録画機能を利用して、後から会議の内容を振り返る、議事録代わりにするといった便利な使い道もあります。

また、映像の乱れや音の途切れがほぼないため、会議に集中できます。きれいな画面で資料を共有できれば、議題に対しての理解度も高まることでしょう。

テレビでミーティングができれば最高!

テレビを使ってミーティングができれば、画面は大きいし身近だし便利ですよね。そんなテレビでミーティングを行う方法があるのです。それが、Web会議です。Web会議システムを使えば、離れた仲間とオンラインでミーティングが可能です。

テレビでミーティングしたいというニーズは昔からある

誰にとっても身近なテレビ。テレビでミーティングができれば理想なのに、と思う人は少なくありません。
それは昔からあるニーズで、テレビでミーティングを行いたいと思っている人は多いのです。

実は、昔は今よりもはるかに、職場にテレビがあったのです。
ビジネスパーソンは昼間になるとテレビをつけたり、重要なニュースを流したりなど、テレビが意外と職場でも身近にあったのですよ。

そんな時代から、テレビ会議を行いたいという潜在的なニーズは常にありました。
しかし、昔のテレビは大きくて重たいですよね、そして専用線が必要だったのです。

テレビでミーティングしよう!

今やテレビからインターネットに接続することができます。Wi-fiでつなぐことができるテレビはまだまだですが、有線ケーブルならスムーズにインターネットに接続することが容易になりました。
自宅でも職場でもインターネット回線はインフラとして普及しており、いつでもどこでもインターネットに接続可能です。
そこで、GoogleのChrome Castを使うなどして、ブラウザをテレビ内で起動させ、そこからクラウド型Web会議にアクセスすることが可能なのです。

 

クラウド型ならパソコンがなくとも

クラウド型にはクラウド型のデメリットはあるのですが、これなら少なくともパソコンがなくとも自宅のテレビや職場のテレビからミーティングに参加できます。

マイクやカメラは必要ですが、ブロードキャストを受信する際に有効です。とても便利ですので、自宅の大画面からテレビでミーティングに参加しましょう。情報をキャッチアップすることができます。

ペーパーレスにするとどうなる?具体的なメリットとは

ペーパーレス化のメリットを考えるなら、まずは紙の資料を使っていて「面倒だ、非効率的だ」と感じることを思い浮かべるとわかりやすいでしょう。
例えば、紙の資料は印刷してきれいにまとめてから配布するため、必要な資料の数が増えれば増えるほど印刷コストや廃棄コスト、人件費がかかります。

しかも、かさばるので持ち運びが不便ですし、保管に場所を取り後から探すのも大変です。管理もしづらいのでセキュリティ対策もとりづらく、さらに時間が経つと劣化していくというデメリットもあります。それがテレビ会議を導入すればどう変わるでしょうか?
端末でデータを共有するので人数分の印刷物は必要なく、それを手作業で用意する人員も必要ありません。これだけで紙代と印刷代、人件費などが削減できるのがわかりますよね。

訂正も簡単

さらに、データなら資料内容を訂正する際も簡単にできますし、かさばらず場所を取りません。端末からアクセスすれば、遠方にいても資料を閲覧したり承認したりもできます。これで資料の管理が楽になり、見たい時に見つからないことも減るでしょう。資料がぐしゃぐしゃになり読めなくなるといった心配もありません。

セキュリティ

データを共有するのはセキュリティ的にどうなのか不安になる方もいるかもしれませんが、パスワードの設定や端末にデータが保存されないようにするなど設定が可能です。紛失しても気付かれにくく、誰が除き見ても閲覧記録などが残らない紙の資料より安全でしょう。

このようにテレビ会議を導入すると、紙の資料を使った会議で面倒だったり非効率的だと思っていた問題が数多く解決します。それでいてコストダウンに繋がり環境にも優しいのですから、まだテレビ会議を導入していないなら導入を検討したくなりますよね。

ペーパーレスのデメリットも理解して自分たちに合ったシステムを導入しよう

ただし、良いことばかりのペーパーレスにもデメリットがないわけではありません。
具体的には、ペーパーレスと言ってもすべての資料をデータ化できるとは限らないということです。厳重に管理したい重要な書類を扱う場合は、会社の方針でデータ化が禁止される可能性があります。ですから、テレビ会議を導入しても完全なペーパーレスとはいかず、例外もあると念頭に置いておきましょう。

サイズ感

また、データ化された資料はPCやタブレット端末などの画面サイズによって見やすさが変わります。テレビ会議に使う端末の画面サイズは、データ閲覧に支障のない大きさのものを選ぶようにしてください。

メモ

他にも、使っているテレビ会議システムによっては、資料にメモを書き加えたりする時に紙の場合と比べて自由度が低くなる可能性もあります。システムやネットワークなどの影響を受ける可能性があったり、慣れないと使いづらいこともあるでしょう。

そういう場合は、できるだけそれらのデメリットを抑えられるシステムを選ぶことで解消できます。

ペーパーレス

ペーパーレス化のメリットとデメリットを十分把握した上で、自分たちに合ったテレビ会議システムを探してみてください。様々な製品が登場しており、それぞれデメリットを覆すようなポイントをアピールしているので選びやすいはずです。

とくに、インターネットを介してデータをやり取りできるWeb会議システムなら、普段使っているPCやタブレット端末、スマートフォンなどを端末として活用できるのでお勧めです。
なかにはipadでも使える製品もあり、いつも使っているipadを活用できるなら使い方がわかりにくいとか、使いづらいというデメリットも克服できます。
自分たちに合った製品を見つければ、ペーパーレスの恩恵を最大限に受けられるでしょう。

テレビ会議の特徴をまとめたブログ1:「テレビ会議」と「Web会議」の違いとは?専門家がわかりやすく解説!

https://www.freshvoice.net/knowledge/basic/6637/

「「テレビ会議」と「Web会議」の違いとは?専門家がわかりやすく解説!」は、テレビ会議の特徴をWeb会議と比較しながら紹介しているブログです。
テレビ会議とWeb会議の違いはどのような点なのか、具体的な例を挙げて解説しています。
このためWeb会議のメリットを通じて、テレビ会議にはどのようなメリットや企業への効果が期待できるのか知りたいという人におすすめできる内容となっています。

テレビ会議の特徴や機能をまとめたブログ2:テレビ会議導入の費用とは!?気になる特徴と価格を各社で徹底比較してみました

https://www.freshvoice.net/knowledge/comparison/2218/

「テレビ会議導入の費用とは!?気になる特徴と価格を各社で徹底比較してみました」では、テレビ会議導入に関わってくる費用を解説しています。
例えばテレビ会議を導入するとなるとどのような設備が必要なのか、設備導入にどの程度の費用が必要になるのかを紹介しており、導入する設備によって異なる費用面の解説も行っています。

またテレビ会議は導入することで経費を削減できるというメリットがあるのですが、実際にどのようなポイントで削減できるのか、どの程度費用削減できるのかなどの解説もしてくれているようです。

コストパフォーマンス

実際にテレビ会議を導入するとなると費用面やコストパフォーマンスも考えなければいけないので、それらの情報の参考になるブログとしておすすめされています。

目的に合わせてテレビ会議を導入しよう

これからテレビ会議を導入しようとする場合、様々な疑問や問題が出てくると思います。せっかく導入したのに使い勝手が悪く、利用する機会が減ってしまえば全てが無駄になってしまいます。
これまで紹介した内容を元に、ぜひ自社に合ったテレビ会議を導入してください。

 

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