Web会議システムの『オンプレミス型』とは? 『クラウド型』との違いやメリットを徹底解説!

Web会議システムを選ぶ際に検討すべきことの一つが、製品のタイプです。

多くのWeb会議システムには、『オンプレミス型』と『クラウド(ASP)型』が用意されていますが、この2つのタイプの違いや、それぞれにどのようなメリット・デメリットがあるかご存知でしょうか?

この記事では、特に耳慣れない『オンプレミス型』のWeb会議システムについて解説していきます。

《目次》 『オンプレミス型』Web会議システムとは? 『オンプレミス型』Web会議システムのメリット 『オンプレミス型』Web会議システムのデメリット 『オンプレミス型』Web会議システムを導入しませんか?

『オンプレミス型』Web会議システムとは?

『オンプレミス型』Web会議システムとは?イメージ

『オンプレミス型』『クラウド(ASP)型』という2つのタイプは、Web会議をおこなう際に利用する"サーバー"によって分けられています。『オンプレミス型』は、自社のネットワーク内の専用サーバーにアクセスし、Web会議をおこないます。対して、『クラウド(ASP)型』は、インターネット経由でベンダーが用意した共有サーバーにアクセスし、Web会議をおこないます。

つまり、『オンプレミス型』Web会議システムとは、自社のネットワーク内に専用サーバーを構築し、そのサーバーでWeb会議システムを運用するタイプの製品ということのなのです。

この説明だけだと、『オンプレミス型』と『クラウド(ASP)型』は、接続先が異なるだけで、あまり違いがないように感じるかもしれませんが、この2つのタイプは、導入から運用に至るまで全てが真逆。そこで、ここからは、2つのタイプの違いがよくわかるよう、『クラウド(ASP)型』と比較した際の、『オンプレミス型』のメリット・デメリットをご紹介します。

『オンプレミス型』Web会議システムのメリット

『オンプレミス型』Web会議システムのメリット

強固なセキュリティ

『オンプレミス型』は、社内ネットワーク内に専用サーバーを設置するため、自社ですでに導入しているセキュリティ対策を、そのままWeb会議にも適用させることができます。また、インターネットを経由しないため、外部から重要な会議を盗み聞かれたり、共有した社外秘のデータを抜き取られたりするリスクが限りなく0に近いです。

『クラウド(ASP)型』の場合は、セキュリティ対策を全てベンダーに委ねることとなり、また、接続もインターネット経由となります。もちろん、セキュリティ対策をしっかりしている『クラウド(ASP)型』Web会議システムもありますが、比較すると『オンプレミス型』の安心感は段違いです。

自由にカスタマイズできる

『オンプレミス型』の一番の魅力は、自由にカスタマイズできること。自社でのカスタマイズはもちろん、ベンダーに相談してオリジナルの機能をつけてもらったり、自社ですでに利用しているほかのサービスと連携させるなんてことも簡単です。もちろん、会社の成長に合わせて、カスタマイズを繰り返すことだってできます。

『クラウド(ASP)型』の場合は、完全にベンダーから提供される機能に依存します。使いにくい機能や追加してほしい機能があった場合、要望を出すことはできますが、機能の改修・追加はベンダーの判断に委ねられるため、基本的にはそのまま使い続けなければなりません。

使いやすいWeb会議システムでなければ、社員に浸透しませんし、長く使い続けることもできませんよね? 自分たちが使いやすく、愛着が持てるWeb会議システムに"育てる"ことができるのは、『オンプレミス型』ならではのメリットです。

いつでも高品質なWeb会議ができる

Web会議の品質は、使っているパソコンやカメラ、マイク、スピーカーのスペックでも変化しますが、一番影響を与えるのは、通信環境です。

『オンプレミス型』の場合は、そもそも社内ネットワークへの接続ですし、そのサーバーに接続するのは、最大でも自社の社員の人数までなので、あらかじめ最大人数のアクセスに耐えられるサーバーを導入しておけば、いつでも高品質なWeb会議をおこなうことができます。

『クラウド(ASP)型』の場合は、複数の会社が同じサーバーを利用していることも多く、一体、どのくらいの容量のサーバーを、何アカウントで利用しているかわかりません。多数の会議が同時開催されるなど、トラフィックが集中している場合は、音声や映像が遅延したり、劣化するなど、スムーズなWeb会議がおこなえなくなる可能性があります。

いつでも、何人でも安定して高品質のWeb会議をおこなえるという点においては、『オンプレミス型』の方が有利です。

『オンプレミス型』Web会議システムのデメリット

初期導入費用が高額

『オンプレミス型』は、導入時に、ハードウェアやソフトウェアの購入、または、リース費用のほか、設置作業費用、年間の保守サービス費用などの支払いが発生するため、初期費用が高額になります。

一方、『クラウド(ASP)型』は、登録手数料などをいくらか支払うだけで導入できるので、初期費用が圧倒的に安く、また、インターネット経由で必要なソフトウェアをダウンロードし、ベンダーが用意したサーバーにアクセスするだけなので、契約してすぐに利用開始することが可能です。

初期費用の安い『クラウド(ASP)型』ですが、毎月利用料金の支払いが発生する点には注意が必要です。従量課金制のため、アカウント数分の基本料金と、Web会議をおこなった時間や使用した通信容量などを基準にした利用料金が毎月発生し、数年単位で利用した場合、トータルコストがかなり高くなります。

対して、『オンプレミス型』の場合は、一度導入してしまえば、その後にかかるのは、年間の保守サービス費用と、万が一壊れた場合の修理費用のみ。そのため、数年間同じWeb会議システムを継続利用した場合、実は、『オンプレミス型』の方がトータルコストが安くなることが多いんです。

導入時点で長期利用を見込んでいる場合は、『オンプレミス型』を導入する方がお得になる可能性が高いため、初期費用や1年間のコストだけでなく、3年、5年といった単位でのトータルコスト比較した上で、どちらのタイプを導入するか検討されることをおすすめします。

自社でメンテナンスが必要

『オンプレミス型』Web会議システムを導入する場合には、社内ネットワーク内に専用サーバーを構築するため、自社で管理担当者を用意し、定期的にメンテナンスをおこなう必要があります。

『クラウド(ASP)型』であれば、ベンダーにメンテナンスを委ねることができるため、自社でサーバー管理をしなければならないという点は、『オンプレミス型』のデメリットと言えます。企業によっては、情報システム部など、社内ネットワークやインターネットセキュリティを管理している部門がすでにあると思いますので、そちらに任せてしまえば、この点は特に問題ないでしょう。

メンテナンスという点では、もう一つ、故障や障害が発生した場合、『クラウド(ASP)型』に比べて復旧までに時間がかかるというのもデメリットに挙げられますが、社内ネットワークを利用しているため、通信障害や故障がそう頻繁に起こるわけでもなく、年間の保守サービスを利用すると円滑にサポートを受けることができるので、あまり心配する必要はありません。

社外からのアクセスが難しい

『オンプレミス型』は、社内ネットワークを利用するため、外出先からスマホやタブレットなどでWeb会議に参加したり、取引先や関連企業など、社外の方とWeb会議をおこなうのが難しいです。できないわけではありませんが、社外からWeb会議専用サーバーにアクセスできるよう、事前にサーバー側、端末側双方の設定が必要となります。

『クラウド(ASP)型』であれば、会議室のURLを共有するだけで、社外とも簡単にWeb会議を開催できるため、Web会議システムの利用を社内コミュニケーションにとどめない場合は、『クラウド(ASP)型』の方が有利と言えます。

しかし、実際問題、外出先からWeb会議に参加するのはなかなか困難です。端末のスペックや通信環境の問題もありますが、そもそも、外出先の公の場で、機密事項を話し合うようなWeb会議に参加するわけにはいきませんよね?また、取引先とWeb会議をしようとした場合、どんなにこちらの設備や環境が整っていても、相手側が整っていなければ、スムーズなWeb会議をおこなうことはできません。

そういったセキュリティ面や設備・環境面を考慮した上で、限定的に社外とのコミュニケーションにWeb会議システムを利用する場合、例えば、海外出張の多い企業で、宿泊先のホテルから会議に参加したい、あるいは、テレワーク社員との会議にWeb会議システムを利用したいなどであれば、先ほどお伝えした通り事前設定は必要ですが、強固なセキュリティ対策を施せる『オンプレミス型』を利用することを推奨します。

『オンプレミス型』のWeb会議システムを導入しませんか?

ここまで、『オンプレミス型』Web会議システムについて、『クラウド(ASP)型』と比較した際のメリット・デメリットをメインにご紹介してきましたが、結論、現状は『オンプレミス型』の方が導入メリットが多いと言えそうです。

Web会議システムを、より快適に、より長く、そして、安全に利用するためにも、『オンプレミス型』の導入を検討してみませんか?

純国産の『オンプレミス型』Web会議システムといえば、「FreshVoice」です。堅牢なセキュリティ対策を施しており、2003年のリリース以降、乗っ取りや改ざん、スキミングなどの被害には一度もあっていないという信頼のWeb会議システムで、国内導入実績は4000社以上。『オンプレミス型』は、特にセキュリティが重要視される、銀行や保険会社、省庁などに選ばれています。また、最大でなんと200拠点を同時に接続することができるため、Web会議を使って全社会議をおこなうことも可能です。

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